16. Februar 2015     Erstellt von Caroline Jürgens     Cloud Telefonanlage

Funktionen der virtuellen Telefonanlage aus der Cloud

Funktionen sind ein Mehrwert bei der virtuellen Telefonanlage

Cloud-Telefonanlagen überzeugen nicht nur durch Ihre hohe Flexibilität und ihr Einsparpotential von bis zu 70% gegenüber einer herkömmlichen Telefonanlage. Nein, sie bieten neben den klassischen Leistungsmerkmalen der ISDN-Telefonanlagen wie Halten, Makeln, Weiterverbinden, Rufumleitung, Wahlwiederholung, Rufnummernübermittlung inkl. Displayanzeige etc. viele Leistungsmerkmale, die mit einer stationären ISDN-Telefonanlage (z.B. Telekom, Gigaset, Auerswald) in der Form nicht darstellbar sind. Nachfolgend aufgeführte Funktionen sind Beispiele dafür, welchen Mehrwert Cloud-Telefonanlagen gegenüber den herkömmlichen Telefonanlagen bieten:

Parallel Ringing

Die Funktion Parallel Ringing unterstützt Sie dabei, Ihre Erreichbarkeit zu optimieren. Dieses Feature der Cloud-Telefonanlage bietet Ihnen die Möglichkeit, bei einem eingehenden Anruf mehrere Endgeräte (IP-Telefone und/oder Smartphones) standortunabhängig parallel klingeln zu lassen. Sie entscheiden, an welchem Endgerät Sie das Gespräch entgegennehmen.

Paralleles Klingeln

In Ihrem fonial Kundenkonto ist die Einstellung "Paralleles Klingeln" mit nur einem Klick in Ihrer Rufnummer konfiguriert. Wählen Sie die Endgeräte / Weiterleitungen aus, die gleichzeitig klingeln sollen und hinterlegen Sie dies in der Rufnummer. Dies können Sie, falls gewünscht, zeitlich begrenzen. Wird die Rufnummer nun angerufen, so werden alle Ziele gleichzeitig angesprochen, das heißt, alle hinterlegten Endgeräte bzw. Weiterleitungen klingeln gleichzeitig. Sie können das Gespräch an jedem der hinterlegten Ziele annehmen - die anderen hören sodann auf zu klingeln.

In Abgrenzung zum Parallel Ringing können Sie zudem Rufgruppen definieren. Wählen Sie dazu einfach die Geräte aus, die in einer Rufgruppe zusammengefasst werden sollen. Das können zum Beispiel sämtliche Telefone in einer Abteilung sein. Hinterlegen Sie diese Rufgruppe nun bei einer Rufnummer, so klingeln alle Geräte gleichzeitig. Der erste, der abnimmt, erhält den "Zuschlag" und nimmt das Gespräch an. Auch die Dauer der Ansprache der Rufgruppe können Sie zeitlich begrenzen. Nimmt in dieser Zeit kein Mitarbeiter ab, so tritt die nächste Regelung des Routings in Kraft.

Zeitsteuerung / Call-Routing

Womit wir beim Thema "Call-Routing" wären. Das Feature Call-Routing ermöglicht es Ihnen, eingehende Gespräche auf Tagesbasis mit entsprechenden Zeitfenstern optimal zu routen. Sie können somit außerhalb der Geschäftszeiten, an Wochenenden und Feiertagen Ihre Erreichbarkeit planen und die Außenwirkung Ihres Unternehmens professionalisieren. Das Call-Routing (oder auch "Weiterleitung") kann auf Basis von Wochentagen, Daten und Zeit geschehen - oder auch ohne zeitliche Eingrenzung ("immer"). Sie bestimmen, an welchen Tagen, zu welchen Uhrzeiten etc. welches Ziel (Telefon, Weiterleitung auf eine Mobilfunkrufnummer, Mailbox etc.) angesprochen wird.

call routing

 Je nach Priorität der entsprechenden Regel wird diese bei einem Anruf abgearbeitet. Einmalige Daten bzw. Daten, die einmal jährlich vorkommen, wie z.B. Feiertage, erhalten in der Regel die Priorität 1, damit Sie nicht von Überschneidungen außer Kraft gesetzt werden. Haben Sie nämlich eine Regel auf Priorität 1, die besagt, dass Mo.-Fr. zwischen 9 und 18 Uhr Anrufe auf Ihr Telefon gestellt werden und fällt Weihnachten auf einen Montag, so würde zunächst diese Regel angesprochen werden. Die Weihnachtsregel könnte also nicht greifen. Stellen Sie sich den Routing-Dialog so vor, dass zuerst die Ausnahmen abgefragt werden und dann die "Regel". Als Beispiel wird bei einem Anruf gefragt:

Regel 1, Priorität 1, Weihnachten 24.12. -> Ist heute der 24.12.? Nein.
Regel 2, Priorität 2, Mo.-Fr., 9-18 Uhr -> Ist heute Mittwoch, 12 Uhr? Ja.

Das Telefonat wird auf das in Regel 2 hinterlegte Ziel geleitet. Wären die Prioritäten dieser Regeln andersherum, so würde zuerst abgefragt werden, ob Mittwoch 12 Uhr ist. Selbst, wenn der 24.12. ein Mittwoch ist, würde das System nicht dazu kommen zu fragen, ob auch der 24.12. ist, da die Priorität nachgelagert ist. So kann man für jeden Zeitraum seine individuelle Erreichbarkeit planen. So ist beispielsweise auch einstellbar, dass nach z.B. 20 Sekunden der Anruf vom Büro-Telefon auf die Mobilfunknummer oder das Sekretariat weitergeleitet wird. 

Voicemail / Mailbox

Ist man dann einmal nicht erreichbar, so ist das auch kein Problem. Mit einer Mailbox werden Kundenanliegen trotzdem aufgenommen. Das Feature Voicemail bietet ein perfektes Anrufmanagement für Ihre empfangenen Sprachnachrichten. Individualisierte Voicemails (je Mitarbeiter) oder Gruppenvoicemails (für Mitarbeitergruppen) können jederzeit per Mausklick über die Weboberfläche der Cloud-Telefonanlage angelegt werden. Auch die Mailbox dient als Ziel und kann so mit einer Zeitsteuerung über das Call-Routing eingesetzt werden. So können Sie beispielsweise außerhalb der Öffnungszeiten eine andere Mailbox hinterlegen, als zu Öffnungszeiten, in denen Sie aber lediglich im Gespräch oder gerade nicht zu erreichen sind.

Damit Sie die Anrufe optimal bearbeiten können, erhalten Sie jede Sprachnachricht natürlich per E-Mail. Diese E-Mail informiert Sie über die Zeit des Anrufs sowie die Anrufer- und die angerufene Rufnummer. Die Sprachnachricht befindet sich als Audiodatei im Anhang der E-Mail. Sollten Sie diese Funktion nicht wünschen, so können Sie den E-Mail-Empfang in Ihrem Profil im fonial Kundenkonto ausschalten. Verpasste Anrufe und Sprachnachrichten können dann trotzdem über den Bereich "Verbindungen" eingesehen und abgehört werden. 

Elektronisches Fax (Fax2Mail / Web2Fax)

Mit dem Elektronischen Fax (Fax2Mail / Web2Fax) können Faxe per Email empfangen und über den herkömmlichen Browser versendet werden. Das klassische analoge Faxgerät wird somit überflüssig. Der Faxversand erfolgt per PDF-Datei entweder über das Kunden-Webinterface. Laden Sie hier einfach die entsprechende PDF-Datei hoch, geben Sie den Betreff sowie die Zielfaxnummer ein und versenden Sie das Fax online. Einen Sendebericht erhalten Sie direkt im Anschluss nach erfolgreichem Versenden des Faxes - dieser kann als PDF-Datei heruntergeladen und abgelegt werden.

Zusätzlich erhalten Sie mit dem fonial Fax-Druckertreiber eine Software für Ihren Rechner, mit dem Sie direkt aus einem PDF-Reader oder Textverarbeitungsprogrammen via "Drucken"-Befehl Faxe versenden können. Alle ausgehenden und eingehenden Faxnachrichten werden für die entsprechende Fax-Rufnummer synchronisiert. 

fonial Fax App

Mit der fonial Fax-App können Sie sogar mobil Faxe versenden und empfangen. Dazu wählen Sie einfach aus Ihrem Handy-Dateisystem eine Datei aus und Faxen diese. Noch einfacher: Machen Sie einfach ein Foto des zu faxenden Dokuments und versenden dieses als Fax! Natürlich werden Sie mit der E-Fax-App über eingehende Nachrichten per Push-Benachrichtigung informiert und können diese direkt in der App gelesen werden.

Egal, welche Methode Sie zum Versenden des Faxes wählen, Sie erhalten jedes eingehende Fax auch als PDF-Anhang per E-Mail an die in der Faxnummer hinterlegte E-Mail-Adresse. Sollten Sie diese Funktion nicht wünschen, so können Sie diese Benachrichtigung einfach in Ihrem fonial Kundenkonto ausschalten.

Interactive Voice Response (IVR)

IVR

Mit einer IVR können eingehende Anrufe entsprechend vorqualifiziert und zielgerichtet und effizient an Fachabteilungen (Support, Buchhaltung, Vertrieb etc.) weitergeleitet werden. Der Anrufer gelangt bei Gesprächsbeginn in ein elektronisches Auswahlmenü, innerhalb dessen er per Spracherkennung ein Weiterleitungsziel auswählen kann (Support, Buchhaltung, Vertrieb etc.).

Sie können konfigurieren, welches Ziel (Telefon, Rufgruppe, Mailbox) beim Druck welcher Taste angesprochen werden soll. So können Sie beispielsweise bei Taste 2 Ihre Vertriebsmitarbeiter hinterlegen, sodass Kunden, die an Ihrem Produkt interessiert sind, direkt an den passenden Ansprechpartner gelangen. Auf Taste 3 können Sie zudem eine Ansage hinterlegen, die über die Öffnungszeiten informiert. So gelangen Anrufer direkt an die gewünschte Information, ohne lange warten zu müssen oder die Leitung für andere Anfragen zu blockieren.

Natürlich ist auch die IVR mittels Call-Routing zeitlich einstellbar. So können Sie zu Ihren Öffnungszeiten eine andere IVR schalten, als außerhalb der Öffnungszeiten.

Telefonkonferenzen

Mit Hilfe von Telefonkonferenzen können Sie Ihr Kommunikationsaufkommen und somit Ihr Zeitmanagement optimieren. Über Ihre Weboberfläche können Sie per Mausklick bequem Konferenzen planen und eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmern zu einer Telefonkonferenz einladen. Mit einer individuellen Einwahl-PIN können sich die Teilnehmer ortsunabhängig (national oder international) in die Konferenz einwählen. Dazu wird einfach die als Konferenzrufnummer designierte Telefonnummer angerufen.

Besetzlampenfelder (BLF) & Pick-Up

Die Funktion Besetzlampenfelder (BLF) ermöglicht Ihnen eine individuelle Belegung der Lampenfelder Ihres IP-Telefons. Die Anzahl der Lampenfelder eines IP-Telefons variiert je nach Hersteller (z.B. Snom, Gigaset, Aastra etc.) und Modell. Weisen Sie Ihren Kollegen ein Lampenfeld auf Ihrem IP-Telefon zu und sehen Sie anhand des Lampenfeldes, ob sich Ihr Kollege in einem Telefonat befindet. Mittels der Pick-Up-Funktion können Sie zudem eingehende Gespräche eines Kollegen entgegennehmen.

Weitere Funktionen finden Sie in unserer Übersicht.