Mail2Fax

Was ist Mail2Fax?

Mail2Fax ist eine cloudbasierte Anwendung, die Ihnen erlaubt, Faxe per E-Mail zu senden.

Trotz der großen Verbreitung und Beliebtheit von E-Mail ist das Fax heute nach wie vor populär. Fast jedes Unternehmen kommuniziert weiterhin über das Fax. Dies hat mehrere Gründe: Mit dem Fax besteht eine gewisse Rechtssicherheit, die die E-Mail nicht bietet. Rechnungen, Bestellungen, Angebote, Mahnungen und Auftragsbestätigungen können zwar per E-Mail verschickt werden, doch kann der Erhalt dieser Dokumente dann nicht bewiesen werden. Auch in Situationen, in denen man eine Unterschrift benötigt, ist das Fax die bessere Lösung, denn digitale Dokumente können manipuliert werden. Sie erhalten weder Spam, noch setzen Sie sich Malware aus. Faxe sind universell einsetzbar, Kompatibilitätsprobleme gibt es nicht. Allerdings ist der Zeitaufwand einer Faxsendung nicht zu unterschätzen. Schlange stehen, bis der Kollege vor einem mit dem Faxversand fertig ist, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Neben Wartungskosten für die Hardware sind auch die laufenden Kosten des Materialverbrauchs (Papier, Toner) nicht zu unterschätzen.

Hier setzt Mail2Fax als Lösung an. Durch die Nutzung über Computeranwendungen oder Internetangebote entstehen Ihnen weniger Kosten. Die Wartung und das Material entfallen als Aufwand. Durch die Integration in die laufende Arbeit am Computer verringert sich der Zeitaufwand für das Versenden eines Faxes. Außerdem gibt es keinen Bruch zwischen den Medien: Mail2Fax kann mit anderen Dokumenten digital archiviert werden.

Wie funktioniert Mail2Fax?

In den meisten Fällen funktioniert Mail2Fax über das E-Mail-Programm des Nutzers. Hier muss der Nutzer nur eine Nachricht im E-Mail-Programm erstellen und das Fax als Dateianlage anhängen. Unterstützt werden in der Regel alle gängigen Dateiformate, wie .xls-Excel-Dateien, .doc-Word-Dateien, PDF-Dateien, JPEG-Bilddateien etc. Als Empfänger der E-Mail wird nun keine E-Mail-Adresse, sondern die Faxnummer inkl. Providerdomain des Empfängers angegeben. Dies kann dann so aussehen:0123456789@faxprovider.de.

Bei der Online-Telefonanlage von fonial verhält sich Mail2Fax hingegen nutzerfreundlicher: Als Web2Fax. Ihr Faxdokument wird in der Weboberfläche Ihres Kundenkontos hochgeladen und darüber versendet. 

Wurde das Fax erfolgreich zugestellt, so erhält der Nutzer eine Bestätigung per E-Mail mit allen wichtigen Informationen. Auch diese können direkt digital archiviert werden.

Eine weitere Nutzungsmöglichkeit von Mail2Fax ergibt sich, wenn das Fax nicht aus dem E-Mail-Client gesendet werden soll, sondern der Versand über oft genutzte Programme geschehen soll. Hier muss ein spezieller Druckertreiber installiert werden, sog. „Fax-Druckertreiber“. Über den „Drucken“-Befehl lassen sich Faxe direkt aus verschiedenen Anwendungen heraus senden.

Sie möchten Faxe nicht nur elektronisch senden, sondern auch erhalten? Dann nutzen Sie Fax2Mail. Faxe werden von einer virtuellen Nummer auf einem Server empfangen, der diese meist in das Mail-Programm des Anwenders sendet. In der Regel erhalten Sie das Fax als Dateianhang in populären Dateiformaten (.xls, .pdf, .doc, .jpg) und können dieses direkt abspeichern und weiterverarbeiten.