Was ist ein Softphone?
Ein Softphone ist eine Programm für den Computer oder das Smartphone, das Internettelefonie ermöglicht.
Die Software wird auf dem entsprechenden System installiert. Dies kann ein Rechner, ein PC oder ein Laptop sein, aber auch ein Android-Smartphone, ein iPhone oder andere Mobiltelefone. Softphones gibt es eigentlich für jedes verfügbare Betriebssystem.
Mit Softphones telefoniert man über seinen Internetanschluss, nutzt also VoIP (Voice over IP, Internettelefonie). Meist ist besitzt die Oberfläche ein Tastenfeld, mit dem man die Rufnummer, die man anrufen möchte, wählt. Bei Softphone-Apps ähnelt die Oberfläche dem Tastenfeld des normalen Telefon-App des Handys. Nutzt man VoIP mit dem Handy, so telefoniert man meist über eine WLAN-Verbindung oder über das mobile Datennetz.
Das Softphone wird mittels Benutzerdaten beim Telefonanbieter oder in die Telefonanlage eingebunden. Es ist dann eine vollwertige Nebenstelle, denn man nutzt darüber die gewohnte Festnetznummer.
Andere Ausdrücke für Softphones sind auch „VoIP-Client“ (da die Telefonie über Voice Over IP realisiert wird) oder auch „SIP-Client“ (da SIP ein wichtiges Standardprotokoll in der VoIP-Telefonie ist). Manchmal wird das Softphone, gerade im Hinblick auf Smartphone-Apps, auch einfach „Call-App“ genannt.
Moderne Softphone-Lösungen für professionelle Kommunikation
Die Entwicklung von Softphone Apps hat die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren, grundlegend verändert. Ein Cloud-Softphone verbindet sich nahtlos mit Cloud-Telefonanlagen und ermöglicht es Mitarbeitern, über verschiedene Endgeräten wie Desktop-Computer, Tablets oder Smartphones zu telefonieren. Ob als VoIP-Softphone für Windows, macOS oder als mobilfähige Phone App aus dem App Store. Der SIP Client nutzt das Session Initiation Protocol, um eine stabile Verbindung herzustellen. Besonders im Homeoffice oder unterwegs bieten Softphone-Apps wie Acrobits Softphone oder andere SIP Softphone-Lösungen von verschiedenen Anbietern eine benutzerfreundliche Oberfläche, die weit mehr als nur Telefonie ermöglicht. Moderne Communications-Plattformen integrieren Videotelefonie, Videokonferenz, Instant Messaging, Voicemail und Call Recording in einer einzigen Application. Die Konfiguration des Client erfolgt meist unkompliziert: Nach dem Download aus dem App Store verbindet sich die App via Push-Benachrichtigungen mit der virtuellen Telefonanlage und ermöglicht flexibles Arbeiten mit hervorragender Sprachqualität. Besonders die Integration mit Microsoft Teams zeigt, wie Cloud Softphone-Lösungen verschiedene Communications-Dienste auf einem Device bündeln können. Dabei profitieren Nutzer von neuen Funktionen, die regelmäßig per Update bereitgestellt werden und können flexibel zwischen Phone, Tablet und Desktop wechseln. Die Cloud-Telefonanlage sorgt dafür, dass alle Endgeräte synchron bleiben und das Internet Protocol eine zuverlässige Verbindung gewährleistet.
Auf welchen Betriebssystemen funktionieren Softphones?
VoIP-Clients gibt es für nahezu jedes Betriebssystem. Bei Laptops und Computern kann man sie auf mac OS, Windows, Linux und vielen weiteren installieren. Softphone-Clients gibt es für Android-Smartphones, iOS-Smartphones (iPhone), Windows Phones uvm.
Natürlich gibt es nicht jedes Softphone für alle Betriebssysteme. Dennoch bieten die verbreiteten VoIP-Clients oft mehr als ein unterstütztes System an. Sollte es das gewünschte Softphone für Ihr System nicht geben, so gibt es auch dafür meist gute Alternativen.
Beispiele für Softphones für die verschiedenen Betriebssysteme:
Softphones für Windows
Softphones für mac OS
Softphones für Linux
- Zoiper
- Linphone
- Twinkle
Softphones für Android
- Native Einbindung (einige Android-Versionen bieten eine native Einbindung von SIP-Benutzern an)
- Groundwire
- Zoiper
- Bria
Softphones für iPhone (iOS)
Welche kostenlosen Softphones gibt es?
Es gibt eine Vielzahl kostenloser Softphone Clients für die verschiedenen Betriebssysteme. Einer dieser VoIP-Clients, der mehrere Betriebssysteme unterstützt, ist Zoiper. Dies gibt es für Windows, Mac, Linux, Android und iOS, integriert bereits eine große Auswahl unterschiedlicher VoIP-Anbieter, sodass man nur noch auf den jeweiligen Anbieter tippen und die Zugangsdaten eintragen muss und bietet zudem eine Vielzahl an Funktionen in der kostenlosen Basis-Version. Möchte man noch mehr Funktionen haben, so kann man für 7,99 € die Pro-Version der App oder für 39,95 € die Pro-Version der Desktop-Anwendung kaufen.
Weitere gut bewertete gratis VoIP-Clients sind zum Beispiel Media5fone und Sipdroid. Auf den meisten Apple-Rechnern vorinstalliert ist die Software „Telephone“. Telephone bietet nicht viele Funktionen: Außer Anrufen und angerufen werden ist nicht viel mehr zu machen. Dennoch ist sie schlank, schnell und kostenlos.
In unserem Blog haben wir über einige der genannten VoIP-Clients ausführlicher geschrieben. Lesen Sie dazu den Artikel „VoIP mobile“.
Für wen macht die Telefonie über ein Softphone Sinn?
VoIP-Clients, insbesondere kostenlose, bieten den Vorteil, dass man keine hohen Anschaffungskosten für Hardware hat. Gerade bei Startups, die gerade erst beginnen, kann dies von Vorteil sein. Und auch bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern hat die Investition in VoIP-Telefone einen gewissen Preis. Bei Software-Telefonen auf Computern benötigt man lediglich ein Headset zum Telefonieren. Nutzt man den VoIP-Client auf dem Handy, benötigt man noch nicht einmal das – auch wenn es im Sinne des Komforts sicherlich vorteilhaft sein könnte.
Der Vorteil bei der Nutzung eines VoIP-Clients auf dem Smartphone liegt klar auf der Hand: Die Standortunabhängigkeit. Mit einem VoIP-Client wird das Handy zur weiteren Nebenstelle. Es ist unter der gewohnten Festnetznummer erreichbar und kann mit dieser hinaus telefonieren – auch unterwegs. Vorausgesetzt natürlich, man hat eine Verbindung mit dem Internet. Bei Mitarbeitern, die häufig unterwegs oder im Home Office sind, ist die Einbindung des Smartphones als Nebenstelle (auch FMC – Fixed Mobile Convergence genannt) den Vorteil, dass es auch über die interne Durchwahl erreichbar ist, ohne das Extrakosten anfallen.
Trotzdem möchten wir an dieser Stelle eine kleine Warnung aussprechen, die wir im weiteren Verlauf noch näher erläutern werden: Wer im Business-Alltag viel telefoniert und stets erreichbar sein muss, dem sei zu einem echten, stationären IP-Telefon geraten. Hat man beispielsweise keine ordentliche Datenverbindung, ist es mit der ständigen Erreichbarkeit schwierig. Auch bei VoIP-Clients auf Rechnern kann es durch andere Programme zu Interferenzen kommen.
In unserem Blog klären wir genauer über die Vor- und Nachteile des Einsatzes von VoIP-Clients, sowie die sich dadurch ergebenden Anwendungsgebiete auf. Zudem findet sich dort ein Vergleich zwischen VoIP-Clients und dem klassischen Desktop-Telefon.
Softphone oder IP-Telefone: Was ist besser?
Die ALL-IP-Umstellung führt dazu, dass immer mehr Anschlüsse VoIP-Anschlüsse sind. Viele Unternehmen entscheiden sich im Zuge dazu zur Migration in die Cloud und entscheiden sich für eine Cloud-Telefonanlage, um hier an Hardwareinvestitionen in teure Telefonanlagen zu sparen. Bei diesen Überlegungen stellt sich natürlich die Frage, ob IP-Telefone oder VoIP-Client angeschafft werden sollten. Um eine realistische Entscheidung zu treffen, sollten Sie die Vor- und Nachteile von VoIP-Clients kennen.
Vorteile eines Softphones
- Kosten sparen: Bei der Nutzung von Freeware fallen de facto keine Kosten für die Installation eines VoIP-Clients an. Lediglich ein Headset ist für die Telefonie notwendig. Außerdem ist man mit einem VoIP-Client auch unterwegs unter der Festnetznummer / Nebenstelle erreichbar, so dass keine Kosten entstehen, wenn Kollegen anrufen oder man selbst telefoniert (Flatrate vorausgesetzt).
- Regelmäßige Updates: Das Softphone wird durch den Anbieter regelmäßig geupdatet. Neben Sicherheitsupdates gibt es auch Funktionsupdates, die Probleme beheben oder weitere Funktionen zur Verfügung stellen.
- Skalierbar: Durch den Download und die Installation eines VoIP-Clients mit nur wenigen Klicks, kann flexibel auf Mitarbeitersituation eingegangen werden. Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu, kann er in kurzer Zeit telefonieren – ohne Hardware bestellen und konfigurieren zu müssen.
- Großer Funktionsumfang: Selbst die Free-Versionen der Softare-Telefone bieten umfangreiche Funktionen an. Wer „nur telefonieren“ möchte, ist damit oft gut bedient. Wer noch mehr Funktionen möchte, zum Beispiel Dinge, wie weiterverbinden etc., kann in den meisten Fällen günstig zur Premium-Version wechseln.
- Ortsunabhängig: Mit Softphones ist man ortsunabhängig über die Festnetznummer erreichbar und kann auch über diese telefonieren. So ist es egal, wo Sie sich befinden, Ihre Kollegen können Sie immer erreichen, auch ohne zu wissen, dass Sie gerade gar nicht im Büro sind.
Nachteile eines Softphones
- Stabile Internetverbindung notwendig: Für die Erreichbarkeit und die VoIP-Telefonie ist eine stabile Verbindung mit dem Internet, das über genügend Bandbreite verfügen sollte, notwendig. Pro Gespräch sollten mindestens 100 kbit/s im Up- und Downstream zur Verfügung stehen. Bei virtuellen Telefonen auf Computern mag dies in der Regel kein Problem darstellen, insbesondere, wenn diese per LAN-Kabel an das Internet angeschlossen sind. Doch gerade bei Softphone-Clients auf dem Handy oder Laptop, die über WLAN oder die mobile Datenverbindung verbunden sind, kann es zu Limitierungen kommen. Insbesondere, wenn Sie kein Netz und entsprechend keine Datenverbindung haben, sind Sie mit einem VoIP-Client nicht mehr erreichbar.
- PC muss angeschaltet bleiben / App muss im Hintergrund aktiv sein: Um über ein Softphone erreichbar zu sein, muss der PC angeschaltet sein bzw. die App im Hintergrund aktiv sein. Dies kann die Akkulaufzeit des Endgeräts beeinträchtigen. Insbesondere, wenn Sie Einstellungen zum Akkusparen nutzen, die den VoIP-Client im Hintergrund beenden, sind Sie nicht mehr erreichbar.
- Interferenzen durch andere Programme: Ein VoIP-Client ist eine Software auf einem Endgerät, dass noch viele weitere Funktionen bedient und eben nicht nur für die Telefonie konzipiert ist (wie beispielsweise ein IP-Telefon). Diese Programme, Einstellungen oder auch Firewalls können das Softphone stören. So kann es passieren, dass eingehende Gespräche das virtuelle Telefon nicht erreichen, da der Datenstrom durch eine Firewall blockiert ist. Ist der Arbeitsspeicher des Rechners ausgelastet, kann auch das Softphone nicht mehr funktionieren – der Rechner muss je nach Anwendung also gut ausgestattet sein.
Vor- und Nachteile von Softphones in der Gegenüberstellung
| Vorteile Softphones | Nachteile Softphones |
|---|---|
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Können Sie gar nicht auf den Einsatz von virtuellen Tlefonen verzichten, so lohnt sich die Einrichtung einer Backup-Weiterleitung auf Ihre Handynummer. So sind Sie über Ihr normales Mobilfunknetz erreichbar, sollte es der VoIP-Client nicht sein. Grundsätzlich empfehlen wir bei fonial für die alltägliche, professionelle Nutzung die Installation von Hardware-IP-Telefonen. Diese sind einfach für den Zweck der IP-Telefonie konzipiert worden. Kommt es zu Fehlern, lassen sich die Fehlerbilder hier besser auslesen und lösen, als bei virtuellen Telefonen.
Fazit
Softphones bieten eine gute Lösung für die VoIP-Telefonie, sofern bestimmte Voraussetzungen, wie z.B. eine stabile Verbindung mit dem Internet, das über genügend Bandbreite verfügt, erfüllt werden. Trotzdem sollte man bei der Nutzung von VoIP-Clients immer im Hinterkopf behalten, dass die Lösung auch große Schwächen bereithält. Als Beispiel ist zu nennen, dass die Zuverlässigkeit von virtuellen Telefonen gegenüber stationären IP-Telefonen deutlich geringer ausfällt. Der Grund: Im Gegensatz zu IP-Telefonen ist die Hardware, auf der Softphones installiert sind, nicht nur für die Telekommmunikation ausgelegt. Entsprechend können weitere Anwendungen die Zuverlässigkeit des virtuellen Telefons stark beeinträchtigen. Wer also im Business-Alltag viel telefoniert und immer erreichbar sein muss, der sollte darüber nachdenken, auf ein stationäres Software-Telefon zurückzugreifen.