03. März 2021 (aktualisiert am 16. April 2021)      Erstellt von Viktoria Szostakowski     Arbeitsleben

Hilfreiche Tools für Startups

Es gibt zahlreiche Tools, die Arbeitsprozesse effizienter gestalten und so den Arbeitsalltag erleichtern. Jedoch sind die Anwendungen großer Tech-Konzerne oft mit hohen Kosten verbunden. Startups stehen oft vor der Herausforderung, sowohl ihr Unternehmen schnell wachsen zu lassen, als auch Kosten zu sparen. Zum Glück gibt es auch viele Open-Source-Anwendungen, die einen gleichwertigen Funktionsumfang bieten und auch als Freemium-Modelle erhältlich sind. In diesem Artikel stellen wir nützliche Tools für unterschiedliche Tätigkeitsfelder speziell für Startups vor.

Tools für das Online-Marketing

Jedes erfolgreiche Unternehmen sollte an seiner Online-Präsenz arbeiten. Diese lässt sich mithilfe von Tools leichter überschauen und effektiv verbessern. Folgende Tools können hilfreich sein:

E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing ist eine der erfolgreichsten Marketing-Aktivitäten. Mailchimp dient einem schnellen Aufbau einer Interessentengruppe und somit von potenziellen Kunden. Mailchimp ist der Marktführer im Bereich Newsletter-Tool und ist insbesondere für Gründer interessant. Dieses Tool bietet ein übersichtliches Kontakt-Management, intuitive E-Mail-Gestaltung und zahlreiche Tracking- und Reporting-Funktionen. Mit Mailchimps „Free Forever“-Plan können Startups jeden Monat bis zu 12.000 E-Mails an bis zu 2.000 Abonnenten gratis verschicken. Bei Mailchimp handelt es sich jedoch um keinen deutschen Anbieter. Sprich, die Server sind nicht in Deutschland gehostet, was bei manchen in Bezug auf Datensicherheit Zweifel hervorrufen kann.

Eine leistungsstarke Alternative ist Cleverreach. Bei Cleverreach handelt es sich ebenfalls um eine E-Mail Marketing Software, die sich sowohl für Profis als auch Einsteiger eignet. Das deutsche Unternehmen hostet ihre Server in Deutschland und garantiert somit ein hohes Maß an Datensicherheit. Es können bis zu 1.000 E-Mails an bis zu 250 Empfänger pro Monat kostenfrei versendet werden – Cleverreach ist also ideal für aufstrebende Startups!

Sichtbarkeit steigern

Hootsuite ist eine Anwendung für die gleichzeitige Verwaltung und Betreuung mehrerer verschiedener Social Media Kanäle. Auf diese Weise kann eine Menge Zeit und Ressourcen gespart werden, wodurch Sie sich besser auf das Hauptgeschäft konzentrieren können. Mit Hootsuite lassen sich Beiträge vorbereiten, für bestimmte Zeiten vorplanen und veröffentlichen. Auch Nachrichten oder Erwähnungen von Nutzern können hierüber verfolgt werden. Mit den von Hootsuite erstellten Statistiken zu Ihren Social Media Aktivitäten können Sie Ihre Social Media Strategie optimieren.

Richtig eingesetzt erspart Ihnen Hootsuite viel Arbeit. Jedoch spricht auch einiges gegen Hootsuite. Oft wird kritisiert, Hootsuite sei bei der modernen Webentwicklung nicht mitgekommen. So gab es das letzte große Designupdate vor über 3 Jahren. Zudem erlaubt Hootsuite noch immer nicht, die Sichtbarkeit von Nutzerkommentaren zu managen, sodass toxische Kommentare länger sichtbar bleiben und Ihrem Unternehmen oder Ihrer Person schaden können. Weiterhin sei die Einbindung der Social Media Plattform Instagram mangelhaft. Hinzu kommt, dass Hootsuite eine verhältnismäßig teure Plattform ist. Da die kostenlose Version nur maximal 3 Social-Media-Accounts unterstützt und keine Teamarbeit zulässt, sind auch kleinere Unternehmen auf die Bezahlversion angewiesen. Zusätzlich erhöhen einige spezielle Analysetools die monatlichen Pauschalen.

Der Social-Media-Manager Buffer ist eine vielversprechende Alternative zu Hootsuite. Mit diesem können Sie Inhalte auf verschiedenen sozialen Netzwerken veröffentlichen und mehrere Social-Media-Profile miteinander verbinden. Das Programm nutzt dafür eine Warteschlange, auf der Sie Ihre Postings planen. Auch das regelmäßige automatisierte Teilen von Inhalten wird damit unterstützt. Posts können Nachrichten, Artikel, Videos, Fotos und vieles mehr sein. Neben der kostenlosen Version können Sie zwischen drei weiteren Modellen wählen, die sich an Ihren Bedürfnissen orientieren.

Buffer überzeugt dadurch, dass es Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+, Instagram und Pinterest verbindet. Zudem optimiert das Pablo-Feature Bilder für Ihre Netzwerke und auf Wünschen können auch RSS-Feeds generiert werden. Zu den Nachteilen gehört jedoch, dass keine deutsche Version vorhanden ist und die Einbindung von Instagram lediglich eingeschränkt möglich ist, da Buffer dort nicht selbstständig posten kann.

Website-Pflege

Wix ermöglicht den Aufbau einer Homepage nach dem Baukasten-Prinzip und eignet sich daher insbesondere für die, die wenige Kenntnisse im Design und Erstellen einer Webseite haben. Die kostenlose Wix-Version beinhaltet Grundstrukturen für Webseiten, Blogs und Shops mit über 100 Templates. Erst für Personalisierung, passwortgeschützte Seiten und Community-Funktionen wird eine monatliche Grundgebühr fällig.

Wix überzeugt insbesondere durch die Designoptionen. Es verfügt nämlich über sehr stylische Template und Vorlagen für viele Branchen. Weiterhin bietet es sehr viele Gestaltungsfreiheiten und z.B. auch die Einbindung von Animationen an. Jedoch ist der Wechsel der Templates eingeschränkt und es gibt keinen Zugriff auf Quellcodes. Das bedeutet, dass Wix das Bearbeiten von HTML oder CSS einer Webseite nicht zulässt.

Kommunikation: Mit diesen Tools kein Problem

Es bestehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Kommunikation mit seinem Team oder Kunden. Sowohl die klassische Telefonie als auch Messanger-Dienste, Videochats und E-Mails stellen mögliche Kommunikationskanäle dar. Es ist wichtig, den Überblick zu behalten und sich auf einige wenige Tools zu beschränken.

fonial Telefonanlage

Die virtuelle Telefonanlage von fonial ist eine funktionsreiche und leistungsstarke Cloud-Anwendung, mit der Sie Ihre Telefonie optimal verwalten können. Dank der unendlichen Skalierbarkeit und Flexibilität eignet sich die Telefonanlage sowohl für Startups als auch mittelständige und große Unternehmen. Innerhalb der Free-Versionen stehen Ihnen grundlegende Funktionen zur Verfügung, die für den Anfang durchaus ausreichend sind. Die Bezahlversion fonial PLUS hingegen beinhaltet eine große Bandweite an Profifunktionen.

Mit fonial PLUS stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die ein professionelles Telefonie-Erlebnis zum kleinen Preis ermöglichen. Für 2,90€ (3,45€ inkl. MwSt.) monatlich pro aktivierte Rufnummer genießen Sie die Vorzüge hilfreicher Funktionen wie z.B. Konferenzen, IVR oder E-Fax. Zudem können jederzeit Rufnummern hinzugebucht werden. Die fonial Telefonanlage eignet sich auch für den mobilen Einsatz. Sie können sog. Softphone-Anwendungen in die fonial Telefonanlage einbinden und so auch außerhalb des Büros erreichbar sein.

Messanger-Dienst

Discord stellt eine komplett kostenlose Alternative zu Slack und Skype dar. Die Anwendung, die sich ursprünglich an Gamer richtet, bietet die Möglichkeit, unkompliziert eigene Server zu erstellen, um sich mit Freunden oder Kollegen eine eigene Chat-Umgebung zu schaffen, in der wiederum Channels zu einzelnen Themen erstellt werden können. Zudem bietet Discord einen Audio-Codec und lässt sich mit Diensten wie Facebook und Twitter verbinden.

Discord überzeugt durch eine übersichtliche Nutzeroberfläche und intuitive Bedienung und ist für iOS, Android, PC, Mac und direkt im Browser verfügbar. Neben dem Text- und Sprachchat ist auch ein Videochat integriert. Jedoch gibt es Minuspunkte hinsichtlich des Datenschutzes. Discord behält sich die Rechte vor, Chats zu lesen, zu verwenden und weiterzuverkaufen, sodass auch personalisierte Werbung angezeigt wird.

Video-Call

Zoom ist eine Software für virtuelle Meetings, dessen kostenlose Einsteigerversion für kleine Teams eine interessante Option für Startups sein kann. Bei drei oder mehr Teilnehmern in einem Gruppengespräch gibt es allerdings ein Zeitlimit von 40 Minuten. Weiterhin muss im Rahmen der Einsteigerversion auf eigene Domains, Unternehmensbranding und Reportings verzichtet werden. Diese Einschränkungen sind für Gründer jedoch durchaus tragbar.

Seit den verhängten Maßnahmen zur sozialen Distanzierung aufgrund der COVID-19-Pandemie hat die Nutzung von Zoom stark zugenommen. Sowohl Unternehmen als auch Schulen und Universitäten greifen auf die Anwendung zurück. Jedoch sind in letzter Zeit viele Kritiken aufgekommen. Sicherheitslücken, sog. Zoombombing und andere Datenschutzprobleme haben Zoom ist ein eher schlechtes Licht rücken lassen. Jedoch haben die Entwickler auf die Vorwürfe reagiert und arbeiten weiterhin an Verbesserungen. Um datenschutztechnischen Unsicherheiten aus dem Weg zu gehen, empfiehlt es sich unteranderem, die bezahlte und neuste Version zu nutzen, als Server-Standort Europa festzusetzen und Ihre Daten (z. B. aufgezeichnete Videokonferenzen) lokal bei Ihnen auf dem firmeneigenen Server zu speichern.

Software für Projektmanagement und Verwaltung

Wenn parallel mehrere Projekte laufen, kann es schnell passieren, dass der Überblick über Termine, Fristen und Absprachen verloren geht. Es gibt jedoch einige Anwendungen, die Sie bei Ihrer Organisation unterstützen.

Projektmanagement

Die kostenlose Anwendung Trello wurde speziell fürs Projektmanagement konzipiert.

Es handelt sich um ein visuelles Organisationstool, das bei der Organisation, dem Teilen und Kommentieren von Projekten hilft. Mithilfe eines Boards mit Listen und verschiedenen Teilaufgaben kann die Projektentwicklung von mehreren Benutzern eingesehen und bearbeitet werden. Einzelne Teilaufgaben können kommentiert werden und lassen sich innerhalb einer Liste oder zu einer anderen Liste verschieben. Für jede Aufgabe kann zudem eine Checkliste und ein Fälligkeitsdatum angelegt werden.

Trello bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten und Zusatzfeatures. Zudem ist sehr benutzerfreundlich und intuitiv und eignet sich daher auch für Anfänger. Zudem besticht Trello durch eine mobile App, die den gleichen Funktionsumfang enthält wie die Desktop-Version. Gegen Trello spricht jedoch, dass es keine Möglichkeit gibt, die Instanz auf einem eigenen Server zu hosten. Zudem können Boards nicht gelöscht, sondern bloß geschlossen und archiviert werden. Der Trello-Support ist nur per E-Mail erreichbar.

Die Projektmanagement-Software Asana bietet Funktionen zur Projekt- und Aufgabenverwaltung, zur Definition von Zielen und Milestones, zur Kollaboration und zur Zeitplanung. Das Tool ist für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern kostenlos. Zudem sind die Features innerhalb der kostenlosen Version nur gering eingeschränkt.

Das ansprechende Design von Asana überzeugt zusätzlich durch seine intuitive und benutzerfreundliche Menüführung. Es ermöglicht transparentes, agiles Arbeiten, da alle Projektteilnehmer zur selben Zeiten über dieselben Informationen verfügen. Diese sind ebenfalls in der Mobile-App verfügbar. Die kostenlose version kann sogar mit bis zu 15 Teilnehmern genutzt werden. Jedoch bietet Asana im Vergleich einen geringeren Funktionsumfang, denn Aufgaben und Listen lassen sich nur eingeschränkt sortieren. Zudem ist der Datenschutz und Sicherheit verbesserungswürdig und der Preis im Verhältnis zum Leistungsumfang sehr hoch.

Verwaltung

Todoist richtet sich an Teams mit bis zu fünf Mitgliedern und ist eine intelligente Lösung, um Aufgaben zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten. Aufgaben lassen sich nach Prioritäten ordnen, Bearbeitern mit Fälligkeitsdaten zuordnen und Dateien und Kommentare hinzufügen. Mithilfe einer App lässt sich das Tool auch mobil nutzen. Insgesamt 80 aktive Projekte mit jeweils fünf Personen pro Projekt sind in der Gratis-Version enthalten.

Todoist ist eine kostengünstige Produktivitätslösung für kleine Teams. Zudem lassen Zeiterfassung, Dokumentationstools und mehr über externe Integrationen ergänzen. Als Unterstützung steht einem ein hilfreicher Support mit FAQ, Hilfeseiten und Support zur Verfügung. Jedoch bietet Todoist im Vergleich wenige Funktionen im Bereich Projektmanagement. Weiterhin ist die Lage im Bereich DSGVO unklar, denn der Kunde muss explizit überprüfen, ob eine Datenspeicherung außerhalb der EU vorliegt.

Finanzen: Auch dafür gibt es günstige Lösungen

Eine genaue und ordentliche Buchhaltung ist die Grundlage eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Jedoch können sich bei vielen Rechnungen und Formularen schnell Fehler einschleichen. Buchhaltungssoftware können hier helfen.

Billomat ist eine selbsterklärende Buchhaltungssoftware, die maximale Flexibilität und Komfort anbietet. Die umfassende Funktionsvielfalt unterstützt Sie bei allen möglichen Prozessen und hilft Ihnen dabei, den Arbeitstag effizienter zu gestalten. Besonders praktisch: Billomat gibt es auch als App fürs Handy. So können Sie auch unterwegs wichtige Angelegenheit schnell lösen. Nach einem 14-tägigen Probezeitraum haben Sie die Möglichkeit, zwischen drei Tarifoptionen zu wählen, die jeweils unterschiedliche Anforderungen bedienen. Die Optionen entsprechen aber jeweils einem fairen Preis-Leistungsverhältnis.

Überblick über alle Rechnungen

Das Online-Rechnungsprogramm Debitoor ermöglicht einfach und schnell professionelle Kundenrechnungen, Angebote, Gutschriften oder Mahnungen zu erstellen.  Sie behalten auf diese Weise jederzeit den Überblick über Ihre Buchhaltung. Die Rechnungsvorlage stellt sicher, dass sämtliche rechtliche Anforderungen erfüllt werden. Außerdem bietet das Tool einen Überblick über alle bezahlten, fälligen oder überfälligen Rechnungen. Monatliche Rechnungen können zudem automatisiert verschickt werden.

Invoice Ninja ist ein Buchhaltungswerkzeug, das Unternehmen in der Gründungsphase eine gute Starthilfe bieten kann.  Auf dem Dashboard finden Nutzer eine praktische Übersicht über ihre gesamten Einnahmen, die Anzahl erstellter und versendeter Rechnungen sowie die letzten Aktivitäten. Auch die Gratis-Version von Invoice Ninja umfasst zahlreiche Funktionen.

Hilfe bei Rechts- und Steuerfragen

Foundersbox bietet kostenlose Hilfestellung in Rechts- und Steuerfragen. Das Tool stellt Gründern Vorlagen für Gesellschafts- und Arbeitsverträge aber auch ein Beispiel für ein Series-A-Term-Sheet zur Verfügung. Für die Nutzung des Dienstes ist eine Registrierung notwendig.

Elster versammelt sämtliche Steuerformulare und Anträge und bietet Sie kostenfrei zum Download an. Zudem kann über Elster die Steuererklärung digital an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Für die Nutzung des Tools ist lediglich eine Anmeldung mit der persönlichen Identifikationsnummer erforderlich. Schon vor der Vermittlung ans Finanzamt werden alle angegebenen Daten auf Plausibilität geprüft, was lästige Nachfragen erspart.


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