Telefonkonferenz

Was ist eine Telefonkonferenz?

Bei einer Telefonkonferenz, umgangssprachlich auch Telko genannt, handelt es sich um eine Methode der Kommunikation, bei der mehr als zwei Teilnehmer standortunabhängig über die Audioübertragung ihres Endgeräts (Festnetztelefon, Mobiltelefon etc.) miteinander kommunizieren können. Bei drei oder vier Teilnehmern spricht man mitunter von einer Dreier- beziehungsweise Viererkonferenz.

In der Regel wird eine Telefonkonferenz über einen speziellen Telefonkonferenz-Dienst oder eine Telefonanlage organisiert, über die Teilnehmer an dem Gespräch teilnehmen können. Je nach Anbieter bieten diese unterschiedliche Funktionen oder auch Teilnehmerkapazitäten.

Verfahren zur Initiierung einer Telefonkonferenz

Grundsätzlich kann eine Telefonkonferenz auf zwei Arten initiiert werden:

Dial-in-Verfahren: Die Teilnehmer erhalten die Zugangsdaten, mit denen sie sich zu einem vereinbarten Zeitpunkt in den Konferenzraum einwählen können. Die Einwahl erfolgt in diesem Fall über eine mitgeteilte Telefonnummer, auch Konferenznummer oder Einwahlnummer genannt. Diese Art der Konferenzschaltung ist zudem häufig durch die Eingabe von einer PIN oder einem Passwort geschützt.

Dial-out-Verfahren: Das zweite Verfahren wird genau andersherum initiiert. Bei einer Dial-out-Konferenz werden die Teilnehmer vom Konferenzsystem zum festgelegten Zeitpunkt angerufen. Dementsprechend ist es erforderlich, dass das System im Vorfeld sämtliche Telefonnummern kennt, damit die Mitarbeiter an der Telefonkonferenz teilnehmen können.

Vorteile von Telefonkonferenzen

Telefon- und Videokonferenzen sind in der heutigen Geschäftswelt für die externe als auch interne Kommunikation allgegenwärtig. Speziell durch die Corona-Pandemie haben sie nochmals an Bedeutung gewonnen. Sie bieten den Nutzern zahlreiche Vorteile gegenüber physischen Besprechungen:

• Flexibilität: Telefonkonferenzen ermöglichen eine ortsunabhängige Teilnahme. Zudem sind die Teilnehmer durch diese Option auch zeitlich meist flexibler.
• Zeit- und Kostenersparnis: Teilnehmer können von verschiedenen Standorten aus an der Konferenz teilnehmen. Das erspart sowohl Reisezeit als auch -kosten, speziell in internationalen Teams.
• Umweltschutz: Durch digitale Lösungen kann die Zahl der Geschäftsreisen und die damit verbunden Emissionen reduziert werden.
• Teilnehmerzahl: Es müssen keine räumlichen Kapazitäten beachtet werden, sodass mehr Mitarbeiter daran teilnehmen können.
• Schnelligkeit: Besprechungen via Telefon können auch kurzfristig organisiert werden, falls dringende Themen geklärt werden müssen.
• Technische Ausstattung: Die technischen Voraussetzungen für die Teilnehmer sind sehr gering, sodass sie nicht mehr als ein Telefon/Smartphone benötigen. 

Einrichten, Telefonkonferenz starten und einwählen

Bevor Sie eine Telefonkonferenz einrichten, sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der Ihre Anforderungen erfüllt. Relevante Kriterien stellen wir Ihnen im folgenden Absatz vor, darunter zum Beispiel die Anzahl der möglichen Teilnehmer oder die Kosten der Konferenzlösung.

Wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, registrieren Sie sich auf dessen Webseite. Bei manchen Anbietern ist dieser Schritt nicht notwendig, sodass Sie direkt mit der Konferenz sofort starten können.Je nachdem, mit welchem Verfahren die Besprechung initiiert wird, unterscheiden sich die folgenden Schritte:

Im Dial-in-Verfahren erhalten Sie als Leiter der Konferenz die Zugangsdaten, sprich die Einwahlnummer und die Konferenz-PIN. Im Anschluss laden Sie die Teilnehmer beispielsweise per Mail mit der Einwahlnummer und dem Zugangscode ein. Um teilzunehmen, wählen sich die Teilnehmer mit der Nummer und dem Sicherheitscode ein.

Das Dial-out-Verfahren gestaltet sich für die Teilnehmer sogar noch simpler. Diese werden zeitgleich vom Administrator angerufen. So können Sie zudem verhindern, dass sich einzelne Teilnehmer verspäten oder den Termin vergessen.

Worauf Sie bei der Anbieterwahl achten sollten

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern für Telefonkonferenzen, die teils ganz unterschiedliche Anforderungen abdecken. Dementsprechend sollten Sie sich im Vorfeld im Klaren darüber sein, welche Kriterien für Sie besonders relevant sind und den Anbieter anhand dessen auswählen.

• Kosten: Bereits bei den Kosten kann es große Unterschiede geben. Es gibt zahlreiche Anbieter, die eine kostenlose Telefonkonferenz ermöglichen, bei denen lediglich die gewöhnlichen Verbindungsentgelte anfallen. Im Gegensatz zu kostenpflichtigen Optionen müssen Sie jedoch zumeist mit gewissen Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen oder Teilnehmeranzahl leben. Hierbei ist auch zu beachten, dass es gegebenenfalls nicht immer eine deutsche Einwahlnummer gibt.
• Teilnehmerzahl: Je nachdem, wie viele Personen für gewöhnlich an einer Telko teilnehmen, können unterschiedliche Anbieter infrage kommen. Auch die Anzahl der Konferenzräume, die benötigt werden, kann in diesem Zusammenhang von Relevanz sein.
• Vertragsbindung: Abhängig davon, wie häufig und regelmäßig Sie Telefonkonferenzen halten, sollten Sie auf die Vertragslaufzeit achten.
• Internationale Einwahlnummern: Falls Ihr Unternehmen international tätig ist und dementsprechend regelmäßig Kollegen aus dem Ausland an dem Gespräch teilnehmen, sollten Sie darauf achten, dass Einwahlnummern für weitere Länder angeboten werden.
• Funktionsumfang: Überlegen Sie, welche Funktionen Sie benötigen. So kann beispielsweise für Mitarbeiter, die nicht an dem Anruf teilnehmen können, die Aufzeichnungsfunktion wichtig sein, um sich im Nachgang auf den neuesten Stand zu bringen. Speziell in Besprechungen mit mehreren Personen ist auch die Teilnehmer-Steuerung ein relevanter Faktor, um gegebenenfalls manuell Teilnehmer stummschalten zu können.

Kostenlose Telefonkonferenz VS kostenpflichtige Dienste

Im Folgenden vergleichen wir für Sie die relevantesten Telefonkonferenz-Anbieter. Dabei zeigen wir Ihnen sowohl Anbieter, mit denen Sie eine Telefonkonferenz kostenlos abhalten können, als auch kostenpflichtige Dienste.

Anbieter von kostenlosen Telefonkonferenzen

Falls Sie nur selten eine Telefonkonferenz starten müssen und zudem keine speziellen Funktionen benötigen, so kann eine kostenfreie Option bereits ausreichend sein. Diese beinhalten lediglich die gewöhnlichen Gebühren für die anfallenden Verbindungsentgelte. Einige der im Folgenden vorgestellten Anbieter bieten darüber hinaus auch kostenpflichtige Tarife an, die Sie mit weniger Einschränkungen nutzen können.

Kostenlose Lösungen für die Telefonie haben sowohl Vor- als auch Nachteile. In vielen Fällen bedarf es keiner vorherigen Anmeldung, um eine Telefonkonferenz zu starten. Somit werden im Vorfeld auch selten persönliche Daten abgefragt und Sie müssen sich nicht an langfristige Verträge binden. Zudem gibt es bereits zahlreiche kostenfreie Optionen, die Ihnen virtuelle Gespräche mit mehreren hundert Teilnehmer ermöglichen.

Ein kostenloses Tool bringt jedoch auch gewisse Einschränkungen mit sich. Ein wesentlicher Nachteil ist der begrenzte Funktionsumfang, sodass beispielsweise die Aufzeichnungsfunktion in den meisten Fällen nicht vorhanden ist. Ebenso sind oft nicht unbegrenzt viele Teilnehmer möglich, sondern wie z. B. bei WhatsApp maximal bis zu 32 möglich.

Als Alternative können für eine Nutzung auf internetfähigen Endgeräten wie Mobiltelefonen, Tablets und Computern sind sicher auch Dienste wie Google Meet, Microsoft Teams und Zoom, etc. zu nennen, die kostenfreie Webkonferenzen ermöglichen. Zusatznutzen ist hier natürlich, dass neben Audiosignalen auch andere Daten an Teilnehmer übertragen werden können, wie z. B. eine Präsentation, Bilder, Dokumente und Standortdaten.  

Anbieter kostenpflichtiger Konferenz-Dienste

Wenn Sie regelmäßig Telkos abhalten, dann ist es sinnvoll, sich über eine kostenpflichtige Option Gedanken zu machen. In der Kostenspalte sind die Kosten aus dem deutschen Festnetz aufgeführt. Aus dem deutschen Mobilfunknetz fallen in der Regel höhere Kosten pro Minute an.

Telefonkonferenzen mit fonial

Auch bei fonial haben Sie die Möglichkeiten, einen Conference Call durchzuführen. Dazu benötigen Sie eine Konferenznummer, die Sie wie unsere gewöhnlichen Rufnummern bestellen können. Dementsprechend entfallen auch dieselben Grundgebühren von 2,90 € monatlich.  In Ihrem Kundenkonto können Sie die Rufnummer anschließend dem Verwendungstyp "Konferenz" zuordnen. Wenn Sie dann im Navigationsmenü "Konferenzen" wählen, wird die zugewiesene Konferenznummer sowie die Teilnehmer-PIN angezeigt. 

In unsere Online-Hilfe erfahren Sie, wie Sie die Konferenz planen und starten können.

Eine produktive Konferenz per Telefon führen - so geht's

Um zu erfahren, wie Sie Ihre Telefonkonferenzen möglichst gut vorbereiten und durchführen, empfehlen wir Ihnen unseren Blogartikel zum Thema How to: Telefonkonferenz. Dort gehen wir näher auf potenzielle Störfaktoren sowie Verhaltensregeln ein, die zu einer erfolgreichen Besprechung beitragen.