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Eine der Funktionen der fonial Cloud-Telefonanlage ist die Funktion „Mailbox“, die Ihre Anrufe entgegennimmt, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. Im Folgenden erfahren Sie Details zur Mailbox-Funktion von fonial.

Was ist eine Mailbox?

Eine Mailbox ist ein automatischer Anrufbeantworter, der Ihre Anrufe entgegennimmt, wenn Sie aktuell nicht erreichbar sind. Sie richten diesen Anrufbeantwortet mit einer Begrüßungsansage ein. Wenn Sie einen Anruf erhalten, den Sie gerade nicht entgegennehmen können, so tut dies die Mailbox für Sie.

Wie funktioniert eine Mailbox?

Je nach Konfiguration der Mailbox wird diese nach einer bestimmten Zeit aktiv, in der Sie nicht abgehoben haben oder wird sofort bei einem Anruf aktiv. Auch, wenn Ihr Endgerät gerade ausgeschaltet ist, greift die Mailbox sofort. So verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Anruf. 

Dabei wird der Anrufer durch eine von Ihnen eingerichteten Ansage begrüßt und über Ihre Nicht-Erreichbarkeit informiert. Im besten Fall erlauben Sie dem Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen und kommunizieren dies in der Anrufbeantworter-Ansage. 

Wie richte ich eine Mailbox ein?

Um eine Mailbox einzurichten, benötigen Sie zunächst eine Ansage. Bei fonial können Sie Audio-Dateien der Formate .ogg oder .wav mit max. 5 MB hochladen. Danach legen Sie eine Mailbox an und hinterlegen die Ansage dort. Dann verknüpfen Sie die Mailbox mit der Rufnummer, bei der die Mailbox greifen soll.

Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung einer Mailbox im fonial Kundenkonto, erhalten Sie mit einem Klick auf folgende Schaltfläche: 

Anleitung: Mailbox einrichten

Wann nimmt die Mailbox den Anruf entgegen?

Wann eine Mailbox einen Anruf annimmt, können Sie bei fonial frei konfigurieren. Sie können als Beispiel eine Mailbox außerhalb Ihrer Öffnungszeiten schalten, indem Sie die Zeiten einfach einstellen.

Sie können außerdem wählen, dass eine Mailbox nach einer bestimmten Zeit den Anruf entgegennimmt, in der Sie mit Ihrem Endgerät nicht abgehoben haben.

Außerdem können Sie einstellen, dass die Mailbox bei jedem Anruf abnimmt.

Wie richte ich eine Anrufbeantworter-Ansage ein?

Eine Anrufbeantworter-Ansage ist essenziell bei einer Mailbox, damit der Anrufer die entsprechende Information bekommt, die er erhalten soll. So können Sie eine Ansage zum Beispiel zu Ihren Öffnungszeiten einspielen oder einfach erklären, dass Sie gerade nicht erreichbar sind und der Anrufer eine Nachricht hinterlassen soll. Der Text ist individuell und Ihnen überlassen – Sie können die Informationen weitergeben, die Sie wünschen. 

Um eine Ansage anzulegen, brauchen Sie diese als Audio-Datei in den Versionen .ogg oder .wav. Die Größe darf 5 MB nicht überschreiten. Sie können die Ansage mit jedem Audio-Aufnahmegerät (z.B. auch mit dem Diktiergerät Ihres Smartphones) aufnehmen. Um die Datei in das passende Format umzuwandeln, können Sie einen Online-Konverter nutzen, z.B. den Konverter media.io. 

Natürlich können Sie auch professionelle Sprecher beauftragen, die Ihnen eine Mailbox-Ansage fertigen. Im fonial Online-Shop gibt es günstige Ansagen von professionellen Sprechern online zu kaufen. Sie geben Ihren Wunschtext ein, wählen die gewünscht Stimme aus und senden die Bestellung ab. Wir spielen Ihre fertige Ansage im korrekten Format nach spätestens 3 Werktagen in Ihr Kundenkonto ein – so können Sie diese sofort nutzen.

Weitere Hilfestellung dazu, wie Sie eine Ansage einrichten, erhalten Sie mit einem Klick auf die nachfolgende Schaltfläche:

Anrufbeantworter-Ansage einrichten

Wie kann ich Sprachnachrichten abhören?

Ein wichtiger Aspekt einer Mailbox: Trotzdem Sie nicht erreichbar sind, können Ihre Anrufer eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter hinterlassen. Die möchten Sie natürlich auch abhören. Bei fonial geht das ganz leicht. Sie haben 2 Möglichkeiten, Ihre Mailboxnachrichten abzuhören: 

  1. Im fonial-Kundenkonto finden Sie eine Liste aller eingehenden Anrufe. Handelt es sich dabei um eine Anrufbeantworter-Nachricht, so ist dies gekennzeichnet. Sie können die Nachricht dort herunterladen und anhören.
  2. Die komfortablere Variante: Der Mailboxnachrichtenempfänger wird über die E-Mail-Adresse definiert. Sie erhalten Ihre Mailbox-Nachrichten also per E-Mail. Nachrichten vom Anrufbeantworter werden Ihnen als Audio-Datei im Anhang einer E-Mail zugestellt. So können Sie diese auch unterwegs leicht abhören.

Weitere Informationen dazu, wie Sie Sprachnachrichten Ihres Anrufbeantworters abhören, erhalten Sie mit dem Klick auf folgende Schaltfläche:

Sprachnachrichten abhören

Wie viele Anrufbeantworter kann ich einrichten?

Bei fonial können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Mailboxen einrichten.

Was kostet eine Mailbox bei fonial?

Die Funktion „Mailbox“ ist in der Cloud-Telefonanlage ohne Mehrkosten inkludiert. Sie können ohne Zusatzkosten unbegrenzt viele Mailboxen anlegen. Auch Anrufe auf Ihre Mailbox sind kostenfrei.