Die virtuelle Telefonanlage

Die wichtigsten Informationen zur modernen Telefonanlage

Virtuelle Telefonanlagen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen, die vor Ort aufgestellt sind. Neben größerer Flexibilität und einfacherem Setup, bestechen virtuelle Telefonanlagen durch ein enormes Kosteneinsparpotenzial. 

Was Sie sich unter dem Begriff "Virtuelle Telefonanlage" vorstellen können, welche Vor- und Nachteile die virtualisierte Telefonanlage hat und wie Sie auf eine solche TK-Anlage umstellen können, erfahren Sie auf dieser Seite.

Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Mit der virtuellen Telefonanlage verlagert sich Ihre Telekommunikation in die Cloud: Sämtliche Funktionen, die Sie sonst über Ihre stationäre Telefonanlage vor Ort realisiert haben, werden Ihnen nun von einem Cloud-Telefonie-Anbieter aus Hochleistungsrechenzentren über das Internet bereitgestellt. Das einzige, was Sie noch benötigen, ist ein Internetanschluss.

Schema virtuelle Telefonanlage

Mit einer virtuellen Telefonanlage ersetzen Sie Ihre stationäre Hardware sozusagen durch eine gemietete Softwarelösung - Software as a Service (SaaS). Nicht nur die Funktionen werden über die Internetleitung bereitsgestellt, auch die Telefonie: Sie telefonieren über VoIP (Voice Over IP) - also mittels Internettelefonie. Ein eigener Telefonanschluss wird nicht mehr benötigt. Außerdem entfällt die Investition in die Telefonanlagenhardware sowie Kosten für lange Wartungsverträge. 

Mit den Einsparungen im Bereich Hardware und Wartungsverträgen sowie Verbindungskosten und Grundgebühren, ergibt sich ein Sparpotenzial von bis zu 50% gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen. Nutzen Sie Ihre neue virtuelle Telefonanlage so flexibel, wie möglich: Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit, Rufnummern und Flatrate-Optionen sind jederzeit zum Ende des nächsten Monats kündbar. So können Sie Ihre Telefonanlage immer an Ihren aktuellen Bedarf anpassen.

Bekommen Sie also einen neuen Mitarbeiter, so können Sie mit nur wenigen Klicks einen eigenen Telefonanlagen-Account mit eigener Rufnummer und eigenem Endgerät anlegen, in dem sich Ihr Mitarbeiter je nach Rechtevergabe frei bewegen kann. Welche Rechte Ihr Mitarbeiter bekommt, entscheiden Sie natürlich flexibel. 

Zudem erhalten Sie über 100 Telefonanlagenfunktionen, die die Kommunikation in Ihrem Unternehmen professionalisieren: Bleiben Sie immer dort erreichbar, so wie erreicht werden möchten – mit unserem zeitbasierten Routing. Vereinfachen Sie Ihren Alltag mit Web2Fax/Fax2Mail und faxen Sie direkt von Ihrem Computer oder Ihrem Smartphone aus. Verbessern Sie Ihr Teamwork mit BLF (Besetztlampenfeldern). Verschlanken Sie Ihre Prozesse mit einer Interactive Voice Response (IVR). Planen Sie Ihre Telefonkonferenzen so einfach wie nie zuvor – mit unserem innovativen Planungssystem über Ihr Kundenkonto. Heißen Sie Ihre Anrufer professionell Willkommen – mit Ihrer individuell einstellbaren Wartemusik. Alles ist einfach und schnell über Ihren herkömmlichen Webbrowser konfigurierbar.

Dies sind nur einige wenige Funktionen der virtuellen Telefonanlage. Doch hieraus wird schon ersichtlich: Eine virtuelle Telefonanlage kann viel mehr als herkömmliche Telefonanlagen.

Sollten Sie einmal über den Begriff IP-Centrex, Hosted PBX oder Cloud-Telefonanlage stolpern: Im Prinzip können Sie diese Begriffe synonym zur Bezeichnung "Virtuelle Telefonanlage" verwendet. 

Voraussetzungen für die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage

Für die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage sind nicht viele Voraussetzungen zu schaffen. Sie benötigen lediglich einen leistungsstarken Internetanschluss mit genügend Bandbreite und IP-fähige Endgeräte.

Internetanschluss mit genügend Bandbreite

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Betrieb einer virtuellen Telefonanlage, ist ein leistungsstarker Internetanschluss. Leistungsstark bedeutet in diesem Fall, dass er stabil ist und genügend Bandbreite für die Anzahl der Telefongespräche über VoIP und die zusätzlichen Web-Anwendungen besitzt.

Für ein Telefongespräch über VoIP wird eine Bandbreite von 80-150 kbit/s benötigt. Diese Skala ist so groß, da es sich um verschiedene Qualitäten handelt. 80 kbit/s werden minimum benötigt. Bei einem Gespräch in HD-Qualität werden locker 150 kbit/s verwendet. 

Wichtig ist, zu beachten, dass diese Bandbreite nicht nur im Download, sondern auch im Upload benötigt wird. Da ADSL-Anschlüsse sehr verbreitet sind, aber eine geringere Bandbreite im Upstream als im Downstream zur Verfügung stellen, kann hier ein Flaschenhals entstehen.

Die Berechnung, wie viel Bandbreite Sie für Ihr spezielle Situation benötigen, ist sehr einfach. Rechnen Sie einfach zusammen, wie viele Mitarbeiter maximal gleichzeitig telefonieren werden und multiplizieren Sie dies mit der benötigten Bandbreite pro VoIP-Gespräch. Diese Bandbreite sollte Ihr Internetanschluss minimal im Up- und Downstream bereitstellen. Beachten Sie jedoch auch die Bandbreite, die von anderen Webanwendungen benötigt wird.

Eine einfache Visualisierung der Formel für VoIP-Bandbreite sehen Sie in folgender Grafik:

Bandbreite für virtuelle Telefonanlage

An diesem Beispiel sehen Sie: Wenn 4 Mitarbeiter gleichzeitig telefonieren, ist mindestens eine Bandbreite von 320 kbit/s im Up- und Download notwendig. Bei dieser Menge an parallelen Telefonaten sehen Sie aber bereits: Auch weniger starke DSL-Anschlüsse sind für VoIP geeignet.

VoIP-fähige Endgeräte

Um eine virtuelle Telefonanlage nutzen und mit dieser auch telefonieren zu können, benötigen Sie passende Endgeräte. Dabei ist es nicht zwangsläufig notwendig, dass Sie sich eine Reihe IP-Telefone anschaffen.

Telefonieren über den PC oder das Smartphone

Mit so genannten "Softphones" können Sie über Ihren Computer oder Ihr Smartphone telefonieren. Dazu ist ein Programm bzw. eine App notwendig. Diese App wird mit den Benutzerdaten aus Ihrem Konto beim Telefonanlagen-Anbieter befüllt und wird sodann zu einem richtigen IP-Ziel. Das heißt: Es wird als echte Nebenstelle in die TK-Anlage eingebunden, kann mittels Kurzwahl erreicht werden und über die Festnetznummer telefonieren, ohne dass weitere Kosten anfallen.

Wichtig für die Nutzung von Softphones ist eine stabile Internetverbindung - egal, ob Sie im mobilen Datennetz, im WLAN oder per LAN-Kabel verbunden sind.

Trotz der Flexibilität und der Funktionalität von Softphones, haben diese aber auch ihre Grenzen. Wir haben mit zahlreichen Kunden die Erfahrung gemacht, dass es zu Fehleranfälligkeiten kommen kann, deren Ursache kaum auffindbar ist.

Warum? Ein PC oder Smartphone hat viele Funktionen und Aufgaben. Telefonieren über VoIP wird als Programm nur "aufgeschaltet". Das heißt: Es gibt viele Möglichkeiten für Interferenzen. Ob es Firewalls sind, andere Programme oder auch nur bestimmte Einstellungen (zum Beispiel Energiespar-Einstellungen) -  all dies und noch mehr kann das Softphone dazu bringen, sich abzuschalten oder auf Anrufe nicht mehr zu reagieren.

Unser Rat: Für Ausnahmen taugt ein Softphone durchaus, wenn man mal unterwegs unter Büronummer erreichbar sein möchte. Für den Betriebsalltag, in dem Sie viel telefonieren und zuverlässig erreichbar sein möchten, raten wir zu einem richtigen IP-Telefon. Denn diese wurden für die Telefonie konzipiert und gebaut - was sich auch in der Zuverlässigkeit und Qualität niederschlägt.

Mit einem IP-Telefon VoIPen

snom D710 VoIP-TelefonIP-Telefone unterscheiden sich grundsätzlich nicht von herkömmlichen Telefonen. In der Handhabung müssen Sie sich also nicht umstellen. Lediglich der Anschluss ist anders: Sie stecken das Telefon nun nicht mehr in die Telefondose, sondern per LAN-Kabel an einen Router oder einen Switch an. So erhält es die Internetverbindung, die für die Internettelefonie nötigt ist. 

VoIP-Telefone gibt es für jeden Bedarf und Geldbeutel. snom, Yealink und Mitel (ehem. Aastra) sind einige der wichtigsten Anbieter für VoIP-Telefone. Auch Gigaset ist hier zu nennen: Insbesondere im DECT-Bereich ist Gigaset verbreitet. DECT-Telefone funktionieren über Funk: Hier wird die Basisstation an den Router angeschlossen und das Telefon über den DECT-Funkstandard betrieben.

Analoge oder ISDN-Telefone

In der Theorie können analoge oder ISDN-Endgeräte über einen VoIP-Adapter betrieben werden. In der Praxis hat sich die Mischung verschiedener Technologien jedoch als fehleranfällig erwiesen. Wir würden daher empfehlen, direkt auf IP-Telefone umzusteigen.

Technische Funktionsweise

Eine virtuelle Telefonanlage wird im Rechenzentrum gehosted und über das Internet bereitgestellt - der Betrieb einer eigenen physischen Telefonanlage entfällt. Die Telefonie funktioniert via VoIP über die Internetleitung.

Konfiguration und Management der TK-Anlage im Browser

Der Zugriff auf die Telefonanlage erfolgt per Webbrowser. Der Zugriff auf Ihr Kundenkonto ist von überall möglich. 

Im Webbrowser können Sie sämtliche Einstellungen der Telefonanlage tätigen. Über Ihren Webbrowser können Sie:

  • Rufnummern aktivieren und deaktivieren.
  • Mitarbeiter anlegen.
  • Ziele (IP-Endgeräte, Softphones, Handy- oder Festnetzweiterleitungen, Rufgruppen, Mailboxen) anlegen.
  • das Rufnummernrouting einstellen und verändern.
  • Faxe versenden und empfangen.
  • Telefon-Konferenzen planen.
  • Sprachmenüs anlegen und verwalten.
  • Ansagen hochladen und verwalten.
  • Telefon-Verbindungen einsehen.
  • Stammdaten ändern.
  • Rechnungen einsehen und herunterladen.
  • und vieles mehr.

So können Sie auch verschiedene Standorte ortsunabhängig verwalten und anbinden.

Anschluss der Endgeräte / Nebenstellen

Da die Telefonie über die Internetleitung funktioniert, werden Telefone nun nicht mehr an eine TAE-Dose angeschlossen, sondern per LAN-Kabel an einen Router oder einen Netzwerk-Switch. Die Telefone richtet man mittels SIP-Benutzerdaten des Anbieters ein und schon sind Sie mit der virtuellen Telefonanlage verbunden.

Unterstützt Ihr Anbieter die so genannte "Autoprovisionierung", so sind Telefone noch einfacher anzubinden. Sie geben einfach die MAC-Adresse des Geräts in der Telefonanlage an. Das Gerät zieht sich dann die erforderlichen Einstellungen über die Internetleitung.

Auch Smartphones und PCs können über Softphones als Nebenstelle eingebunden werden. Dazu wird eine spezielle Software heruntergeladen, die die Telefonie abwickelt. Beim Smartphone nennt sich dies "Fixed Mobile Convergence (FMC)". Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch mobil unter Ihrer Büronummer erreichbar zu sein und zu telefonieren. Mehr zu Softphones und IP-Endgeräten haben wir bereits an vorheriger Stelle dieser Seite behandelt. 

Telefonie über VoIP

Wie bereits erwähnt, funktioniert bei der virtuellen Telefonanlage die Telefonie über VoIP. Die Telefonverbindungen werden keinen Leitungen mehr zugewiesen, wie zuvor. Nun werden die Sprachsignale in Datenpakete umgewandelt und über die Internetleitung an den Gesprächspartner versendet.

Zwei wichtige Protokolle der IP-Telefonie sind SIP und RTP. SIP (Session Initiation Protocol) ist für den Auf- und Abbau der Gesprächsverbindunge zuständig. Über die SIP-Adresse sind Sie von jedem Ort der Welt erreichbar, denn der Telefonanschluss ist nicht mehr ausschlaggebend - Ihr Gerät wird nun über die so genannte "SIP-Adresse" zugeordnet. So ist VoIP standortunabhängig. 

Die Übertragung des Sprache findet unter anderem über RTP statt. Das Real-Time Transport Protocol, wie es ausgeschrieben heißt, ist ein Protokoll zur Echtzeit-Übertragung von audiovisuellen Daten. Das gesprochene Wort wird in mehrere Datenpakete unterteilt, die einzeln an den Empfänger gesendet werden. Dieser setzt die Datenpakete wieder in korrekter Reihenfolge zusammen.

Funktionen der virtuellen Telefonanlage

Ein Hauptargument für die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage, welchen von vielen Anbietern beworben wird, ist die Funktionsvielfalt, die die herkömmlicher Telefonanlagen häufig übertrifft. So bieten viele virtuelle Telefonanlagen, neben den Standard-Funktionen, unter anderem folgende Funktionen:

  • Besetztlampenfelder und Pickup: Die Leitungen ausgewählter Kollegen können überwacht werden. So sehen Sie, ob die Leitung gerade belegt ist oder ob gerade angerufen wird. Außerdem können Sie den Anruf über einen Tastendruck zu sich holen.
  • Individuelle Wartemusik: Sie können eine Audiodatei hochladen, die abgespielt wird, wenn Sie Ihren Gesprächspartner auf "Halten" setzen.
  • Rufgruppen: Sie können mehrere Endgeräte zu einer Gruppe zusammenfassen. Diese Geräte klingeln bei einem Anruf auf eine Rufnummer alle gemeinsam. Sie können unbegrenzt viele Rufgruppen anlegen.
  • Web2Fax/Fax2Mail: Sie können Fax-Nachrichten über Ihren Webbrowser versenden und empfangen. Außerdem empfangen Sie E-Mails als PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail. Auch mittels PC-Software und Smartphone-Apps können Faxe versendet und empfangen werden.
  • Konferenzrufnummer: Sie eine oder mehrere Rufnummern als Konferenzrufnummer verwenden. Über ein Online-Planungstool können Sie Konferenzen einfach terminieren. Alle Teilnehmer erhalten den Termin und die PIN via E-Mail. Auch bei Terminänderungen werden sie informiert. Es können unbegrenzt viele Teilnehmer an einer Konferenz teilnehmen.
  • Ausgehende Rufnummer festlegen: Sie können jede Rufnummer bei einem Anruf senden, die sich in Ihrem Kundenkonto befindet. Auch externe Rufnummern können, sofern Sie die Berechtigung zur Nutzung derer haben, als ausgehende Rufnummer festgelegt werden.
  • Mobile Integration: Die Nutzung von Smartphones als eigene Nebenstelle wird durch die Nutzung einer SIP-Call-App ermöglicht.
  • Mailboxen: Sie können unbegrenzt viele Mailboxen anlegen. Sprachnachrichten erhalten Sie per E-Mail.
  • Zeitbasiertes Routing: Anrufe können regelbasiert nach Zeit und Abhängigkeiten eingerichtet werden.
  • Sprachmenüs (IVR): Es können unbegrenzt viele Sprachmenüs angelegt und zeitlich geroutet werden.
  • Konfiguration im Browser: Durch die Browser-Konfiguration können Änderungen (Hinzufügen neuer Mitarbeiter, Änderung im Routing etc.) selbstständig online vorgenommen werden. Es ist kein Techniker notwendig (Zeit- und Kostenersparnis).

Diese und weitere Funktionen bietet eine virtuelle Telefonanlage. Eine Übersicht der Funktionen finden Sie beim jeweiligen Anbieter.

Wie sicher ist eine virtuelle Telefonanlage?

Viele machen sich Gedanken um die Sicherheit einer virtuellen Telefonanlage, da diese im Rechenzentrum befindlich ist, wo alle Daten liegen und die Telefonie über die Internetleitung funktioniert. Wie ist es also um die Sicherheit der virtuellen Telefonanlage bestellt?

Virtuelle Telefonanlage: Datensicherheit und Ausfallschutz

Bei der Wahl Ihres VoIP-Anbieters sollten Sie in jedem Fall darauf achten, dass sich die Rechenzentren in Deutschland befinden. Immerhin haben wir eines der stärksten Datenschutzgesetze. Zudem sollten Sie sicher gehen, dass Ihr Anbieter mehrere, geo-redundant aufgebaute Rechenzentren nutzt, die Hochsicherheitsstandards genügen.

Ist dies der Fall, so

  • unterstehen Ihre Daten dem strengen Datenschutz in Deutschland
  • werden die umfassend Server (und somit Ihre Daten) vor Zugriffen Dritter (ob physisch oder digital) geschützt
  • wird das Rechenzentrum vor Wasser-, Feuer-, Umwelt- und Gebäudeschäden geschützt
  • sorgen regelmäßige Funktions- und Sicherheitsupdates für größtmöglicher Verfügbarkeit, Datensicherheit und Funktionsfähigkeit
  • genießen Sie eine größtmögliche Ausfallsicherheit: Durch die mehrfache Geo-Redundanz der Rechenzentren sind diese geographisch getrennt. Sollte es in einem der Rechenzentren zu einem Problem kommen, übernimmt ein anderes nahtlos. Von dem Wechsel merken Sie nichts.

Eine virtuelle Telefonanlage ist somit deutlich sicherer, als eine herkömmliche stationäre Telefonanlage. Diese wird meist im Unternehmen aufgestellt, wo ein derart umfassender Schutz (insbesondere vor Umwelteinflüssen), regelmäßige Updates und eine Redundanz meist nicht gegeben ist. 

Ist VoIP abhörsicher?

Bei der Ankündigung für die Umstellung auf VoIP gab es viel Kritik im Netz. Von ISDN-Befürwortern ist oft zu lesen, dass VoIP im Gegensatz zu ISDN nicht abhörsicher sei. Dran ist daran nichts: Auch die ISDN-Telefonie läuft, wie das Internet, über Backbone-Kabel. In der Theorie können Angreifer diese Kabel anzapfen und mithören - zumindest, wenn Sie den richtigen Strang des Glasfaserkabels finden. In der Praxis ist dieses jedoch sehr aufwändig, sodass solche Aktionen sehr unwahrscheinlich sind. 

Hat der Angreifer Zugang zum Unternehmensnetzwerk, so ist es natürlich leichter, VoIP abzuhören. Daher ist es notwendig, dass Sie Ihr Unternehmensnetzwerk sichern. Dies sollte jedoch grundsätzlich, auch außerhalb der VoIP-Thematik, gegeben sein. Sind Sie sich unsicher, so lohnt sich der Einsatz eines Netzwerktechnikers.

Eigene Maßnahmen für die Sicherheit der Telefonanlage

Auch Sie selbst können zur Sicherheit der virtuellen Telefonanlage beitragen. 

  • Machen Sie die Nutzerdaten Ihres Telefons nicht öffentlich. Teilen Sie diese mit niemanden. Hat jemand Zugriff auf Ihre SIP-Benutzerdaten, so kann er mit diesen telefonieren, wie er möchte. Natürlich haben die meisten Anbieter, wie fonial, einen Fraud-Mechanismus, der ein stark normabweichendes Telefonie-Verhalten bemerkt und die Telefonie sperrt. Bis es soweit ist, fallen jedoch Kosten an. 
  • Sichern Sie den Zugang zu Ihrem Telefonanlagen-Konto: Geben Sie auch hier keine Zugangsdaten an Dritte weiter. Sollten Sie die Aufforderung per E-Mail erhalten, sich in Ihr Kundenkonto einzuloggen, so klicken Sie nicht auf den Link in der E-Mail. Öffnen Sie den Login in einem separaten Fenster durch Eingabe der Web-Adresse. 
  • Achten Sie auf sichere Passwörter. Vergeben Sie kein Passwort mehrfach. Verwenden Sie keine Passwörter, die in Wörterbüchern zu finden sind. Verwenden Sie keine Zahlenfolgen oder Geburtsdaten. 
  • Notieren Sie Ihre Passwörter in keinem Fall auf einem Notizzettel. Können Sie sich Ihre Passwörter nicht merken, verwenden Sie einen Passwort-Manager.
  • Haben Sie den Verdacht, dass jemand Ihre Zugangsdaten kennt, so ändern Sie diese umgehend.

Vor- und Nachteile der Telefonanlage aus dem Rechenzentrum

Eine virtuelle Telefonanlage hat zahlreiche Vorteile:

  • Flexibilität & Skalierbarkeit: Eine virtuelle Telefonanlage ist besonders flexibel und skalierbar. Sie können unbegrenzt viele Mitarbeiter und Telefone anbinden, ohne sich über eine Erweiterung der Hardware Sorgen machen zu müssen. Durch die Einrichtung im Webbrowser können Sie mit nur wenigen Klicks weitere Mitarbeiter hinzufügen, neue Rufnummern bestellen und aktivieren oder auch deaktivieren. So können Sie die Telefonanlage immer auf Ihren aktuellen Bedarf anpassen.
  • Standortunabhängigkeit: Im Grunde kann man diesen Punkt zur Flexibilität zählen, denn mit der virtuellen Telefonanlage können Sie von überall aus über Ihren Webbrowser Einstellungen tätigen. Neue Standorte können hinzugefügt werden, ohne selbst vor Ort zu sein. Und auch die eigene Rufnummer lässt sich standortunabhängig nutzen: Sie können Ihr Telefon einfach einpacken und an einem anderen Ort aufstellen. Sie können auch mehrere Telefone mit derselben Rufnummer betreiben. Und Dank Softphones sind Sie auch unterwegs über Ihre Büronummer erreichbar.
  • Einfache Handhabung: Die Einrichtung der Telefonanlage ist einfach. In nur wenigen Schritten ist diese eingerichtet. Viele Funktionen sind mit nur wenigen Klicks aktiviert oder verändert. Da die Oberfläche sehr nutzerfreundlich ist, können auch weniger versierte Nutzer Einstellungen tätigen. Ein externer Techniker, der Routing-Regeln ändert oder Anrufbeantworter schaltet, ist nicht mehr notwendig.
  • Sicherheit und Ausfallschutz: Die virtuelle Telefonanlage ist nahezu 100 % ausfallsicher. Durch die geo-redundante Ausrichtung übernimmt bei Ausfällen in einem Rechenzentrum nahtlos und unbemerkt das andere. Dabei befindet sich die Telefonanlage in Hochsicherheitsrechenzentren, die Ihre Daten und die Telefonanlage rund um die Uhr vor Zugriffen und Umwelteinflüssen schützt. 
  • Funktionsumfang: 100 Funktionen und noch mehr erhalten Sie mit einer Telefonanlage aus dem Rechenzentrum. Der Funktionsumfang übersteigt den einer herkömmlichen Telefonanlagen und bietet Ihnen Möglichkeiten und Lösungen, die Sie bisher nicht gekannt oder teuer bezahlen mussten.
  • Kostenersparnis: Die Ersparnis durch die fehlende Anschaffung der teuren Telefonanlagen-Hardware ist enorm, aber nur die Spitze des Eisbergs. Neben fehlenden Kosten durch lange Wartungsverträge, sparen Sie auch an externen Technikern, die Einstellungen oder Erweiterungen an Ihrer Telefonanlage umsetzen. Durch die Einfachheit der Nutzung kann sich Ihr vorhandenes IT-Personal um die Telefonanlage kümmern. Änderungen sind mit nur wenigen Klicks eingestellt. Zudem stellt sich die virtuelle Telefonanlage auch kostenmäßig auf Ihren aktuellen Bedarf an: Sie können jederzeit Flatrates hinzu- oder abbuchen, neue Mitarbeiter oder Rufnummern hinzufügen oder deaktivieren. In vielen Fällen zahlen Sie nach dem "Pay-per-use"-Modell: das heißt, Sie zahlen nur für die Rufnummern, die Sie auch aktivieren.

Natürlich hat eine virtuelle Telefonanlage auch Nachteile, derer man sich bewusst sein sollte:

  • Ausfall der Telefonie durch Strom- oder Internetausfall: Für Internettelefonie benötigen Sie eine Internetverbindung. Das ist logisch. Ist die Internetverbindung aber ausgefallen, etwa aufgrund eines Stromausfalls, so können Sie auch nicht mehr telefonieren. 

Keine Sorge: Ihre Telefonanlage ist sicher. Im Gegensatz zu einer stationären Telefonanlage ist die virtuelle Telefonanlage von einem Stromausfall nicht betroffen. Ihre Daten sind auch bei einem flächendeckenden Stromausfall sicher. Richten Sie sich eine Weiterleitung auf eine Mobilfunk- oder Festnetzrufnummer ein, so werden Sie auch weiterhin erreichbar sein. 

  • Alles in Eigenregie: Viele Anbieter virtueller Telefonanlagen geben Ihnen das Zepter in die Hand. Die Einrichtung der Telefonanlage geschieht durch Sie vor Ort in Eigenregie. Auch, wenn die Telefonanlage so einfach konzipiert ist, dass dies ohne Weiteres möglich ist, scheuen sich viele, vor allem große, Unternehmen vor der Verantwortung. 
  • Genügend Bandbreite: Gerade Unternehmen auf dem Land haben oft ein eher mäßiges Angebot leistungsstarker Internetanschlüsse. Genügend Bandbreite für die VoIP-Telefonie und die zusätzliche Internetnutzung muss aber vorhanden sein, sonst werden Sie mit VoIP nicht glücklich. Ohne genügend Bandbreite kann es zu schlechter Sprachqualität oder Gesprächsabbrüchen können. Berechnen Sie also am besten im Vorfeld die benötigte Bandbreite und gleichen Sie dies mit den Angeboten vor Ort ab. Generell gilt: Auch mit nicht besonders bandbreitenstarken Internetanschlüssen lässt sich VoIP nutzen - mit QoS lässt sich dies auch gegenüber anderen Anwendungen priorisieren. Im Grunde hängt alles von der Mitarbeiterzahl ab, die gleichzeitig telefonieren. 

Was kostet eine virtuelle Telefonanlage?

Auf dieser Seite haben wir des Öfteren über das enorme Sparpotenzial virtueller Telefonanlagen geschrieben. Doch was kostet eine virtuelle Telefonanlage konkret?

Natürlich hängt dies von Ihrem Anbieter an. Die günstigsten virtuellen Telefonanlagen gibt es schon ab 2,50 € (netto) pro Nebenstelle. Bei fonial zahlen Sie 2,90 € netto (3,45 € inkl. MwSt.) pro aktivierter Rufnummer. Es gibt aber auch Anbieter, bei denen Sie 6-8 € oder mehr pro Nebenstelle zahlen müssen. Wichtig ist, hier das Preis-Leistungsverhältnis im Auge zu behalten und zu schauen, welcher Anbieter am besten zu einem passt.

Preisbeispiel: Virtuelle Telefonanlage von fonial

Am Beispiel der fonial Telefonanlage möchten wir Ihnen einen beispielhaften monatlichen Preis für die Telefonanlage berechnen:

Nehmen wir an, Sie haben 3 Mitarbeiter, benötigen auch selbst eine Rufnummer, haben eine persönliche Faxnummer und eine allgemeine Faxnummer für alle. Zusätzlich möchten Sie noch eine Konferenz-Rufnummer haben.

Daraus ergibt sich, dass Sie 6 Sprachrufnummern, 2 Faxnummer und eine Konferenz-Rufnummer benötigen, also insgesamt 9 Rufnummern.

Bei einem Preis von 2,90 € netto (3,45 € inkl. MwSt.) je aktivierter Rufnummer ergibt sich hieraus ein Preis von 26,10 € netto (31,06 € inkl. MwSt.) monatlich zuzüglich Verbindungsentgelte. Natürlich können Sie auch Flatrates buchen.

Eine Setup-Gebühr wird bei fonial nicht erhoben. Auch Rufnummern können Sie kostenlos bestellen. Möchten Sie fortlaufende Rufnummern, also Rufnummern, die aufeinanderfolgen, so zahlen Sie einmalig 10 € netto (11,90 € inkl. MwSt.). 

Welche Kosten ganz genau auf Sie bei fonial zukommen, können Sie auch mit unserem Kostenkalkulator berechnen.

Auswahl des Telefonanlagen-Anbieters: Worauf ist zu achten?

Bei der Auswahl des Anbieters für virtuelle Telefonanlagen sollten Sie einige Faktoren beachten, um wirklich auf alle Vorteile der Telefonanlage aus der Cloud zugreifen zu können:

  • Standort Deutschland: Achten Sie darauf, dass Sie einen VoIP-Anbieter aus Deutschland beauftragen und dass die Telefonanlage ausschließlich aus Rechenzentren am Standort Deutschland bereitgestellt wird. Nur so profitieren Sie auch von den strengen deutschen Datenschutzgesetzen.
  • Daten- und Ausfallsicherheit: Legen Sie ein Augenmerk auf mehrfach geo-redundant ausgerichtete Rechenzentren. Diese sollen im Hochleistungsbereich liegen und Hochsicherheitsaspekten genügen. So sind Ihre Daten vor Zugriffen Dritter geschützt und Sie bekommen von Problemen in einem der Rechenzentren nichts mit. Die Verfügbarkeit sollte in jedem Fall über 99% liegen, um einen reibungslosen Alltagsbetrieb gewährleisten zu können. Legen Sie auch Wert auf Zertifizierungen, wie ISO 9001 und ISO 27001.
  • Skalierbarkeit: Achten Sie darauf, dass Ihre virtuelle Telefonanlage unbegrenzt skalierbar ist. Nur so kann Sie mit Ihnen mitwachsen. Dabei sollten Sie jederzeit einzelne Rufnummern oder Nebenstellen buchen und deaktivieren können, um den Umfang auf Ihre aktuelle Situation anpassen zu können.
  • Funktionsumfang: Den Standard-Funktionsumfang sollte jede Telefonanlage beherrschen. Machen Sie eine Bedarfsanalyse, welche Funktionen für Sie essenziell sind und auf welche Sie eigentlich verzichten können. Bestenfalls bietet Ihnen Ihre gewünschte Telefonanlage alle Funktionen an, die Sie zwingend benötigen. Noch besser ist es, wenn alle Funktionen im monatlichen Preis enthalten sind. Achten Sie darauf, keine Zusatzgebühr für wichtige Funktionen zahlen zu müssen.
  • Support: Der angebotene Support sollte Ihrem Kenntnisstand entsprechen. Sind Sie technisch versiert und können auch selbstständig Einrichtungen tätigen bzw. haben Sie Mitarbeiter, die dies können, so reicht ein Anbieter mit Telefon-, Mail- und Chat-Support aus. Diese sind in der Regel auch deutlich günstiger. Können oder wollen Sie sich nicht mit dem Thema Telefonanlagen beschäftigen, so suchen Sie am besten nach einem Telefonanlagen-Anbieter mit Vor-Ort-Service oder Partner-Dienstleistern aus, die Sie vor Ort unterstützen können. Auch, wenn dies natürlich teurer ist.
  • Preis-Leistungsverhältnis: Um das volle Kostenparpotenzial ausnutzen, sollte Ihr präferierter VoIP-Anbieter natürlich ein günstiges Angebot bereithalten. Dennoch werden Sie nicht glücklich, wenn Sie wenig bezahlen, Ihnen aber Funktionen fehlen oder Sie einen Vor-Ort-Service benötigen. Achten Sie daher bei der Wahl des VoIP-Anbieters auch auf Ihre Bedürfnisse und natürlich auf die Sicherheit und die Verfügbarkeit der virtuellen Telefonanlage. 
  • Vertragslaufzeiten: Achten Sie darauf, dass die Vertragslaufzeiten nicht zu lang sind. Bei mehrjährigen Mindestlaufzeiten können Sie nicht mehr auf Ihre aktuelle Situation eingehen und das mindert die Flexibilität der Lösung. Bei vielen Anbietern entfällt eine Mindestvertragslaufzeit sogar: Hier können Sie monatlich kündigen. Außerdem sollten Sie die Möglichkeit haben, das System einige Wochen zu testen. Bei fonial ist ein 30-tägiger unverbindlicher und kostenloser Test möglich.

So stellen Sie auf eine virtuelle Telefonanlage um

Dass Sie sich von ISDN verabschieden müssen, wissen Sie sicher bereits. Im Zuge der ALL-IP-Umstellung wird es ISDN bald nicht mehr geben. Die Telekom als größter Netzbetreiber ist in den letzten Zügen der ISDN-Abschaltung. Sie müssen sich also jetzt um eine Alternative kümmern, denn andere Netzbetreiber ziehen nach. Die virtuelle Telefonanlage ist zwar eine ideale Alternative für die meisten, andere möchten aber vielleicht ihre Telefonanlage weiterbetreiben. Wenn diese grundsätzlich VoIP-fähig ist, so können Sie diese an einen SIP-Trunk anschließen. Alle Infos zu SIP-Trunking finden Sie auf unserer Seite "SIP-Trunking".

Wenn Sie sich aber für eine virtuelle Telefonanlage entscheiden, so folgen Sie nachfolgenden Schritten für die Umstellung:

  1. Prüfen Sie, ob Sie noch an Wartungsverträge oder Anbieterverträge gebunden sind, die Sie nach der Umstellung auf die virtuelle Telefonanlage nicht mehr brauchen. Kündigen Sie diese zeitnah. Prüfen Sie auch, ob Sie durch die Umstellung auch Sonderkündigungsrechte haben.
  2. Nutzen Sie ISDN-Sonderdienste (EC-Cash, Hausnotruf, Türöffner...), so prüfen Sie, wie sich diese migrieren lassen oder ob es Alternativen gibt. Auch ISDN-Sonderdienste sind von der Abschaltung betroffen.
  3. Beachten Sie bei der Kündigung des Telekommunikationsvertrages, dass Sie für die virtuelle Telefonanlage einen Internetanschluss benötigen. Behalten Sie den aktuellen bei oder kümmern Sie sich rechtzeitig um die Schaltung eines neuen DSL-Anschlusses.
  4. Prüfen Sie die Bandbreite Ihres Internetanschlusses, ob diese für VoIP-Telefonie ausreichend ist.
  5. Melden Sie sich bei Ihrem bevorzugten Anbieter für virtuelle Telefonanlagen an. Nutzen Sie einen kostenlosen Testzeitraum, um sich ob die Funktionalität zu vergewissern.
  6. Portieren Sie Ihre Rufnummern oder bestellen Sie neue Rufnummern. Die Rufnummern aus Ihrem Alt-Vertrag können Sie mitnehmen. Beauftragen Sie Ihren neuen Anbieter einfach mit der Portierung. Meist können Sie mit der Portierung auch eine Kündigung aussprechen, sodass Sie nicht selbst noch einmal kündigen müssen.
  7. Kaufen Sie IP-fähige Endgeräte und schließen Sie diese bereits an, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.