Die professionelle Telefonansage - Der erste Eindruck zählt

Manche Unternehmen unterschätzen den Wert einer überzeugenden Telefonansage. Selbst großen Firmen unterlaufen manchmal Fehler beim Aufnehmen dieser Ansagen. Warum eine seriöse Telefonansage so wichtig ist und aus welchen Bestandteilen diese zusammengesetzt ist zeigen wir Ihnen im folgenden Artikel.

Wieso ist eine professionelle Telefonansage so wichtig?

Eine Telefonansage hört der Kunde meist, wenn in dem entsprechenden Unternehmen gerade niemand persönlich erreichbar ist. Das kann außerhalb der Geschäftszeiten, an Feiertagen, oder während des Urlaubes sein. Und genau an dieser Stelle erfüllt eine professionelle Telefonansage einen wichtigen Zweck: sie informiert den Kunden und stellt in manchen Fällen sogar den ersten Kundenkontakt dar. Eine schlechte Telefonansage kann den Kunden im ungünstigsten Fall abschrecken, sodass dieser nicht mehr dazu gewillt ist sich erneut an das Unternehmen zu wenden. Dabei sollte gegenteiliges das Ziel sein: obwohl Sie nicht erreichbar sind, wollen Sie den Kunden für sich gewinnen. Außerdem repräsentiert die Ansage in den oben beschriebenen Fällen Ihr Unternehmen. Deshalb ist es naheliegend, dass eine hochwertige Telefonansage gleichzeitig für ein Unternehmen mit Qualität steht.

Grundlegende Empfehlungen für Ihre Telefonansage

Bevor es überhaupt um den Inhalt Ihrer Ansage geht, gibt es einige scheinbar nebensächlich wirkende Punkte, die beachtet werden müssen. Zuerst einmal ist es mit einer einzigen aufgenommenen Ansage meist nicht getan. Kontrollieren Sie Ansagen immer wieder auf ihre Aktualität. Bei Änderungen – z.B. von Geschäftszeiten – sollten Sie schnell handeln, damit keine falschen Informationen in Umlauf geraten. Außerdem sollte auch geprüft werden, ob zusätzliche Ansagen z.B. für Feiertage notwendig werden. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Telefonansage stets informativ und aktuell bleibt.

Abgesehen davon sollten Sie Änderungen oder neue Inhalte von Telefonansagen immer mit Ihren Mitarbeitern besprechen. Das hat mehrere Gründe: Zum einen fallen jenen eventuell noch Fehler, Verbesserungen oder fehlende Informationen auf. Zum anderen sollten Mitarbeiter Kenntnis über den Inhalt aller Ansagen haben, um auf etwaige Nachfragen der Kunden entsprechend reagieren zu können.

Wie erstelle ich eine Telefonansage?

Eine Telefonansage kann man selbst aufnehmen oder vom Profi aufnehmen lassen. Bei beiden Möglichkeiten gibt es einige Aspekte zu beachten. Eine Telefonansage selbst aufzunehmen ist mit etwas mehr Aufwand verbunden. In den nächsten Punkten erklären wir genau worauf Sie achten müssen.

Eine Telefonansage selbst aufnehmen

Wenn Sie Ihre Telefonansage selbst aufnehmen möchten, dann müssen zwei Teilbereiche besonders beachtet werden: Der Text und die Sprache bzw. Qualität. Orientieren können Sie sich an diesen Punkten:

Der Text…

• sollte informativ und seriös sein. Ungeeignet sind Scherz-Ansagen oder Ansagen, in denen Informationen fehlen.
•  zeigt Individualität. Zwar sind sich Telefonansagen vom Inhalt her automatisch oft ähnlich, dennoch kann man dafür sorgen, dass der Text diskret Individualität zeigt. Unpersönliche Ansagen sollten nach Möglichkeit vermieden werden.
• ist positiv formuliert. Das bedeutet, dass Sie dem Kunden nicht nur sagen, was er gerade nicht tun kann, sondern ihm Möglichkeiten zum weiteren Vorgehen aufzeigen, also ab wann Sie wieder erreichbar sind, ob es einen stellvertretenden Ansprechpartner oder einen E-Mail-Kontakt gibt etc.
• ist kurz und präzise. Sagen Sie das, was Sie sagen wollen, mit so wenig Worten wie möglich. Trotzdem sollten alle wichtigen Informationen enthalten sein. So können Sie die Aufmerksamkeit des Anrufers mit höherer Wahrscheinlichkeit bis zum Ende der Ansage für sich gewinnen. Für den Kunden soll es sich lohnen, bis zum Ende zugehört zu haben.
• sollte am besten vorgeschrieben werden. Sprechen Sie Ihre Ansage nicht spontan ein, sondern formulieren Sie den Text vorher. So vermeiden Sie Versprecher und das Auslassen von Informationen.

Achten Sie auf die Aussprache und die Qualität der Ansage:

• Sprechen Sie in einer ruhigen Umgebung. Das verhindert Störungen jeder Art.
• Sprechen Sie deutlich, langsam und wenn möglich ohne starken Dialekt. Trotzdem sollte die Ansage nicht monoton oder abgelesen wirken.
• Suchen Sie einen geeigneten Sprecher aus, am besten jemanden, der alle zuvor aufgelisteten Punkte erfüllen kann.
• Eine gute Audioqualität ist erforderlich, damit sich die Ansage beim Kunden sauber ankommt.

Ansage von professionellen Sprechern

Es gibt viele gute Gründe eine Telefonansage vom Profi aufnehmen zu lassen. Lässt sich kein Sprecher finden, der geeignet ist, oder will man sich den großen Aufwand und die Vorbereitungszeit sparen, ist es ratsam diese Lösung in Betracht zu ziehen. Eine professionell aufgenommene Telefonansage erfüllt automatisch alle aufgelisteten Kriterien für Sie.

Bei fonial erhalten Sie individuelle Ansagen von professionellen Sprechern zu besonderen Konditionen – eine Einzelansage können bekommen Sie für 44 € netto (52,36 € inkl. MwSt.). Bestellen Sie direkt das 5-er Paket, so zahlen Sie nur 165 € netto (196,35 € inkl. MwSt). Die Ansagen können Sie als Freitext eingeben und ganz einfach im fonial Online-Shop bestellen. Wählen Sie dazu erst den gewünschten Sprecher aus, geben Sie den Text der Ansage ein und finalisieren Sie die Bestellung über den Warenkorb. Innerhalb von 3 Tagen wird Ihre Ansage von unserer professionellen Sprecherin oder unserem professionellen Sprecher eingesprochen und Ihnen zur Verfügung gestellt. Sind Sie Kunde der fonial Telefonanlage, so spielen wir Ihnen die fertige Ansage direkt in Ihr Kundenkonto ein, sodass Sie diese sofort verwenden können. Einfacher geht es nicht!

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Fazit

Wenn Sie einen qualifizierten Sprecher und die nötigen Geräte haben, um eine saubere Audioqualität zu garantieren, können Sie eine Telefonansage auch selbst aufnehmen. Man geht dabei allerdings das Risiko ein, dass die Ansage schnell unseriös wirkt, sollten die Anforderungen nicht erfüllt werden. Bei einer Ansage vom Profi gehen Sie dieses Risiko nicht ein. Und diese sind noch dazu kostengünstig und schnell erhältlich. Auch auf Änderungen der Ansagen kann schnell reagiert werden. Für welche Lösung Sie sich entscheiden hängt von vielen Faktoren ab und muss für jedes Unternehmen individuell entschieden werden.