Erfolg durch ideale Arbeitsgestaltung

Rasanter Wandel

Unsere Umwelt entwickelt sich schon seit Anbeginn, aber noch nie scheinen Veränderungsprozesse so schnell vonstattengegangen zu sein wie heute. Besonders die Arbeitswelt erlebt ständig Neuerungen. Arbeit ist flexibler geworden, das betrifft sowohl den Standort als auch die Arbeitszeiten. Es entstehen innovative und globale Arbeitsweisen, die alle auf ein Ziel gerichtet sind: Hohe Produktivität und Effizienz. Trotzdem werden Arbeitsplätze individueller und differenzierter, noch nie gab es so viele verschiedene Berufsbezeichnungen. Aber wie geht man mit diesem Wandel um? Wie gestaltet man Arbeitsplätze so, dass hohe Leistungsmotivation daraus resultiert? Wer ist verantwortlich für diese optimale Gestaltung? Und was hat die Digitalisierung mit alldem zu tun?

Effiziente Arbeitsgestaltung

Die Arbeitsgestaltung bildet einen Bereich in der Arbeits- und Organisationspsychologie. In diesem werden Arbeitsplätze analysiert, um störende Gegebenheiten oder Zustände zu vermeiden und dadurch effizientere Arbeit zu ermöglichen. Die Nachfrage nach einer solchen Optimierung scheint hoch zu sein, denn immer mehr Psychologen widmen sich diesem Thema und werden als Arbeits-, Personal- oder Wirtschaftspsychologen tätig, um Hindernisse an Arbeitsplätzen zu analysieren. Eine Sache hat sich nämlich grundlegend geändert: Früher wurden schlechte Leistungen ausschließlich auf die Unfähigkeit des Arbeitnehmers zurückgeführt, dieser musste die volle Verantwortung tragen. Natürlich tragen Arbeitnehmer auch heute noch Verantwortung. Allerdings treten auch andere Umstände in den Vordergrund, z.B. Störfaktoren am Arbeitsplatz, unpräzise Aufgabenstellungen, fehlende Weiterbildungen oder andere Komponenten, die hinderlich für die Erbringung gewünschter Leistungen sind. Störfaktoren können unterschiedlich belastend sein. In handwerklichen Betrieben kann man es z.B. mit ungenügendem Schutz vor Chemikalien oder Lautstärke sein, die schwerwiegende gesundheitliche Folgen haben können. Bei Tätigkeiten, die im Büro ausgeführt werden, treten dagegen teilweise andere Probleme auf, beispielsweise fehlende Rückzugsmöglichkeiten, fehlende technische Ausstattung etc. Andere Faktoren, wie das Fehlen von geschlossenen Aufgaben, können an jedem Arbeitsplatz auftreten.

Eine gute Arbeitsgestaltung sorgt also für eine gesteigerte Wirtschaftlichkeit. Diese kann auf verschiedene Weisen erreicht werden. Entweder werden akut störende Umstände korrigiert, oder es wird ihnen vorgebeugt, man spricht dann von korrektiver oder präventiver Arbeitsgestaltung. Außerdem soll die Persönlichkeitsentwicklung der Arbeitnehmer gefördert werden. Das Individuum als solches steht in unserer modernen Arbeitswelt direkt im Fokus. Fachlich spricht man hier von prospektiver Arbeitsgestaltung.

Die Relevanz der Arbeitsgestaltung ermittelt auch der „Industrieverband Büro und Arbeitswelt“ (kurz: IBA) im Jahr 2017, in der die materielle Ausstattung des Arbeitsplatzes im Vordergrund steht. Durch eine Umfrage wurde ermittelt, dass 78% der Arbeitnehmer der Überzeugung sind, dass die Arbeitsplatzgestaltung direkten Einfluss auf ihre Produktivität hat. Nur 1% hält das für unwahrscheinlich, die restlichen 21% halten die Beeinflussung immerhin für möglich. Beschäftigte, die unzufrieden mit Ihrem Arbeitsplatz sind, stimmten dem Zusammenhang zwischen Gestaltung und Leistung eher zu.

Digitalisierte Arbeitswelt

Wie wichtig die Mitarbeiter eines Unternehmens sind zeigt auch Kathleen Fritzsche in Ihrer t3n Kolumne zur Digitalisierung. Zentrales Thema ist die ungenügende Vorbereitung von Mitarbeitern auf den Einsatz neuer Technologien.

„Nicht die Technologien, sondern die Mitarbeiter sind der wichtigste Baustein für die erfolgreiche Digitalisierung eines Unternehmens.“

Laut Fritzsche ist viel mehr Einsatz seitens der Arbeitgeber gefragt, um Mitarbeiter gezielt auf die Digitalisierung vorzubereiten. Momentan zeigen sich jene aber eher passiv und blenden die erforderlichen Maßnahmen aus. Dabei bilden Mitarbeiter den Grundbaustein eines jeden Unternehmens und sind somit auch elementar wichtig für den Erfolg des Unternehmens. Erst durch eine zuverlässige Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber kann erfolgreich digitalisiert werden. In der Realität fühlen sich viele Mitarbeiter aber mit dem Thema Digitalisierung alleingelassen. Das sind Zeichen einer weniger förderlichen Arbeitsgestaltung, an dieser Stelle wären Weiterbildungen oder andere Angebote des Arbeitgebers notwendig. Denn nicht nur die Mitarbeiter leiden unter solch schwierigen Umständen, sondern auch das Unternehmen kann Schäden davontragen.

Hinzu kommt die Tatsache, dass neuen Technologien oft mit Skepsis und Zurückhaltung begegnet wird. Oft siegt die Bequemlichkeit und es wird beim Altbewährten geblieben. Andere haben eher Angst, die Digitalisierung würde zum Abbau von Arbeitsplätzen führen. Die Arbeitnehmer stehen somit vor einer doppelten Herausforderung. An der Umgestaltung und Anpassung von Arbeitsplätzen führt letztlich kein Weg vorbei.

Wie sieht eine optimale Arbeitsgestaltung aus?

Nachfolgend sind einige Anhaltspunkte für gute Arbeitsgestaltung bzw. Hinweise auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit aufgelistet. Natürlich sind diese nicht pauschal auf alle Unternehmen anwendbar. Jedes Unternehmen arbeitet unter anderen Umständen, wodurch unterschiedliche Maßnahmen erforderlich sind. Dennoch dienen die folgenden Aspekte als aufschlussreiche Anhaltspunkte.

• Flache Hierarchien: Zusammenarbeiten bedeutet als Team zu agieren. Selbstverständlich treffen in einem Unternehmen Menschen in verschiedenen Positionen aufeinander. Eine klare Rollenverteilung ist grundsätzlich auch nichts Schlechtes. Voraussetzung ist, dass die Teamarbeit dadurch nicht behindert wird und Mitarbeiter sich trotzdem auf einer Ebene begegnen können.
• Kommunikation: Stressige oder schwierige Situationen können manchmal vorkommen. Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, ist gute Kommunikation die Lösung. Probleme müssen erkannt und angemessen besprochen werden. Dabei sollten alle Parteien in der Lage sein, Kompromisse einzugehen. Kommunikation hat auch eine präventive Wirkung und kann Probleme von vorne herein vermeiden.
• Aufgabengeschlossenheit: Aufgaben und Ziele müssen klar definiert werden. Sonst läuft man Gefahr aneinander vorbeizureden, dadurch wird effiziente Arbeit verhindert. Egal wie selbstverständlich eine Aufgabe für eine Person klingen mag, jemand anders könnte sie anders verstehen. Die Geschlossenheit von Aufgaben ist auch wichtiger Bestandteil des Projektmanagements.
• Autonomie: Jeder Mitarbeiter sollte um die Verantwortung und Wichtigkeit seiner Aufgabe Bescheid wissen. Das sorgt nachgewiesen für weniger Fehlzeiten und höhere Arbeitsleistung der Mitarbeiter.
• Rückmeldung: Anerkennung oder angemessene Kritik sind eine große Hilfe um seine eigene Arbeitsleistung einschätzen zu können. Gerade für neue Mitarbeiter ist das wichtig. Sollte der Arbeitgeber sich mit der Rückmeldung eher zurückhalten, muss das allerdings nichts Schlimmes heißen. Wer über seine eigene Leistung unsicher ist kann auch selbst mit Kollegen Rücksprache halten und sich ein Feedback einholen.
• Gezielter Einsatz von Technologien: Die Digitalisierung muss schrittweise Einzug in die Büros erhalten. Dabei muss dauerhaft ein Auge darauf geworfen werden, wie die Mitarbeiter mit neuen Technologien umgehen. Viele Technologien können eine große Erleichterung für Unternehmen darstellen. Vor allem in der Telefonie hat sich in den letzten Jahren viel verändert. Durch die Anstehende ISDN-Abschaltung der Telekom steigen viele Unternehmen auf SIP-Trunking oder Cloud-Telefonie um, diese Veränderung bringt viele Vorteile mit sich. Wichtig ist es alle Mitarbeiter mit solchen neuen Systemen vertraut zu machen.
• Weiterbildungen: In manchen Unternehmen sind unterstützende Weiterbildungen, Workshops oder Seminare erforderlich um Anschluss zu behalten.

Symbiose zwischen Mensch und Maschine

Durch effektive Arbeitsgestaltung können auch Neuerungen ohne Probleme in Unternehmen eingeführt werden. So entsteht auch der Zusammenhang zwischen Digitalisierung und Arbeitsgestaltung. Beachtet man die oben aufgeführten Schritte fallen Veränderungen wahrscheinlich leichter. Außerdem kann Mitarbeitern die Angst vor eben diesen Veränderungen genommen werden. Dazu besteht dann nämlich kein Grund mehr. Auch um seinen Arbeitsplatz muss niemand fürchten. Arbeitswissenschaftler Bernd Dworschak erklärt gegenüber der Augsburger Allgemeinen welche Eigenschaften auf dem Arbeitsmarkt immer gefragt sein werden und nicht von Maschinen oder Software ersetzt werden können:

„Zum Beispiel die Erfahrung von Mitarbeitern. Dazu kommen Kreativität, Spontanität und Problemlösungsfähigkeiten. Das hat der Mensch den Maschinen noch voraus.“

Verschiedene Stärken erlauben es also Mensch und Maschine Hand in Hand, und nicht, wie manche erwarten, gegeneinander zu arbeiten.

Bessere Kommunikation und Flexibilität durch Cloud-Telefonie

Cloud-Telefonie vereint gute Arbeitsgestaltung und Digitalisierung in einer Technologie. Durch das Beziehen von Diensten aus der Cloud wird eine Standortunabhängigkeit, und somit auch hohe Flexibilität möglich. In Unternehmen kann das viele Vorteile bringen. Home Office oder Dienstreisen werden erleichtert, denn durch Cloud-Telefonanlagen sind Sie nicht mehr nur im Büro erreichbar, wichtige Kunden, Mitarbeiter oder Partner können Sie unter Ihrer Bürorufnummer auf verschiedenen Endgeräten erreichen.

Ebenso profitieren Nutzer einer Cloud-Telefonanlage von den zahlreichen Funktionen, die die Unternehmenskommunikation auf ein neues Level heben und effiziente Arbeit unterstützen. Kleines Beispiel: fonial bietet unter über 100 weiteren die Funktion „BLF & Pick-Up“ an. Dabei kann der Telefonstatus von Kollegen eingesehen werden. Sie sehen beispielsweise, ob ein Mitarbeiter angerufen wird. Ist dieser verhindert, oder bereits in einem anderen Gespräch, können Sie für den Kollegen an Ihrem eigenen Telefon abheben. Unterstützt wird diese Funktion durch sogenannte „Besetztlampenfelder“, bei der Endgeräte der Mitarbeiter bestimmten Tasten auf Ihrem eigenen Endgerät zugeordnet werden können.

Von Diensten wie der Cloud-Telefonie können Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren. Diese kann auch Teil einer idealen Arbeitsgestaltung sein. Außerdem bereitet sie auf eine digitalisierte Zukunft vor.