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Sprachrufnummern bearbeiten

Rufnummer aktivieren

Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Konfiguration einer Rufnummer diese aktivieren müssen.

  1. Klicken Sie dazu auf das grüne Symbol. (s.u.)

Zudem ist eine Sprachrufnummer erst dann erreichbar, wenn Sie ein Ziel mit dieser verknüpfen. 

Ziele sind IP-Endgeräte (Telefone, Softphones, Apps), Mailboxen, externe Weiterleitungen und Rufgruppen. Klicken Sie auf nachfolgende Schaltfläche, um zu erfahren, wie Sie ein Ziel einrichten:

Ziele einrichten 

  1. Klicken Sie bitte auf das Stift-Symbol, um in den Bearbeitungsmodus der Rufnummer zu gelangen.
fonial Kundenkonto Sprachrufnummern bearbeiten Navigation

Schnelleinrichtung

Um die Rufnummer ohne detaillierte Konfiguration erreichbar zu machen, folgen Sie den kommenden Schritten. 

Schnelleinrichtung der Rufnummer
  1. Der Verwendungstyp "Sprache" ist voreingestellt. Belassen Sie diese Einstellung, um ein Rufnummer für Anrufe zu konfigurieren.
  2. Klicken Sie bitte nun auf "Weiterleitungsregel anlegen".
Schnelleinrichtung der Rufnummer Schritt 3 und 4
  1. Bitte wählen Sie hier Weiterleitungstyp 1 als Regel für die Weiterleitung.
  2. Wählen Sie hier ein Ziel aus:
    • In diesem Beispiel wird an das IP-Endgerät "Büro" weitergeleitet
    • "nach unbegrenzt" bedeutet, dass Ihr Ziel angesprochen wird, bis abgehoben oder die Leitung automatisch terminiert wird.

Sie sind nun auf dem hinterlegten Ziel zu jeder Zeit erreichbar. 

Weiterleitung anlegen (Routing)

fonial Kundenkonto Sprachrufnummer Menü
  1. Für Telefonate wählen Sie den Verwendungstyp "Sprache". 
  2. Klicken Sie auf "Neue Weiterleitung anlegen", um Ihre Rufnummer erreichbar zu machen.
  3. Die Basisregel greift, wenn die Regeln der definierten Weiterleitungen nicht greifen oder die verknüpften Ziele offline sind. Beispiel: Wurde eine Regel erstellt, dass Telefon 1 montags-freitags, 9-18 Uhr klingeln soll, so greift die Basisregel an Wochenenden und nach 18 Uhr. 
fonial Kundenkonto Weiterleitungsregeln einrichten

Nach dem Sie auf "Neue Weiterleitung einrichten" geklickt haben, erscheint der sog. Routing-Dialog. Hier definieren Sie Regeln für das Verhalten einer Rufnummer.

  1. Bitte wählen Sie zuerst den Verwendungstyp der Rufnummer aus. In diesem Fall: Sprache.
  2. Benennen Sie Ihre Weiterleitungsregel.
  3. Die Priorität gibt die Abfolge an, zu welcher die Regeln bei einem Anruf greifen. Ausnahmeregeln, wie zum Beispiel an Feiertagen, sollten die höchste Priorität haben. 
  4. Wählen Sie darauf folgend den Weiterleitungstyp aus.

Um die Erreichbarkeit zu managen, müssen Sie Weiterleitungsregeln festlegen. Mit diesen Regeln können Sie definieren, zu welchen Uhrzeiten der Anruf an das entsprechende Ziel (Telefon, Mailbox etc.) geleitet wird.

Weiterleitungstyp 1: Weiterleitung ohne Regel

Weiterleitungstyp 1: Weiterleitung ohne Regel
  1. Der Weiterleitungstyp 1 leitet ohne Regeln an das definierte Ziel weiter, d.h. zu jeder Tages- und Nachtzeit leitet die Rufnummer auf das Ziel weiter. Ist dieses nicht erreichbar (offline, besetzt), greift die Basisregel.

Weiterleitungstyp 1 eignet sich, wenn Sie immer erreichbar sein möchten. Empfohlen wird jedoch, eine Mailbox als Basisregel einzustellen. So können Anrufer eine Nachricht hinterlassen, wenn Sie nicht erreichbar sind.

Weiterleitungstyp 2: Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Wochentag

Weiterleitungstyp 2: Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Wochentag
  1. Weiterleitungstyp 2 bezeichnet die Zeitsteuerung nach Wochentagen.
  2. Wählen Sie die Wochentage aus, an denen das noch zu definierende Ziel angesprochen werden soll.
  3. Geben Sie die Zeitspanne ein, in der die Weiterleitung gelten soll.

Weiterleitungstyp 2 eignet sich besonders, wenn Sie zu bestimmten Öffnungs- oder Bürozeiten erreichbar sein möchten. Anrufer, die außerhalb der definierten Zeiten anrufen, werden auf die Basisregel weitergeleitet (sofern keine weiteren Regeln existieren).

Weiterleitungstyp 3: Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Datum

Weiterleitungstyp 3: Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Datum
  1. Weiterleitungstyp 3 gibt Ihnen die Möglichkeit, Anrufe nach bestimmten Daten zu routen.
  2. Tragen Sie das gewünschte Datum ein, an dem die Weiterleitung gelten soll.
  3. Tragen Sie hier die gewünschte Zeitspanne ein, in der die Weiterleitung gelten soll.
  4. Wenn Sie eine weitere Bedingung anlegen möchten (einen weiteren Tag), klicken Sie bitte auf "Neue Bedingung anlegen".

Weiterleitungstyp 3 eignet sich insbesondere für Ausnahmeregelungen, wie Feiertage. Diese sollten mit höherer Priorität angelegt werden, als die der Normalregelung.

Weitere Informationen zur Anrufweiterleitung finden Sie hier:

Anrufweiterleitung (Routing)

Weiterleitungsregeln werden nach deren eingestellten Priorität durchgelaufen. So werden die eingestellten Regeln mit den aktuellen Begebenheiten geprüft. Folgendes Beispiel soll der Veranschaulichung dienen:

Regel "Weihnachten" mit Priorität 1: 24.12.2015, 6-18 Uhr, Weiterleitung an Ziel "Mailbox 1"

Regel "Geschäftszeiten" mit Priorität 2: Mo-Fr, 6-18 Uhr, Weiterleitung an Ziel "Telefon Büro"

Zunächst prüft das System die Regel mit der Priorität 1. Also wird abgefragt, ob heute der 24.12.2015 zwischen 6 und 18 Uhr ist. Ist dies nicht der Fall, wird die Regel übersprungen und die Regel mit der Priorität 2 geprüft. Ist also heute Montag, 8.30 Uhr, so wird der Anruf an "Telefon Büro" gestellt. Ist allerdings heute Samstag und nicht der 24.12.2015, 6-18 Uhr, so greift die Basisregel.

An diesem Beispiel wird auch klar, warum die Priorität so wichtig ist: Nehmen wir an, Regel "Weihnachten" hätte Priorität 2 und umgekehrt.

Wäre der 24.12.2015 z.B. ein Montag und ein Anruf ginge um 8.30 Uhr ein, so würde das System zunächst die Regel "Geschäftszeiten" prüfen, da diese ja Priorität 1 hat. Es käme zu dem Schluss: "Es ist Montag, 8-16 Uhr, also wird der Anruf auf "Telefon Büro" gestellt". Es käme also nicht dazu, zu prüfen, ob dieser Montag auch der 24.12.2015 ist, da die Regel "Geschäftszeiten" ja bereits zutrifft.

Sie können mit dem fonial Weiterleitungsdialog so viele Regeln einstellen, wie Sie möchten. Achten Sie jedoch auf die Priorisierung der Regeln: Ausnahmeregeln stehen immer über Normalregelungen.

Basisregel

Die Basisregel ist eine Regel, die greift, wenn alle anderen zuvor eingestellten Weiterleitungsregeln nicht mehr greifen. Diese finden Sie am Ende des Weiterleitungs-Dialogs.

Dies ist der Fall, wenn ein Ziel nicht erreichbar ist, ein Anruf nach oder vor der konfigurierten Zeit (Weiterleitungstyp 2) oder an einem anderen, als dem eingestellten Tag (Weiterleitungstyp 3) eingeht und es auch keine weiteren Regeln gibt, die dies auffangen. Entsprechend lohnt es sich, bei der Basisregel eine Mailbox zu hinterlegen, die Anrufer über die Nicht-Erreichbarkeit des Angerufenen informiert.

Um Anrufe zu filtern, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Nachfolgend finden Sie eine Anleitung zu diesen.

Anruffilter für anonyme Anrufe

fonial Kundenkonto Anruffilter für anonyme Anrufe
  1. Möchten Sie anonyme Anrufe filtern, so setzen Sie hier ein Häkchen. Anonyme Anrufe werden dann an das hinterlegte Ziel geleitet.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Filter für anonyme Anrufer nicht herausfiltert (Blacklist), sondern, dass anonyme Anrufe an das von Ihnen definierte Ziel weitergeleitet werden (Whitelist). Es bedarf einer weiteren Regel für nicht-anonyme Anrufer. Der Anruffilter sollte grundsätzlich mit Priorität 1 eingestellt werden.

Individuelle Anruffilter

fonial Kundenkonto Individuelle Anruffilter
  1. Der individuelle Anruffilter dient der selektiven Anrufannahme/-abweisung von Einzelrufnummern oder Vorwahlen.
  2. Geben Sie dazu die jeweiligen Einzelrufnummern, Orts- und/ oder Ländervorwahlen ohne Leer- und Sonderzeichen ein. Verwenden Sie Platzhalter, wie z.B * um Rufnummern bestimmter Vorwahlbereiche zu filtern. Der schwarze Kasten bietet Ihnen eine Hilfestellung, wie Sie die Rufnummern eingeben können.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass individuelle Anruffilter nicht herausfiltert (Blacklist), sondern, dass diese Anrufer an das von Ihnen definierte Ziel weitergeleitet werden (Whitelist). Es bedarf einer weiteren Regel für Anrufer von anderen Rufnummern. Anruffilter sollten grundsätzlich mit Priorität 1 eingestellt werden.

fonial Kundenkonto Weiterleitungsziel einrichten Schritt 1
  1. Wählen Sie aus, wohin die Rufnummer weitergeleitet werden soll. Hier können Sie zum Beispiel eine Rufnummer, Mailbox, Rufgruppe oder auch eine IVR wählen. Für weitere Informationen zum Anlegen einer IVR folgen Sie bitte dem Artikel "IVR einrichten".
  2. Sie können auch noch weitere Weiterleitungsziele auswählen (auf die nach einer bestimmten Zeit weitergeleitet werden soll), wenn Sie auf "Neues Weiterleitungsziel anlegen" klicken.
fonial Kundenkonto Weiterleitungsziel einrichten Schritt 2
  1. Wenn Sie ein weiteres Ziel angelegt haben, können Sie wieder individuell auswählen, wohin der Anruf nach einer bestimmten Zeitspanne weitergeleitet werden soll (was nur dann Sinn ergibt, wenn als erstes Weiterleitungsziel nicht die Mailbox ausgewählt wurde).
  2. Legen Sie fest, nach welcher Zeitspanne der Anruf von dem Weiterleitungsziel 1 an das zweite Weiterleitungsziel weitergeleitet werden soll.
fonial Kundenkonto Weiterleitungsziel einrichten Schritt 3
  1. Klicken Sie dann auf "Weiterleitung speichern"
  2. Klicken Sie auf "Neue Weiterleitung anlegen", wenn Sie eine weitere Weiterleitung anlegen möchten.

Sie können unbegrenzt viele Weiterleitungsregeln einstellen und so Ihre Erreichbarkeit individuell auf Ihren Bedarf abstimmen und planen.

In unserer Hilfestellung "Fallbeispiele Weiterleitungen" finden Sie Anwendungsbeispiele für Weiterleitungen.

Video: Rufnummern bearbeiten: Sprache

Video: Weiterleitungen Basisregel

Video: Weiterleitungstyp 1

Video: Weiterleitungstyp 2

Video: Weiterleitungstyp 3

Video: Weiterleitungen Anruffilter

Video: Weiterleitungsziel