Faxen im digitalen Zeitalter
Trotz der großen Verbreitung und Beliebtheit von E-Mail ist das Fax heute nach wie vor populär. Fast jedes Unternehmen kommuniziert weiterhin über das Fax. Dies hat mehrere Gründe: Mit dem Fax besteht eine gewisse Rechtssicherheit, die die E-Mail nicht bietet. Rechnungen, Bestellungen, Angebote, Mahnungen und Auftragsbestätigungen können zwar per E-Mail verschickt werden, doch kann der Erhalt dieser Dokumente dann nicht bewiesen werden. Auch in Situationen, in denen man eine Unterschrift benötigt, ist das Faxdokument die bessere Lösung, denn digitale Dokumente können manipuliert werden. Sie erhalten weder Spam, noch setzen Sie sich Malware aus. Faxe sind universell einsetzbar, Kompatibilitätsprobleme gibt es nicht.
Allerdings ist der Zeitaufwand einer Faxsendung nicht zu unterschätzen. Faxgeräte verursachen oft Wartezeiten: Schlange stehen, bis der Kollege vor einem mit dem Faxversand fertig ist, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Neben Wartungskosten für die Hardware sind auch die laufenden Kosten des Materialverbrauchs (Papier, Toner) für herkömmliche Faxgeräte nicht zu unterschätzen.
Hier setzt Mail2Fax als Lösung an. Die Funktion Mail2Fax ist eine cloudbasierte Anwendung, die Ihnen erlaubt, ganz einfach Faxdokumente per E-Mail zu versenden. Mit Mail2Fax versenden Sie Faxe über Ihren bestehenden E-Mail-Account, ganz ohne Faxgerät. Durch die Nutzung von Computeranwendungen oder Internetangeboten werden weniger Kosten verursacht. Die Wartung und das Material für ein physisches Faxgerät fallen als Aufwand an. Durch die Integration in die laufende Arbeit am Computer verringert sich der Zeitaufwand für den Faxversand. Außerdem gibt es keinen Bruch zwischen den Medien: Mail2Fax kann mit anderen Dokumenten digital archiviert werden.
Wie funktioniert Mail2Fax? – Faxe versenden
Viele Nutzer fragen sich: Funktioniert Mail2Fax kompliziert? In den meisten Fällen erfolgt die Nutzung von Mail2Fax über das E-Mail-Programm des Nutzers. Hier muss der Absender nur eine Nachricht im E-Mail-Programm erstellen und das Faxdokument als Dateianlage anhängen.
Unterstützt werden in der Regel alle gängigen Dateiformate, wie .xls-Excel-Dateien, .doc - oder .docx -Word-Dateien, PDF-Dateien, JPEG -Bilddateien ( JPG/JPEG), TIFF usw. Als Empfänger der E-Mail wird nun keine E-Mail-Adresse, sondern die Faxnummer inkl. Provider-Domain des Empfängers angegeben. Dies kann im entsprechenden Format dann so aussehen: 0123456789@faxprovider.de. Das System sorgt dafür, dass die Mail in ein Faxdokument umgewandelt wird.
Bei der Online-Telefonanlage von fonial verhält sich Mail2Fax stattdessen benutzerfreundlicher als Web2Fax. Ihr Faxdokument wird in die Weboberfläche Ihres Kundenkontos hochgeladen und darüber der Versand gestartet. So können Sie Faxdokumente direkt im Browser verwalten.
Wurde das Faxdokument erfolgreich zugestellt, so erhält der Nutzer eine Benachrichtigung per E-Mail mit allen wichtigen Informationen. Auch diese können direkt digital archiviert werden. Eine weitere Nutzungsmöglichkeit von Mail2Fax ergibt sich, wenn das Faxdokument nicht aus dem E-Mail-Client gesendet werden soll, sondern der Faxversand über oft genutzte Programme geschehen soll. Hier muss ein spezieller Druckertreiber installiert werden, sog. „Fax-Druckertreiber“. Über den „Drucken“-Befehl können Sie Faxdokumente direkt aus ihrem E-Mail-Programm oder anderen Anwendungen heraus senden.
Fax2Mail – Faxe ganz ohne Faxgerät erhalten
Sie möchten Faxdokumente nicht nur elektronisch senden, sondern auch erhalten? Dann nutzen Sie die Fax2Mail-Funktion. Faxdokumente werden von einer virtuellen Nummer auf einem Server empfangen, der diese meist in das Mail-Programm des Anwenders sendet. In der Regel erhalten Sie das Faxdokument als Dateianhang in populären Dateiformaten (.xls, .pdf, .doc, .jpg) und können dieses direkt abspeichern und weiterverarbeiten.
Vorteile von Mail2Fax und Fax2Mail
Die Vorteile der Mail2Fax-Funktion liegt auf der Hand: Sie versenden Faxdokumente bequem vom Schreibtisch aus. Wer Lösungen von fonial nutzt, profitiert zusätzlich von einer nahtlosen Integration.
Mit der Fax2Mail-Funktion und der Mail2Fax-Funktion kombinieren Sie modernen Faxdienst mit der Flexibilität von Outlook oder anderen Mail-Clients. So verwalten Sie Faxnummern und Faxe direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach, sparen Platz im Büro und optimieren Ihre geschäftliche Kommunikation.