Was ist Unified Communications (UC) ?
Unified Communications (zu Deutsch "vereinheitlichte Kommunikation") bezeichnet eine zentrale Anwendungsumgebung, auf der alle bereits bestehenden Kommunikationskanäle, darunter Chat, Videokonferenzen, Telefonie, E-Mail, Instant Messaging und Präsenzanzeigen über API zusammengeführt werden. Die Telefonie läuft dabei über VoIP.
Die Zusammenführung der synchronen und asynchronen Kommunikationskanäle verläuft über eine Unified Communications Platform (UC-Plattform), die als Basis der geschäftlichen Kommunikation fungiert und den Nutzer bei der Auswahl des passenden Endgerätes unterstützt. Dabei hat die Zusammenführung der Kommunikationskanäle verbunden mit der Integration der Präsenzfunktion das Ziel Arbeitsprozesse zu beschleunigen, interne und externe Kommunikation zu verbessern und die Erreichbarkeit von Mitarbeitenden während Arbeitsphasen mit verteilter Arbeit zu erleichtern.
Vorteile von Unified Communications
Die Einführung von Unified Communications ist in vielerlei Hinsicht überaus vorteilhaft für ein Unternehmen. Die Vorteile, die aus der Vereinheitlichung der internen und externen Kommunikation resultieren, möchten wir im Folgenden auflisten:
- Weniger Sicherheitsrisiken: Durch die Zusammenführung der Kommunikationsdienste über die zentral administrierte UC-Plattform wird die Anzahl der genutzten Kommunikationsdienste eingegrenzt und Sicherheitsrisiken minimiert.
- Einfache Verwaltung: Mitarbeitende erhalten durch die zentrale Plattform eine übersichtliche Organisationsbasis für ihre Kommunikations- und Arbeitsprozesse.
- Weniger Kosten: Der Einsatz von UC erspart nicht nur Kosten in Bezug auf die Administration durch den Einsatz der UC-Platform, sondern minimiert auch Anschaffungs- und Wartungskosten für eine Vielzahl von externen Diensten sowie Kosten für Meetings in externen Meetingräumen ausserhalb des Firmenstandortes oder Dienstreisen durch Konferenz-Funktionen wie zum Beispiel Screen-Sharing.
- Mehr Flexibilität: Durch die flexiblen Einsatzmöglichkeiten von Unified Communications können Arbeitsprozesse von überall aus über jegliche Endgeräte stattfinden, wodurch Mitarbeitenden vollste Flexibilität geboten und Kundenanfragen schneller bearbeitet werden können.
- Effizientere Arbeitsprozesse: Wie bereits angedeutet, wird unter Verwendung von UC die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert. Durch Funktionen wie die integrierte Präsenzfunktionen können Mitarbeitende live einsehen, ob der gewünschte Kollege erreichbar ist oder abwesend. Je nach verwendetem UC-System sind auch weitere Aktivitätsstatus zu sehen, wie zum Beispiel ob der Kollege gerade im Meeting steckt, nicht gestört werden will, im Urlaub ist oder bereits Feierabend gemacht hat. Durch diese Funktionen können Arbeitsprozesse mobil, vom Büro oder Homeoffice aus beschleunigt und wertvolle Arbeitszeit maximal produktiv genutzt werden, da Mitarbeitende so über Abwesenheiten der gewünschten Kollegen informiert werden und sofort per Nachricht nach einem passenden Zeitfenster fragen können.
Nachteile von Unified Communications
Auf Seiten der Unternehmen ist Unified Communications ein Pluspunkt für das Kommunikationsmanagement, birgt jedoch auch Sicherheitsrisiken durch die API.
Folgende Nachteile könnten zudem auf Seiten der Mitarbeitenden entstehen:
- Reizüberflutung
- Verschwimmung von Freizeit und Arbeitszeit
- Einarbeitung und Gewöhnung an neue Systeme
Unterschied Unified Communications und Unified Messaging (UM)
Unified Messaging umfasst ausschließlich asynchrone Kommunikationskanäle wie E-Mail, Sprachnachrichten, Voice Mail, Fax oder Textnachrichten, die innerhalb eines Portals gebündelt werden. Unified Communications erweitert diese asynchronen Funktionen um synchrone Echtzeitkommunikations-Funktionen (Real-Time Communication), wodurch Unified Messaging nur einen Teilbereich von Unified Communications darstellt.
Unified Communications und Unified Communications as a Service (UCAAS)
Unified Communications as a Service ist eine cloudbasierte Bereitstellungsform von Unified Communications. Das bedeutet, dass diese Bereitstellungsform von externen Providern im Internet bereitsgestellt wird und innerhalb eines Unternehmens lokal in der Cloud läuft. Ein Vorteil dieser Bereitstellungsform ist zudem die Kostenverteilung, da bei UCAAS-Plattformen keine teuren Investitionen für Server entstehen, sondern nur monatliche/ jährliche Gebühren pro Nutzer.
UCAAS Providers:
Folgende gängige UCAAS-Providers sind unter anderem auf dem Markt zu finden:
- Microsoft Teams Phone
- RingCentral
- Zoom Phone
- 8×8
- Cisco
Unified Communications und Collaboration (UCC)
Unified Communications and Collaboration (zu Deutsch "gemeinsame Kommunikation und Zusammenarbeit") stellt eine Erweiterungsform der Unified Communications dar. Das bedeutet, dass diese Erweiterungsform die UC-Funktionen um weitere Funktionen erweitert, um nicht nur in Echtzeit kommunizieren zu können, sondern auch eine Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten zu ermöglichen. Eine der gängigen UCC-Plattformen für gemeinsame Zusammenarbeit ist zum Beispiel Microsoft Teams.
Collaboration Tools
Im Folgenden finden sie weitere gängige Collaboration Tools:
- Slack
- Google Workspace
- Miro
- Trello
- Asana