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Die Web-Telefonanlage

Alle wichtigen Informationen zur Telefonanlage aus dem Web

Eine Telefonanlage, die sich im Web befindet? Das geht! Mit der Web-Telefonanlage können Sie große Vorteile nutzen, die eine herkömmliche Telefonanlage vor Ort nicht bieten kann. Was es mit der Web-Telefonanlage auf sich hat, welche Vorteile sie hat und wie viel eine Web-Telefonanlage kostet, erfahren Sie auf dieser Seite.

Was ist eine Web-Telefonanlage?

Eine Web-Telefonanlage ist eine Telefonanlage, die im Rechenzentrum gehostet wird und über den Internetanschluss bereitgestellt wird.

Auch die Telefonie wird über das Internet abgewickelt, dies nennt sich „Internettelefonie“, „VoIP (Voice over IP)“ oder „IP-Telefonie“. 

Die Einrichtung und Verwaltung der Telefonanlage erfolgen über einen Zugang über den herkömmlichen Webbrowser.

Wie funktioniert die Web-Telefonanlage?

Wie bereits beschrieben, handelt es sich bei einer Web-Telefonanlage um eine aus dem Rechenzentrum bereitgestellte „Software-as-a-Service“-Lösung. Als Synonym für die Web-Telefonanlage verwendet man aufgrund dessen auch den Begriff „Cloud-Telefonanlage“.

In den folgenden Absätzen erklären wir Ihnen, wie eine Web-Telefonanlage funktioniert, wie Sie damit im Alltag telefonieren und wie Sie Ihre Telefonanlage aus dem Web einrichten und verwalten.

Funktionsweise der Web-Telefonanlage

Nutzen Sie eine Web-Telefonanlage, so benötigen Sie keine stationäre Telefonanlage vor Ort mehr. Die Telefonanlage befindet sich nun in mehrfach geo-redundanten Hochsicherheitsrechenzentren und wird Ihnen über Ihren Internetanschluss bereitgestellt.

Durch das Hosting aus der Cloud entfallen für Sie Kosten für Investitionen und Wartung der Telefonanlage. Sämtliche Sicherheits- und Funktionsupdates werden im Rechenzentrum realisiert. Dabei ist hier immer gewährleistet, dass Ihre Telefonanlage und Ihre Daten vor Zugriffen Dritter, Umwelteinflüssen und Stromausfällen gesichert ist. 

Durch die Geo-Redundanz der Rechenzentren ist Ihre Web-Telefonanlage ausfallsicher. Gibt es in einem der Rechenzentren ein Problem, so übernimmt ein anderes nahtlos. Von dem Schwenk merken Sie nichts, auch nicht, wenn Sie sich gerade mitten in einem Telefongespräch befinden.

Telefonieren mit der Web-Telefonanlage

IP-Telefon: Snom D785Mit einer Web-Telefonanlage telefonieren Sie über den neuen Telefonie-Standard Voice Over IP. Dies ist ein Begriff für Internettelefonie. Im Zuge der ALL-IP-Umstellung werden sämtliche Telefonanschlüsse auf IP-Telefonie migriert, da das ISDN abgeschaltet wird.

Das Telefon wird nun nicht mehr in den Festnetzanschluss gesteckt, sondern per LAN-Kabel mit dem Router oder einen Netzwerkswitch verbunden. Die Gesprächsdaten werden über das Internet übertragen. In der alltäglichen Benutzung werden Sie aber keinen Unterschied zur herkömmlichen Festnetztelefonie spüren. Wichtig hierbei ist: Nutzen Sie IP-Telefone. Diese gibt es für jeden Bedarf und Geldbeutel. Die Weiternutzung von analogen Telefonen ist prinzipiell möglich, sofern man Adapter benutzt, aber nicht empfehlenswert, da es zu Störungen und Funktionalitätseinbußen kommen kann. Auch mit Software auf Ihrem Computer oder Ihrem Smartphone kann telefoniert werden. Weitere Informationen zu dieser Möglichkeit finden Sie in unserem Artikel zum Thema „Softphones“.

Ihr Telefon ist so auch mit der Telefonanlage aus dem Web verbunden. So können Funktionen, die sonst über die herkömmliche Telefonanlage genutzt wurden, über die Internetverbindung realisiert werden. Natürlich ist auch mit der Web-Telefonanlage Halten, Makeln, Weiterverbinden und viele weitere Funktionen, die Sie am Telefon selbst benutzen, möglich.

Konfiguration und Administration der Web-Telefonanlage

Die Konfiguration und Verwaltung der Telefonanlage übernehmen Sie über ein Web-Portal, auf das Sie mit Ihrem herkömmlichen Browser zugreifen können. Der Vorteil daran ist, dass Sie Einstellungen mit nur wenigen Klicks setzen können, ohne auf einen Techniker zurückgreifen zu müssen. Zudem können Sie standortunabhängig Änderungen durchführen, denn überall dort, wo Sie Zugriff auf eine Internetverbindung und einen Webbrowser haben, können Sie sich in Ihre Telefonanlage einloggen.

Webbrowser-Konfiguration der Web-Telefonanlage

Funktionen der Web-Telefonanlage

Eine Web-Telefonanlage bietet Ihnen zahlreiche Funktionen. In den meisten Fällen erhalten Sie mit einer Telefonanlage aus dem Web Zugriff auf eine deutlich höhere Anzahl und deutlich weitergreifende Funktionen, als herkömmliche stationäre TK-Anlagen abbilden konnten.

Standard-Telefonie-Funktionen, wie der Rufauf- und abbau, Anrufe halten und vermitteln werden natürlich abgebildet. Gerade durch die Profi-Features, die eine Web-Telefonanlage bietet, hebt sich diese von herkömmlichen Telefonanlagen ab. Beispiele sind:

  • Feierabendschaltung und zeitbasiertes Routing: Anrufe können nach frei definierbaren Regeln (z.B. nach Uhrzeit, Datum oder Wochentag) und Abhängigkeiten eingerichtet werden. So kann z.B. eine Feierabendschaltung eingerichtet werden, sodass Anrufer beispielsweise außerhalb der Öffnungszeiten an eine Mailbox weitergeleitet werden.
  • Besetztlampenfelder (BLF) und Pickup: Sie können die Leitungen ausgewählter Mitarbeiter mittels BLF überwachen und so sehen, ob die Leitung frei oder besetzt ist oder gerade angerufen wird. Mittels Pickup können Sie eingehende Anrufe auf die beobachteten Leitungen annehmen.
  • Mailboxen: Unbegrenzt viele Mailboxen können angelegt und regelbasiert abgespielt werden. Mailbox-Sprachnachrichten werden an die in der Mailbox hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
  • Web2Fax / Fax2Mail: Fax-Nachrichten können über den Browser, einer PC-Software oder einer Smartphone-App empfangen und gesendet werden. Eingehende Fax-Nachrichten werden als PDF-Datei per E-Mail versendet.
  • Konferenzen: Telefonkonferenzen können über eine Konferenzrufnummer online geplant und mit unbegrenzter Teilnehmeranzahl geführt werden. Dazu wählen die Teilnehmer die Konferenzrufnummer (eine Festnetznummer aus Ihrem Konto) und melden sich mit der PIN, die per E-Mail bei der Planung des Termins gesendet wurde, an.
  • Rufgruppen: Endgeräte können zu Rufgruppen zusammengefasst werden. So kann z.B. eine ganze Abteilung in einer Rufgruppe aufgehen. Bei einem Anruf klingeln alle Endgeräte, die sich in der Rufgruppe befinden. Der erste Teilnehmer, der abhebt, nimmt das Gespräch an.
  • Mobile Integration: Mittels Softphone-App können Smartphones als Nebenstelle in die Telefonanlage eingebunden werden.

Weitere Funktionen, die die Web-Telefonanlage von fonial bietet, finden Sie auf unserer Website im Bereich „Funktionen“.

Kosten der Web-Telefonanlage

Was kostet eine Web-Telefonanlage? Das ist natürlich eine der wichtigsten Fragen bei der Auswahl einer Lösung. Grundsätzlich lassen sich mit Web-Telefonanlagen immense Kosteneinsparungen realisieren, etwa durch den Wegfall von Hardwareinvestitionen und Wartungsverträgen. 

Zudem bieten die meisten Anbieter von Web-Telefonanlagen kurze oder keine Vertragslaufzeiten. Eine Kündigungsfrist von 1 Monat ist hier keine Seltenheit. Weitere Kosteneinsparpotenziale ergeben sich aus der flexiblen Nutzung und der Bedarfsorientierung von Web-Telefonanlagen. Meist lassen sich die Tarife an die Nutzeranzahl anpassen, sodass nur das bezahlt wird, was man auch nutzt (Pay-as-you-use-Modell).

Ein konkretes Beispiel möchten wir nun anhand der Web-Telefonanlage von fonial nennen:

Bei fonial fallen monatlich 2,90 € pro aktivierter Rufnummer im fonial PLUS Tarif mit allen (über 100) Funktionen an. Rufnummern können flexibel mit einer Frist zum Ende des Folgemonats gekündigt und jederzeit aktiviert werden. Es fallen nur Gebühren für die Rufnummern an, die aktiviert wurden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis der aktivierten Rufnummern, Ziele (Endgeräte, Mailboxen, IVRs) und Mitarbeiter können in unbegrenzter Anzahl angelegt werden.

Benötigen Sie also 4 Rufnummern und eine Fax-Nummer, so entstehen folgende Kosten: 

Rechenbeispiel für die Web-Telefonanlage

3 x Sprach-Rufnummer à 2,90 € netto / Monat = 8,70 € netto / Monat (10,35 € inkl. MwSt.)

1 x Fax-Nummer à 2,90 € netto / Monat = 2,90 € netto / Monat (3,45 € inkl. MwSt.)

= 11,60 € netto / Monat (13,80 € inkl. MwSt.)

Zzgl. Verbindungen (ausgehend, minutengenau abgerechnet)

Möchten Sie die Kosten für Ihre persönliche Anforderung berechnen? Nutzen Sie unseren Kostenkalkulator!

Vorteile der Web-Telefonanlage

Eine Web Telefonanlage, oder Cloud-Telefonanlage, wie sie auch genannt wird, hat viele Vorteile für Unternehmen, die wir auch schon in einigen Beiträgen behandelt haben. Die -unserer Meinung nach- 10 größten Vorteile möchten wir nun für eine bessere Übersichtlichkeit, noch einmal kurz vorstellen.

Investitions- und Wartungskosten sparen

Mit der Web Telefonanlage aus der Cloud sparen Sie sich Investitions- und Wartungskosten. Da die Telefonanlage in Rechenzentren gehosted und über den Internetanschluss bereitgestellt wird, benötigen Sie keine TK-Anlagen-Hardware mehr, die angeschafft oder gewartet werden muss. Im Gegenteil: Die Wartung der virtuellen Telefonanlage (Sicherheit, Funktionen) erfolgt durch den Provider. Ferner müssen Sie nicht unbedingt Hardware in Form von IP-fähigen Tischtelefonen o.ä. anschaffen, denn im Prinzip können Sie auch über Ihren Computer mit einem Softphone telefonieren.

Kosten im laufenden Betrieb sparen

Neben den Investitions- und Wartungskosten, die Sie mit einer Cloud-Telefonanlage sparen können, vermindern sich auch die Kosten im laufenden Betrieb. Oft ist der Betrieb einer Rufnummer wesentlich günstiger – bei fonial zahlen Sie 2,90€ für eine Rufnummer und erhalten dafür den gesamten Funktionsumfang (fonial PLUS). Die Telefonie über Voice Over IP ist auch oft günstiger, als die über das herkömmliche Festnetz. Außerdem können Sie Rufnummern nach Ihrem aktuellen Bedarf aktivieren und deaktivieren und passen so auch Ihre Telekommunikationskosten Ihrer aktuellen Situation an.

Standortübergreifende Verwaltung

Haben Sie mehrere Standorte, so müssen Sie nicht an jedem Standort eine eigene Telefonanlage aufstellen. Der Internetanschluss genügt. Zudem lassen sich alle Standorte in einem einzigen Kundenkonto verwalten – auch, wenn sich die Ortsnetz-Vorwahlen unterscheiden. So muss kein Techniker vor Ort sein oder lange Reisen zu den Standorten einplanen, denn die Konfiguration funktioniert aus dem Browser heraus.

Standortunabhängige Nutzung 

Eine Web Telefonanlage kann standortunabhängig genutzt werden. Heißt: Haben Sie Mitarbeiter im Home Office, im Außendienst oder sind selbst oft unterwegs, so bleiben Sie trotzdem über Ihre Büronummer erreichbar. Diese lässt sich auf mehreren Endgeräten und auch auf Ihrem Smartphone verwenden.

Umfassendes Routing für individuelle Erreichbarkeit

Ihre Erreichbarkeit können Sie mit einer Telefonanlage aus dem Web individuell planen und einstellen. Dies können Sie mit dem umfassenden Routing-Plan realisieren. Sind Sie unterwegs, so können Sie die Rufnummer auf Ihre Mobilfunknummer, auf einen SIP-Client auf Ihrem Handy oder an einen Stellvertreter weiterleiten. Außerdem können Sie Regeln einstellen, die immer greifen: Zum Beispiel zur Bürozeit und an Feiertagen. Es gibt fast keine Grenzen.

Großer Funktionsumfang

Natürlich müssen Sie keine Abstriche machen, was den Funktionsumfang einer Web Telefonanlage angeht. Neben den Telefonie-Funktionen erhalten Sie professionelle Funktionen, wie Fax (Web2Fax, Fax2Mail), Mailbox, IVR, Konferenzen und vieles mehr. Der Vorteil: Der Funktionsumfang kann mit Software-Updates immer erweitert werden. 

Regelmäßige Updates

Über den Anbieter erhalten Sie regelmäßige Updates. Diese werden Ihnen direkt über den Internetanschluss bereitgestellt, ohne dass Sie etwas tun müssen. Dies können Bugfixes, aber auch Funktions-Updates, das heißt, neue Features werden eingespielt, oder auch Sicherheitsupdates sein. So ist Ihre Telefonanlage immer auf dem neuesten Stand der Technik.

Einfache Konfiguration 

Sämtliche Funktionen lassen sich mit wenigen Klicks über den herkömmlichen Internetbrowser konfigurieren. Bei den unterstützten Geräten, die autoprovisioniert werden können, reicht es dann, diese einfach ans Internet anzuschließen. Mitarbeiter und Rufnummern, Weiterleitungsregeln, Mailboxen, IVR, Konferenzen und vieles mehr ist in wenigen Minuten selbst eingerichtet. So müssen Sie nicht mehr warten, dass ein Techniker kommt, um Ihnen beispielsweise eine neue Rufnummer einzuspielen, Weiterleitungen anzupassen oder neue Mitarbeiter anzulegen. Das alles können Sie selbstständig, kurzfristig und einfach in Ihrem Web Kundenkonto einstellen. 

Ausfallsicherheit 

Ein weiterer Vorteil, den die Web Telefonanlage bietet, ist die Ausfallsicherheit. Da die virtuelle Telefonanlage redundant gehosted wird, fällt die Anlage nicht aus. Gibt es in einem Rechenzentrum ein Problem, übernimmt ein anderes nahtlos. Sie merken von dem Wechsel gar nichts. Einziges Manko: Da die Telefonie über Voice Over IP funktioniert und über Ihren Internetanschluss läuft, ist diese leider auch, im Gegensatz von ISDN, von einem Stromausfall betroffen. Da ISDN aber bald abgeschaltet wird, ist Voice Over IP auch ohne Web Telefonanlage bald gesetzt.

Keine Mindestvertragslaufzeiten

Bei vielen VoIP Anbietern, wie fonial, haben Sie den Vorteil, dass keine Mindestvertragslaufzeiten bestehen. Wenn Sie Rufnummern, Optionen oder ganz kündigen möchten, so können Sie dies innerhalb eines Monats zum Monatsende tun. So bleiben Sie stets flexibel. Bei einem Anbieterwechsel können Sie Ihre Rufnummern natürlich immer mitnehmen.

Umstieg auf die Web-Telefonanlage

Der Umstieg auf eine Web-Telefonanlage ist einfach zu realisieren. Dazu sind nur wenige Schritte notwendig. Im Folgenden geben wir Informationen zum erfolgreichen Umstieg auf eine Telefonanlage aus dem Web. 

Für wen lohnt sich der Einsatz einer Web-Telefonanlage?

Da eine Web-Telefonanlage unbegrenzt skalierbar ist, lohnt sie sich für jeden Anwendungsfall. Schon ab dem ersten Anwender ist die Web-Telefonanlage vorteilhaft, insbesondere bei pay-as-you-use-Modellen. Hier können sie für jeden Mitarbeiter eine neue Rufnummer aktivieren und zahlen immer nur nach Ihrem aktuellen Bedarf. 

Insbesondere im Hinblick auf die Umstellung auf ALL-IP und die ISDN-Abschaltung müssen Sie sich nach Alternativen zu ISDN-Telefonanlagen und -Anschlüssen suchen. Hier ist die Web-Telefonanlage die geeignete Lösung für die Zukunft mit VoIP.

Gerade, wer beim Umstieg von Sparpotenzialen und einer größtmöglichen Flexibilität profitieren möchte, für den lohnt sich der Einsatz einer Telefonanlage aus dem Web.

Technische Voraussetzungen für die Nutzung einer Web-Telefonanlage

Wenn Sie auf eine Web-Telefonanlage umsteigen möchten, so müssen Sie ein paar technische Voraussetzungen mitbringen.

Die wichtigste Voraussetzung ist der passende Internetanschluss. Dieser muss genügend Bandbreite für die Internettelefonie und die weitere Nutzung mitbringen. Pro Gespräch werden ca. 80-150 kbit/s im Up- und Download belegt. Bei 5 parallelen Gesprächen fallen so 400-750 kbit/s im Up- und Download an – nebst Standard-Internetanwendungen wie der E-Mail-Empfang, browserbasierter Software uvm.

Weitere Informationen und Berechnungshilfen zu dem Thema finden Sie in unserem Beitrag „Wie viel Bandbreite benötigt VoIP?“.

Bestellen oder portieren: So erhalten Sie Ihre Rufnummern

Haben Sie bereits einen Anlagenanschluss, dessen Rufnummern Sie weiter benutzen möchten? Kein Problem! Ihre Rufnummern lassen sich reibungslos portieren. Die Rufnummernportierung beauftragen Sie bei fonial in Ihrem Kundenkonto. Die Kommunikation mit Ihrem Alt-Anbieter übernehmen wir für Sie und informieren Sie, sobald ein Portierungstermin steht. Ein paar Tage vor dem Portierungsdatum spielen wir Ihre Rufnummern ein, sodass Sie diese schon konfigurieren können und am Portierungstag bereit sind zu telefonieren. 

Benötigen Sie neue Rufnummern, so können Sie diese einfach bestellen. Bei fonial können Sie Rufnummern aus allen 5.200 Ortsnetzen in Deutschland bestellen, sofern Sie einen Sitz in dem entsprechenden Ortsnetz nachweisen können. Der Nachweis erfolgt z.B. durch eine Gewerbeanmeldung, einen HR-Auszug, einer Versorgerrechnung, einem Mietvertrag oder einer Telefonrechnung. Die Rufnummern werden Ihnen automatisch in kürzester Zeit eingespielt und können sofort genutzt werden.

Welche Hardware wird benötigt?

Wie bereits am Anfang dieses Textes beschrieben, benötigen Sie keine Telefonanlagen-Hardware mehr. Dies mach einen großen Teil des Sparpotenzial von Web-Telefonanlagen aus.

Trotzdem wird natürlich weitere Hardware benötigt. Insbesondere ein Router und ggf. Netzwerkswitche, die Sie mit dem Internet verbinden, sind notwendig, um die Internettelefonie zu nutzen. 

Im Allgemeinen empfiehlt sich zudem die Nutzung von Hardware-IP-Telefonen. Diese werden per LAN-Kabel direkt an den Router oder den Netzwerkswitch angesteckt. IP-Telefone gibt es für jeden Bedarf und jeden Geldbeutel und unterscheiden sich optisch nur unwesentlich bis gar nicht von herkömmlichen Analog-Telefonen.

In unserem fonial Online-Shop finden Sie eine große Auswahl an IP-Telefonen.

Auch mit schnurlosen Telefonen können Sie über die Web-Telefone telefonieren. Dies sind dann Geräte auf Basis des Funkstandards DECT. DECT-Telefone bestehen aus einer Basisstation und einem DECT-Handset. Die Basisstation wird an den Router angeschlossen und gelangt so ins Internet. Sie sendet dann DECT-Funkstrahlen aus, die die Verbindung zum DECT-Handset aufbauen und über die eine Telefonverbindung entsteht. 

Im fonial Online-Shop finden Sie eine große Auswahl an DECT-Telefonen.

Natürlich können Sie auch ohne Hardware telefonieren. Dazu gibt es Software für Computer und Smartphones, die Sie als Nebenstelle einbinden können. Weitere Informationen zum Thema Softphones finden Sie in unserem Glossar unter dem Begriff „Softphone“.