VoIP-Telefonanlage

Die Zukunft der Unternehmenstelefonie ist die VoIP-Telefonanlage

Nicht nur durch die ISDN-Abschaltung wird auf IP-Telefonie umgestiegen, sondern auch wegen ihrer vielen Vorteile erfreut sich die VoIP-Telefonanlaeg einer wachsenden Beliebtheit. Sowohl in privaten Haushalten als auch in Unternehmen setzen immer mehr Menschen auf die moderne Technologie. Und das aus gutem Grund: Mit VoIP-Telefonie wird das Telefonieren einfach, flexibel und bietet viel mehr Möglichkeiten als je zuvor.

Was ist eine VoIP-Telefonanlage?

Eine VoIP-Telefonanlage ist eine Telefonanlage, die zur Telefonie über das Internet fähig ist. „VoIP“ ist die Abkürzung für „Voice over Internet Protocol“. Wörtlich übersetzt bedeutet das „Sprache über Internetprotokoll“. Es gibt einige Begriffe, die als Synonyme verwendet werden: IP-Telefonie, VoIP oder einfach Internettelefonie. Sie alle treffen aber den Kern der Technik: Es wird über einen Internetanschluss telefoniert, und nicht mehr über einen Telefonanschluss. Bereits heute profitieren viele Unternehmen von den Vorzügen einer VoIP-Telefonanlage. Das Verlegen einer analogen Telefonanlage in die Cloud sorgt für Kostenersparnis, Skalierbarkeit und hohe Effizienz. Welche Vorteile VoIP sonst noch mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Schema einer VoIP-Telefonanlage

Hintergründe der Umstellung auf VoIP

Die Digitalisierung ist seit einigen Jahren auf dem Vormarsch. Ihr Ziel: Innovationen schaffen. Immer mehr Menschen nutzen das Internet, jüngere Generationen wachsen üblicherweise damit auf. Die Beweggründe sind einleuchtend: Einkaufen, Nachrichten austauschen, Informationen einholen und vieles mehr ist möglich mit nur wenigen Klicks. Auch die Arbeitswelt macht sich das Internet zunutze. Arbeitsschritte werden effizienter, Arbeitsplätze werden individualisiert. Das passiert in allen Bereichen, so eben auch in der Telefonie. Das Ergebnis ist VoIP. Wie rasant die Anzahl der VoIP-Anschlüsse per DSL in Deutschland steigt, zeigt diese Statistik der Bundesnetzagentur. War die Zahl 2006 noch verschwindend gering, so ist sie 10 Jahre später auf fast 17.000.000 Anschlüsse gestiegen. Tendenz steigend.

Statistik zur Verbreitung von VoIP Anschlüssen

Woran liegt das? Insbesondere die Verbreitung von Breitbandanschlüssen sorgte dafür, dass immer mehr Daten über das Internet stabil übertragen werden konnten. Mittlerweile ist das Internet so leistungsfähig geworden, dass die Übertragung verschiedenster Medien ohne Weiteres möglich ist. Neben E-Mail- und Dateiübertragung, das Surfen im Internet uvm. ist auch Audio- und Videostreaming über das Internet abzuwickeln. 

So ist aus dem Internet ein flächendeckendes Netz geworden, das eigentlich sämtliche Nutzungsvarianten abdecken kann - auch die Telefonie. Und damit ist ein eigenes Telefonnetz, wie das ISDN, überflüssig geworden. 

Das Internet hat dem ISDN somit seine Daseinsberechtigung entzogen. Natürlich gibt es nach wie vor Argumente für ISDN, jedoch wägen die großen Netzbetreiber die Argumente ab. Der Entschluss: Der Betrieb eines eigenen Netzes für die Telefonie inklusive des Aufwands für die Wartung und Instandhaltung, ist schlichtweg zu teuer. ISDN wird zugunsten von "ALL-IP" (alle Daten werden über das Internet übertragen) abgeschaltet.

Die Telekom als größter Netzbetreiber in Deutschland ist bereits in den letzten Zügen der ISDN-Abschaltung. Viele Verträge wurden gekündigt oder auf VoIP umgestellt. Gerade neue Verträge sind schon seit einigen Jahren VoIP-basiert. Bis Ende 2018 wollte die Telekom die Abschaltung zu Ende bringen. Ganz geklappt hat dies wohl nicht. Laut eigener Aussage ist die Telekom jedoch Anfang 2019 kurz vor der Fertigstellung.

Auch andere Anbieter ziehen nach. Offizielle Statements von Vodafone und Co. sagen: Bis 2022 wird ISDN noch betrieben. Danach ist auch hier Schluss.

Wie funktioniert eine VoIP-Telefonanlage?

Für ein modernes Unternehmen ist eine VoIP-Telefonanlage fast schon ein Muss. Höhere Effizienz sowie Flexibilität ermöglichen neue Arbeitsmethoden und erleichtern den Alltag. Egal ob großes Unternehmen, kleines Unternehmen oder Startup: Eine VoIP-Telefonanlage ist anpassungsfähig und bietet für jeden eine passende Lösung. Es gibt zwei Möglichkeiten: Entweder Sie entscheiden sich für eine stationäre, VoIP-fähige Telefonanlage, oder Sie verzichten auf Hardware und nutzen eine VoIP-Telefonanlage aus der Cloud. Man spricht bei der stationären Anlage auch von einer „On-Premise“-Lösung, bei der Cloud-Telefonanlage von einer „On-Demand“-Lösung. Beide Möglichkeiten haben ihre Vorzüge.

Zu wem passt eine VoIP-Telefonanlage?

Die VoIP-Telefonanlage passt vor allem zu Unternehmen, die für das Zeitalter der Digitalisierung gerüstet sein möchten und zukunftssicher über den neuen Telefonie-Standard Voice Over IP telefonieren möchten. Aufgrund der ISDN-Abschaltung führt eigentlich kein Weg an der Umstellung auf IP vorbei. 

Dies ist aber kein Grund zur Trauer, denn VoIP-Telefonanlagen bringen mehr Flexibilität und einen größeren Funktionsumfang mit sich, als herkömmliche ISDN-Telefonanlagen. Die Frage ist also nicht, ob überhaupt umgestellt werden sollte. Die eigentliche Entscheidung, die getroffen werden muss, ist, welche der beiden Lösungen - On-Premise oder On-Demand - für das Unternehmen infrage kommt.

On-Premise-Lösung: VoIP-fähige TK-Anlage an einem SIP-Trunk

Diese Variante eignet sich besonders für große Unternehmen oder wenn in Ihrer Region eine niedrige Bandbreite vorliegt. Durch die Verwendung einer physischen Telefonanlage kann trotzdem eine stabile Sprachübertragung gewährleistet werden. Durch den stetig weiterlaufenden Breitbandausbau sollte langsames Internet jedoch bald der Vergangenheit angehören. Die Deutsche Bundesregierung sieht den Ausbau digitaler Infrastrukturen als ein wichtiges Handlungsfeld an.

Eine Telefonanlage lässt sich mittels SIP-Trunk mit dem Internet und dem Provider verbinden. Ein Gesprächsaufbau erfolgt über den Provider, der an die Endgeräte vermittelt. Das geschieht über Sprachkanäle. Die Anzahl zur Verfügung gestellter Sprachkanäle kann angepasst werden.

Auch, wenn die Investition in eine neue Telefonanlage nur kurze Zeit zurück liegt (und diese bereits VoIP-fähig ist), kann die Anbindung der Telefonanlage mittels SIP-Trunk vorteilhafter sein. Schließlich möchte man die neu angeschaffte und teure Hardware nicht nach kurzer Zeit schon ausmustern. Denn auch die Einführung einer Cloud-TK-Anlage ist mit Aufwänden verbunden.

Schema SIP-Trunk

Vorteile einer On-Premise-Lösung

  • Kontrolle: Ist die Telefonanlage vor Ort installiert, haben Sie die volle Kontrolle über alle Daten.
  • Ausfälle: Sie selbst sind für die Wartung, Instandhaltung und Updates Ihrer Telefonanlage verantwortlich. So haben Sie die Telefonanlage immer selbst im Griff. Sollte es zu einem Ausfall kommen, können Sie selbst sofort handeln.
  • Integration: Sie kümmern sich selbst um die Software. Daher können Sie hier auch einfach interne Software, wie z.B. CRM-Systeme, anbinden. 

Nachteile einer On-Premise-Lösung

  • Kosten: Nicht nur die Investitionskosten bei einer Neu-Anschaffung einer stationären Telefonanlage sind hoch, auch die Kosten für die Bereitstellung, die Wartung, Pflege und Instandhaltung und für etwaige Erweiterungen, sollten in die Planungen aufgenommen werden. Des Weiteren ist es vorteilhaft, IT-Personal zu haben, das sich um die Telefonanlage kümmern kann. Andernfalls sind Sie doch auf Externe angewiesen (und der Vorteil der Kontrolle wird geschmälert).
  • Aufwand: Nicht nur Kosten (monetärer Aufwand) zählen zum Aufwand für die Installation und Instandhaltung der Telefonanlage, auch der zeitliche und personelle Aufwand ist nicht zu verachten.
  • Skalierbarkeit: Viele stationäre Telefonanlagen bieten häufig keine unbegrenzte Skalierbarkeit, sodass es möglich ist, dass aufwendige Erweiterungen oder Aufrüstungen eingeplant werden müssen.

On-Demand-Lösung: VoIP-Telefonanlage aus der Cloud

Der Hauptunterschied zu einer On-Premise-Lösung ist folgender: Es handelt sich nicht um eine physische Anlage, sondern um eine Software, die Sie aus der Cloud beziehen. Eine VoIP-Telefonanlage aus der Cloud wird in einem Rechenzentrum gehostet. Die Anschaffung von Hardware ist nicht notwendig.

Vorteile einer Cloud-VoIP-Telefonanlage:

  • Niedrigere Kosten: Teure Hardware, hohe Wartungskosten und geschultes IT-Personal für die TK-Anlage werden überflüssig.
  • Einfache Bedienung: Die Cloud-Telefonanlage kann von jedem und von überall über den Webbrowser bedient werden.

Dashboard Telefonanlage

  • Skalierbarkeit: Die Telefonanlage wächst mit Ihrem Unternehmen. Rufnummern können flexibel hinzugebucht werden. So zahlen Sie nur, was Sie nutzen. Es können jederzeit weitere Mitarbeiter hinzugefügt werden, ohne dass aufwendige Erweiterungen oder Aufrüstungen stattfinden müssen. 
  • Standortunabhängigkeit: Telefonieren Sie überall da, wo Sie eine Internetverbindung haben. Und das von Ihrem IP-Telefon, Smartphone oder Computer.
  • Sicherheit: Das Hosting in Hochsicherheits-Rechenzentren sorgt für hohe Sicherheit und minimiert die Ausfallgefahr. Georedundanz sorgt dafür, dass bei einem Problem in einem der Rechenzentren ein anderes nahtlos übernimmt. Ihre Daten sind sicher und Sie können weiter telefonieren - den Wechsel des Rechenzentrums merken Sie nicht.
  • Übertragung der Verantwortung / Wartungsfreiheit: Um Sicherheits- und Softwareupdates kümmert sich Ihr Provider. 

Nachteile einer VoIP-Telefonanlage aus der Cloud:

  • Augen auf bei der Provider-Wahl: Verschiedene Anbieter bieten auch verschiedene Lösungen. Achten Sie auf einen seriösen Provider.
  • Internetbandbreite: Die Bandbreite muss ausreichend sein, um Gesprächsabbrüche oder schlechte Qualität zu vermeiden.

Eine Cloud-Lösung bietet einige Vorteile gegenüber einer stationären Telefonanlage. Gerade die einfache Bedienung und die Kosteneinsparung sollten beachtet werden.

Welche Funktionen kann ich mit VoIP-Telefonie nutzen?

VoIP-Telefonanlagen bieten viele Funktionen, die herkömmliche Telefonanlagen oft nicht abbilden können. Insbesondere die Flexibilität zeichnet eine VoIP-Telefonanlage aus. Hier punkten insbesondere cloudbasierte VoIP-Telefonanlagen, wie die von fonial.

Zunächst einmal ist diese standortunabhängig: Sie können Ihre Cloud-Telefonanlage zu jeder Zeit und an jedem Ort über Ihren herkömmlichen Webbrowser konfigurieren. 

Außerdem ist es möglich, dass Sie Ihre Bürorufnummer unterwegs nutzen: Sei es im Home Office, an einem anderen Unternehmensstandort oder mobil, z.B. über eine Softphone-App auf Ihrem Handy. So sind Sie nicht nur stets erreichbar, Sie können auch von unterwegs mit Ihrer Festnetzrufnummer telefonieren. Verwenden Sie ein IP-Telefon oder eine Softphone-App, sogar zum Festnetztarif oder über Ihre (optional gebuchte) Flatrate.

Die Flexibilität zeigt sich auch in der Buchung der Komponenten, die Sie benötigen. Bei vielen Anbietern zahlen Sie nur das, was sie auch nutzen: Benötigen Sie eine weitere Rufnummer, können Sie diese einfach mit nur einem Klick aktivieren. Erst dann wird diese berechnet. Möchten Sie weitere Mitarbeiter einbinden oder Mailboxen einrichten, so müssen Sie nicht lange auf einen Techniker warten, der Hardware-Komponenten austauscht oder weitere Module einbaut. Bei der VoIP-Telefonanlage aus der Cloud können Sie diese in unbegrenzter Menge einfach hinzufügen und entsprechenden Rufnummern und Endgeräten zuordnen - alles ganz einfach über Ihren Webbrowser.

Benötigen Sie Ihre Rufnummer oder Flatrate nicht mehr, können Sie diese selbstständig und mit nur kurzen Kündigungsfristen deaktivieren.

Neben der besonderen Flexibilität zeichnet sich die VoIP-Telefonanlage durch einen besonders großen Funktionsumfang aus: Standard-Funktionen, wie Halten, Makeln, Weiterleiten sind natürlich enthalten. Doch auch professionelle Funktionen, wie Besetztlampenfelder und Pickup, zeitbasiertes Routing, Online-Fax, Interactive Voice Response (Sprachmenü) und vieles mehr, bietet Ihnen die VoIP-Telefonanlage.

Voraussetzungen für die VoIP-Telefonanlage

Wie viel Bandbreite benötigt VoIP?

Wichtigste Grundlage für die Nutzung eine VoIP-Telefonanlage ist eine durchgehend stabile Internetverbindung. Sonst leidet bei einem Telefongespräch schnell die Qualität der Sprachübertragung, oder es kann zu Verbindungsabbrüchen kommen. Wir empfehlen die benötigte Bandbreite vorab auszurechnen. Die erforderliche Bandbreite setzt sich zusammen aus den parallel geführten Gesprächen und der sonstigen Internetnutzung durch Recherchen, E-Mail Verkehr etc.

Zur Orientierung: Pro VoIP-Gespräch sollten bis zu 150 kBit/s im Up- und Downstream eingeplant werden (z.B. bei HD-Telefonie – bei Standard-Qualität fallen ca. 80-100 kBit/s an).

Wie kann ich die benötigte Bandbreite für VoIP berechnen?

Sind in Ihrem Unternehmen 10 Mitarbeiter tätig, bedeutet das, dass 10 parallele Gespräche möglich wären. Dann bedürfen es ca. 1,5 Mbit/s - denn es können ja 10 mal die entsprechenden 100 kbit/s bei Standard-Qualität anfallen. Bei ADSL-Anschlüssen muss beachtet werden, dass Upstream und Downstream asymmetrisch verlaufen, das heißt, dass der Upstream in der Regel deutlich langsamer ist als der Downstream. Bei kleinen Unternehmen ist ein ADSL-Anschluss jedoch trotzdem meistens ausreichend. In großen Unternehmen kann über einen SDSL-Anschluss nachgedacht werden. Bei diesem verlaufen Up- und Downstream nämlich symmetrisch, also gleich hoch.

Vergessen Sie bei der Berechnung der benötigten Bandbreite aber nicht, dass auch Anwendungen der alltäglichen Büro-Arbeit Bandbreite benötigen - zum Beispiel: E-Mail, browserbasierte Programme o.ä.

Tipp: Bei vielen Routern können VoIP-Telefonate priorisiert werden. Die Funktion nennt man „Quality of Service“ (QoS). Andere Up- oder Downstreams werden dann den VoIP-Gesprächen nachgestellt. Bei vielen Routern ist das aber auch schon in den Voreinstellungen verankert.

Natürlich ist es auch möglich, einen eigenen, zweiten Internetanschluss zu beziehen, der nur für die VoIP-Telefonie genutzt wird. In der Regel ist so ein Schritt aber nicht nötig.

VoIP-fähige Endgeräte sind ein Muss

Um problemlos mit einer VoIP-Telefonanlage zu telefonieren, sind VoIP-fähige Endgeräte ein Muss. Nicht nur Telefone sind damit gemeint, auch der Router muss VoIP unterstützen. Viele Router, beispielsweise die FritzBox 7490, bieten integrierte Telefoniefunktionen, sodass Sie auch ein herkömmliches Telefon anschließen können.

Am wichtigsten ist es jedoch, dass Ihr Router offen ist. Das heißt: Er darf Voice Over IP nicht durch bestimmte Einstellungen unterbinden. Auch Firewalls sollten den VoIP-Traffic passieren lassen und die entsprechenden VoIP-Ports sollten nicht anderweitig vergeben sein. 

Auch Ihr Festnetztelefon sollte VoIP-fähig sein, um alle Funktionen zu unterstützen. Dazu bietet eine Reihe von Herstellern die verschiedensten Telefone für jeden Bedarf und jeden Geldbeutel an. In der alltäglichen Nutzung unterscheiden sich diese Geräte nicht von herkömmlichen Festnetztelefonen. Der größte Unterschied: Das Telefon wird nicht an den ISDN- oder Analog-Telefonanschluss eingesteckt, sondern per LAN-Kabel an den Router oder einen Switch.

Ein Vorteil der VoIP-Telefonanlage: Sie können auch ohne Hardware telefonieren. Dazu gibt es so genannte Softphones für nahezu jede Plattform: Für Android- oder iOS-Smartphones, für PC, Max und Linux. Bei einem Softphone handelt es sich um eine einfache Software, mit der Sie telefonieren können. Die Software wird auf Ihrem Endgerät installiert, via Tastenfeld geben Sie die Rufnummer ein, die Sie anrufen möchten und die Software baut ein Gespräch über die Internetleitung auf. 

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur VoIP-Telefonanlage

Was bedeutet SIP?

Das „Session Initiation Protocol“ ist verantwortlich für den Gesprächsauf- und -abbau bei einem VoIP-Gespräch. Es handelt sich um ein Internetprotokoll.

Schema SIP

Wann wird ISDN abgeschaltet werden?

Die Deutsche Telekom plant bis Ende 2018 alle ISDN-Anschlüsse abgeschaltet zu haben. Andere Anbieter werden nachziehen. Im Jahr 2022 wird es nach Schätzungen kein ISDN in Deutschland mehr geben.

Kann ich meine alte ISDN-Telefonanlage weiterverwenden?

Über SIP-Trunk kann auch eine analoge Telefonanlage an das Internet angeschlossen werden. Ein SIP-Trunk wandelt analoge Signale in digitale um. Vor allem wenn der Kauf der Anlage noch nicht lange zurückliegt, ist das eine gute Möglichkeit VoIP zu nutzen und trotzdem nicht auf die Telefonanlage verzichten zu müssen. Für einen Einstieg in die VoIP-Telefonie oder als Übergangslösung ist diese Alternative jedoch durchaus geeignet. Auf Dauer ist ein Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage empfehlenswert.

Sind neue Endgeräte erforderlich?

Grundsätzlich empfiehlt sich die Verwendung von VoIP-Telefonen. Dieses sind Standard-Telefone, die über VoIP funktionieren. Sie haben also keinen Analog- oder ISDN-Anschluss mehr, sondern eine Buchse für das LAN-Kabel. Manche analogen Telefone können jedoch durch einen Adapter VoIP-fähig gemacht werden – hier leidet allerdings häufig der Funktionsreichtum und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Technologien ist fehleranfällig. Eine Übersicht von VoIP-Telefonen finden Sie auch im fonial Shop.

Wie schließe ich mein VoIP-Telefon an?

Ihr VoIP-Telefon wird über ein LAN-Kabel mit Ihrem Router oder einem Netzwerk-Switch verbunden. Einige Switche sind in der Lage ihr VoIP-Telefon zusätzlich mit Strom zu versorgen. Diese Technologie nennt sich Power-over-Ethernet (PoE). Nutzen Sie PoE, so benötigen Sie für die Stromversorgung Ihres VoIP-Telefons kein separates Netzteil mehr. Andernfalls versorgen Sie das Gerät mit einem Netzteil über eine herkömmliche Steckdose mit Strom.

Schema Anschluss VoIP-Telefon

Was ist der Unterschied zwischen einem VoIP- und einem SIP-Telefon?

SIP ist ein wichtiges Internetprotokoll, welches VoIP-Telefonie überhaupt erst ermöglicht. In dem Kontext hört man auch häufiger den Terminus "SIP-Telefon". Gemeint ist damit nichts anderes, als ein "VoIP-Telefon". Sie können die Ausdrücke "SIP-Telefon" und "VoIP-Telefon" in der Regel also synonym verwenden. Auch ein SIP-Telefon wird per LAN-Kabel an den Router angeschlossen, sodass über die Internetleitung telefoniert werden kann.

Kann ich schnurlos über VoIP telefonieren?

Natürlich können Sie auch schnurlos über VoIP telefonieren. In der Telekommunikation bekannt und bewährt ist der Funkstandard DECT, den Sie natürlich auch mit VoIP nutzen können. Einige Router, wie z.B. die FritzBox von AVM, beherrschen den DECT-Standard von Hause aus. Hier können Sie einfach ein schnurloses DECT-Mobilteil anbinden. Noch besser geeignet sind DECT-Telefone, die eine eigene Basisstation mitbringen. Diese Basisstation wird an Ihren Router angeschlossen und mit dem Handteil gekoppelt. So können Sie schnurlos über VoIP telefonieren.

Die meisten DECT-Mobilteile haben eine Reichweite von bis zu 50 Metern in Gebäuden und über 100 Metern auf freiem Gelände. So können Sie sich immer frei bewegen und sind trotzdem stets erreichbar.

Wie kann ich mein Smartphone integrieren?

Mittels sogenannter „Softphones“ können Smartphones als VoIP-Endgeräte benutzt werden. Dazu muss eine Applikation heruntergeladen werden, die dann mit einer Rufnummer verbunden werden muss. Softphones können für unterwegs praktisch sein. Für Vieltelefonierer oder Mitarbeiter im Büro ist ein IP-Telefon jedoch empfehlenswert.

Wie viele Mitarbeiter können über eine VoIP-Telefonanlage telefonieren?

Die Anzahl der Mitarbeiter ist im Prinzip nicht begrenzt. Sie können jederzeit neue Rufnummern hinzubuchen. Diese können je nach Gebrauch aktiviert oder deaktiviert, und einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Somit ist eine VoIP-Telefonanlage unbegrenzt skalierbar.

Wie lange dauert es, bis ich die VoIP-Telefonanlage nutzen kann?

Nach einer Rufnummernbestellung dauert es bei fonial in der Regel ca. eine Stunde, bis diese auch freigeschaltet werden. Danach können Sie diese einrichten und verwenden.

Kann ich die VoIP-Telefonanlage auf einer Dienstreise nutzen?

Voraussetzung zur Nutzung der VoIP-Telefonanlage ist ein Internetanschluss. Ist dieser gegeben, haben Sie von überall aus Zugriff auf Ihr Kundenkonto. Auch auf Dienstreisen können Sie unter Ihrer gewohnten Rufnummer erreichbar sein, wenn diese vorher mit dem IP-fähigen Endgerät verbinden, das Sie auf der Reise dabeihaben.