06. Oktober 2022 (aktualisiert am 06. Oktober 2022)      Erstellt von Niklas Eckert     Arbeitsleben

Ineffiziente Meetings - hohe Rechnung für Unternehmen

Die Bedeutung von Meetings hat in den vergangenen Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Speziell während den Anfängen der Corona-Pandemie und dem damit verbundenen Weg ins Home-Office boten Online-Meetings die einzige Möglichkeit, um mit dem Team in Kontakt zu bleiben. Doch oft tragen sie nur bedingt zur Produktivität im Unternehmen bei.

Die Bedeutung von Meetings in der Arbeitswelt

In einer Umfrage, die im Rahmen einer Studie zu Best Agers der Hochschule Augsburg zusammen mit der borisgloger consulting GmbH durchgeführt wurde, sind 534 Fach- und Führungskräfte bezüglich der Arbeitszeit befragt worden, die sie in Meetings verbringen. Dabei wurde die Entwicklung zwischen den Jahren 2015 und 2018 verglichen, zwischen denen ein steigender Trend zu erkennen ist. Demnach gaben 2018 44,6 Prozent der Befragten an, 26 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings zu verbringen. 2015 waren es noch 38,5 Prozent. Auch der Prozentsatz der Teilnehmer, die 51 bis 75 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen, stieg von 19,5 auf 24,3 Prozent. 2 Prozent der Befragten gaben sogar an, dass Meetings über 75 Prozent ihrer Arbeitszeit ausfüllten.

Durch die Corona-Pandemie haben vor allem Online-Meetings nochmals an Bedeutung gewonnen. Laut Statistischem Bundesamt stieg die Zahl der Online-Meetings während des ersten Pandemiejahres 2020 bei rund einem Drittel der Unternehmen verglichen zum Vorjahr. In großen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten waren es sogar über 90 Prozent.

Die Vorteile von Meetings

Besprechungen, ob persönlich oder online, können grundsätzlich als sinnvoll und an manchen Stellen gar notwendig betrachtet werden. Positive Effekte können unter anderem sein:

  • Häufig bieten sie eine deutlich bessere Effizienz bei der Problemlösung oder der Prozessabstimmung als das ewige Hin- und Herschreiben von Mails und stellen einen besseren Raum für die kreative Entfaltung der Beschäftigten dar.
  • Darüber hinaus tragen sie eine zentrale Rolle dazu bei, die persönlichen Kontakte und persönliche Kommunikation unter den Beschäftigten zu fördern. Dies kann auch zu einem Vertrauensaufbau unter den Mitarbeitern beitragen, der sich letztlich positiv auf das gesamte Unternehmen auswirkt.
  • Gerade durch die Corona-Pandemie, durch die viele Beschäftigte Remote arbeiten mussten oder das teils immer noch tun, stellten Online-Meetings eine der wenigen Möglichkeit dar, um mit den Kollegen zu interagieren, sei es in Meetings mit dem gesamten Team oder einzelnen Kollegen, mit denen man zuvor schnell im Büro reden konnte.
  • Mit Bezug zu den Online-Meetings bieten diese zudem die Möglichkeit, über weite Entfernungen zusammenzukommen, sodass Reisekosten und -zeiten entfallen, was letztlich auch dem Nachhaltigkeitsaspekt dient.

Die Nachteile von Meetings

Doch Meetings verlaufen nicht durchweg positiv. Auch die Corona-Pandemie hat dazu beigetragen, dass Meetings mancherorts ineffizient wurden. Einige zentrale Aspekte, die sich für diese Entwicklung mitverantwortlich zeigen, sind:

  • Es gibt oft keine klare Strukturierung des Meetings. So wird beispielsweise keine eindeutige Besprechungszeit definiert. Dies kann dazu führen, dass schnell abweichende Themen besprochen werden. Auch eine große Teilnehmerzahl kann die Produktivität behindern, vor allem wenn sich dazu die Zahl der überflüssigen Wortmeldungen häuft.
  • Bei einer großen Teilnehmerzahl steigt oft auch die Zahl derjenigen, die wenig zu den Inhalten eines Meetings beitragen können. In diesem Fall ist eine Besprechung lediglich eine Verschwendung von Arbeitszeit, die die Beschäftigten mit anderen Tätigkeiten sinnvoller nutzen könnten.
  • Vielen Meetings fehlt es an einem eindeutigen Ziel, wodurch eine klare und stringente Vorgehensweise erschwert wird.
  • Häufig spiegeln sich in Besprechungen firmeninterne Kompetenzkämpfe wider, die ein strukturiertes und zielgerichtetes Arbeiten verhindern.

Die Kostenfrage ineffizienter Meetings

Ineffiziente Meetings haben nicht nur einen potenziell negativen Einfluss auf die Angestellten eines Unternehmens, sondern können diesem auch eine Menge Geld kosten. Diese Auswirkungen genau zu berechnen, stellt sich jedoch als schwierig dar. Besonders ins Gewicht dürften hier jedoch leitende Angestellte fallen, die oft durchschnittlich mehr Zeit in Meetings verbringen und ohnehin höhere Personalkosten erzeugen.

So nahmen 2018 laut der bereits genannten Umfrage Meetings über die Hälfte der Zeit von gut einem Viertel der Befragten ein, was in einigen Fällen über 20 Stunden Arbeitszeit pro Woche entspricht. Wie viel Zeit davon nötig gewesen wäre und letztlich produktiv war, darf hinterfragt werden.

TimeInvest hat diesbezüglich im Rahmen einer Studie 2020 Hochrechnungen vorgenommen. Für Unternehmen entstehen demnach jährlich Kosten von knapp 5.700€ pro Mitarbeiter für irrelevante Meetings und entsprechend verschwendete Zeit. Bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern wären das 570.000€, bei 10.000 Mitarbeitern gar 57 Millionen €. Folglich besteht eine große Notwendigkeit, dem entgegenzuwirken.

Wie können Unternehmen ineffiziente Meetings verhindern

Es gibt einige ratsame Ansätze bei der Frage, wie Unternehmen eine Meetingkultur errichten können, die das Engagement und die Produktivität der Beteiligten steigert. Dies fängt bei einer klaren Strukturierung der Besprechungen an. Die Teilnehmerzahlen sowie die Besprechungszeit sollten möglichst begrenzt werden, um ein möglichst effektives Arbeiten zu gewährleisten. Für die Teilnehmerzahl hat Amazon beispielsweise die „Zwei-Pizza-Regel“ etabliert. Es sollten nur so viele Mitarbeiter in einem Meeting sitzen, wie von zwei (Party-)Pizzen satt werden.

Ebenso sollte im Vorfeld klar sein, welche Ziele durch das Meeting erreicht werden sollen. Dementsprechend sollte die Besprechung strukturiert und der Fokus auf die zielführenden Inhalte gelegt sein. Dabei ist neben der Planung im Vorfeld eine gute Moderation während der Besprechung gefragt. Um alle Beteiligten und gegebenenfalls auch andere Beschäftigte auf einen Stand zu bringen, sollten die relevanten Inhalte visuell oder schriftlich festgehalten werden. Dies gilt vor allem für potenzielle Themen, die im Nachgang des Meetings durch die Gruppe oder einzelne Personen angegangen werden müssen.

Wenn ein Unternehmen in der Lage ist, eine gute und positive Meetingkultur in einem Unternehmen zu errichten, kann diese maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Meetings sind in nahezu jedem geschäftlichen Umfeld unumgänglich. Daher sollte es Anspruch und Ziel eines jeden Betriebs sein, diese produktiv und zielführend im betrieblichen Sinne, aber auch im Hinblick auf die Beschäftigten und deren Motivation, zu gestalten.

 


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