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Allgemein

Die Kategorie "Mitarbeiter" dient dazu, Ihre Mitarbeiter zu verwalten, etwa indem Sie Ihnen bestimmte Ruf- und Faxnummern zuweisen. Die zugehörigen Erklärungen finden Sie weiter unten.

Mitarbeiter-Übersicht im fonial Kundenkonto
  1. Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche mit der Beschriftung: "Neuen Mitarbeiter anlegen".
  2. Wenn Sie auf das Lupen-Symbol klicken, werden Ihnen die Berechtigungen eines Mitarbeiters angezeigt. Durch einen weiteren Klick auf die Lupe verschwindet diese Ansicht wieder.
  3. Ein Klick auf das Stift-Symbol gibt Ihnen die Möglichkeit, einen Mitarbeiter bzw. seine Rufnummern und Rechte zu bearbeiten.
  4. Drücken Sie das Symbol, das sich rechts neben dem Stift befindet, dann können Sie das Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen.
  5. Über das geöffnete Schloss können Sie einem Mitarbeiter mittels Klick den Zugang zu seinem Kundenkonto sperren und damit auch die Möglichkeit nehmen, zu telefonieren. Dies können Sie auch für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig machen, indem Sie die Kästchen links der entsprechenden Mitarbeiter durch Klicken markieren und dann die Schaltfläche mit der roten "Sperren"-Schrift klicken.
  6. Ebenso können Sie diesen Zugang durch einen Klick auf das geschlossene Schloss wieder entsperren. Auch dies ist für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig möglich. Markieren Sie hierzu die Kästchen links der entsprechenden Mitarbeiter durch Klicken und drücken Sie dann die Schaltfläche mit der roten "Entsperren"-Schrift.
  7. Wenn Sie auf das Papierkorb-Symbol drücken, wird ein Mitarbeiter, einschließlich aller seiner Einstellungen, aus dem Kundenkonto entfernt. Analog zum Sperren bzw. Entsperren tun Sie dies für mehrere Mitarbeiter, indem Sie die Kästchen links der entsprechenden Mitarbeiter durch Klicken markieren und dann die Schaltfläche mit der roten "Löschen"-Schrift drücken.

Neuen Mitarbeiter anlegen

Nachdem Sie zuvor die grüne Schaltfläche "Neuen Mitarbeiter anlegen" gedrückt haben, gelangen Sie auf obige Seite. Zum Anlegen eines Mitarbeiters gehen Sie wie folgt vor:

Ansicht Mitarbeiter anlegen im fonial Kundenkonto
  1. Hier können Sie ein Bild des Mitarbeiters hochladen.
  2. Geben Sie in diese Felder bitte den Vornamen, den Namen und die Email-Adresse des Mitarbeiters ein. Beachten Sie dabei, dass die Email-Adresse zugleich als Benutzername des Mitarbeiters zum Anmelden im Kundenkonto verwendet wird.
  3. Entscheiden Sie nun, ob der Mitarbeiter über verpasste Anrufe und/oder Fax-Nachrichten per E-Mail informiert werden soll. Standardmäßig ist diese Funktion aktiviert. Sollten Sie keine E-Mail-Benachrichtungen für einen der beiden oder beide Fälle erhalten wollen, so wählen Sie die Option per Klick auf die Checkbox ab.
  4. Der Mitarbeiter erhält automatisch ein Passwort an seine Email-Adresse gesendet. Entscheiden Sie dabei, ob der Mitarbeiter bei seiner erstmaligen Anmeldung zu einer Änderung dieses zugesendeten Passworts aufgefordert werden soll. Falls ja, klicken Sie auf das entsprechende Kästchen.
  5. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die nötigen Berechtigungen. Wählen Sie hierbei durch Klicken aus, ob ein Mitarbeiter Weiterleitungsziele, Mailboxen und Ansagen selbstständig verwalten, also anlegen, verwenden und löschen darf. Bei Weiterleitungen können Sie zwischen kostenlosen Weiterleitungen auf andere IP-Endgeräte und kostenpflichtigen Weiterleitungen in Fest- oder Mobilfunknetze unterscheiden.
  6. Wählen Sie nun diejenigen Rufnummern aus, die ein Mitarbeiter verwenden darf. Die Zuordnung Ihrer Nummern als Rufnummer können Sie im Kundenkonto unter "Rufnummern" vornehmen über das entsprechende Symbol im "Aktionen-Feld". Das Gleiche gilt für Faxnummern, Konferenzrufnummern, Ziele und Ansagen (die Sie durch Anklicken der entsprechenden Reiter erreichen). Das sehen Sie auf den folgenden Ausschnitten. 
  7. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen".

Berechtigungen vergeben

Ansicht fonial Kundenkonto Berechtigung Faxnummern
  1. Wählen Sie hier diejenigen persönlichen Faxnummern aus, die ein Mitarbeiter allein nutzen darf.
  2. Wählen Sie hier diejenigen gemeinsamen Faxnummern aus, die ein Mitarbeiter zusammen mit anderen Mitarbeitern verwenden darf. Die Zuordnung Ihrer Nummern als persönliche oder gemeinsame Faxnummer können Sie im Kundenkonto unter "Rufnummern" vornehmen. Die entsprechende Hilfe dazu finden Sie unter "Persönliche Faxnummer beabeiten" bzw. unter "Gemeinsame Faxnummer bearbeiten".
  3. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass Sie den Button erst drücken sollten, wenn Sie alle Zuordnungen, d.h. sowohl für Ruf-, Fax- und Konferenznummern, als auch für Ziele und Ansagen, vorgenommen haben, da die Seite durch das Drücken geschlossen wird und für weitere Zuordnungen erneut geöffnet werden muss.
Ansicht fonial Kundenkonto Berechtigung Konferenznummern
  1. Wählen Sie hier diejenigen Konferenzrufnummern aus, die ein Mitarbeiter nutzen darf. Die Zuordnung Ihrer Nummern als Konferenzrufnummern können Sie im Kundenkonto unter "Rufnummern" vornehmen. Die entsprechende Hilfe dazu finden Sie im Hilfeartikel "Rufnummer bearbeiten" im Abschnitt "Konferenznummer bearbeiten".
  2. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass Sie den Button erst drücken sollten, wenn Sie alle Zuordnungen, d.h. sowohl für Ruf-, Fax- und Konferenzrufnummern, als auch für Ziele und Ansagen, vorgenommen haben, da die Seite durch das Drücken geschlossen wird und für weitere Zuordnungen erneut geöffnet werden muss.
Ansicht fonial Kundenkonto Berechtigung Ziele
  1. An dieser Stelle besteht die Möglichkeit, dem Mitarbeiter in seinem fonial-Kundenkonto die seitens des Administrators angelegten Ziele (also Endgeräte wie etwa ein bestimmtes Telefon) einzublenden und zur Nutzung bereitzustellen. Sofern der Mitarbeiter die entsprechende Berechtigung erhalten hat, kann er unabhängig davon eigene Ziele anlegen, löschen und verwenden. Die Verwaltung Ihrer Ziele können Sie im Kundenkonto unter "Ziele" vornehmen.
  2. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass Sie den Button erst drücken sollten, wenn Sie alle Zuordnungen, d.h. sowohl für Ruf-, Fax- und Konferenzrufnummern, als auch für Ziele und Ansagen, vorgenommen haben, da die Seite durch das Drücken geschlossen wird und für weitere Zuordnungen erneut geöffnet werden muss.
Ansicht fonial Kundenkonto Berechtigung Ansagen
  1. Wählen Sie hier diejenigen Ansagen aus, die ein Mitarbeiter nutzen darf. Ihre Ansagen können Sie im Kundenkonto unter "Ansagen".
  2. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass Sie den Button erst drücken sollten, wenn Sie alle Zuordnungen, d.h. sowohl für Ruf-, Fax- und Konferenzrufnummern, als auch für Ziele und Ansagen, vorgenommen haben, da die Seite durch das Drücken geschlossen wird und für weitere Zuordnungen erneut geöffnet werden muss.

Mitarbeiter bearbeiten

Mitarbeiter bearbeiten

Nachdem Sie zuvor das Stift-Symbol gedrückt haben, gelangen sie auf obige Seite. Zum Bearbeiten eines Mitarbeiters gehen Sie wie folgt vor:

  1. Hier können Sie ein (neues) Bild des entsprechenden Mitarbeiters hochladen.
  2. In diesen Feldern können Sie den Vornamen, den Namen und die Emailadresse des Mitarbeiters ändern. Beachten Sie dabei, dass die Emailadresse zugleich als Benutzername des Mitarbeiters zum Anmelden im Kundenkonto verwendet wird.
  3. Wählen Sie, ob der Mitarbeiter über verpasste Anrufe und/oder eingehende Fax-Nachrichten per E-Mail informiert werden soll. Die Voreinstellung ist "aktiv". Wenn Sie oder Ihr Mitarbeiter nicht per E-Mail informiert werden soll, wählen Sie diese Einstellung per Klick auf die Checkbox ab. 
  4. Wenn Sie das Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen möchten, klicken Sie auf das Kästchen vor "Passwort per E-Mail an Mitarbeiter versenden". Er erhält dann automatisch ein neues Passwort an seine Emailadresse gesendet. Das alte Passwort ist ab diesem Moment ungültig. Entscheiden Sie dabei, ob der Mitarbeiter bei seiner erstmaligen Neuanmeldung zu einer Änderung dieses zugesendeten Passworts aufgefordert werden soll. Falls ja, klicken Sie auf das entsprechende Kästchen.
  5. Ändern Sie hier die nötigen Berechtigungen. Wählen Sie durch Klicken aus, ob ein Mitarbeiter Weiterleitungsziele und Ansagen selbstständig verwalten, also anlegen, verwenden und löschen darf. Bei Weiterleitungen können Sie zwischen kostenlosen Weiterleitungen auf andere IP-Endgeräte und kostenpflichtigen Weiterleitungen in Fest- oder Mobilfunknetze unterscheiden.
  6. Ändern Sie hier die Rufnummern, die ein Mitarbeiter verwenden darf. Die Zuordnung Ihrer Nummern als Rufnummer können Sie im Kundenkonto unter "Rufnummer einem Mitarbeiter zuordnen". Das Gleiche gilt für Faxnummern, Konferenzrufnummern, Ziele und Ansagen (die Sie durch Anklicken der entsprechenden Reiter erreichen). Das sehen Sie auf den folgenden Ausschnitten.
  7. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen".

Berechtigungen bearbeiten

Ansicht fonial Kundenkonto Berechtigung Faxnummer bearbeiten
  1. Wählen Sie hier diejenigen persönlichen Faxnummern aus, die ein Mitarbeiter allein nutzen darf.
  2. Wählen Sie hier diejenigen gemeinsamen Faxnummern aus, die ein Mitarbeiter zusammen mit anderen Mitarbeitern verwenden darf. Die Zuordnung Ihrer Nummern als persönliche oder gemeinsame Faxnummer können Sie im Kundenkonto unter "Rufnummern" vornehmen. Die entsprechende Hilfe dazu finden Sie unter "Persönliche Faxnummer bearbeiten" bzw. unter "Gemeinsame Faxnummer bearbeiten".
  3. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass Sie den Button erst drücken sollten, wenn Sie alle Zuordnungen, d.h. sowohl für Ruf-, Fax- und Konferenznummern, als auch für Ziele und Ansagen, vorgenommen haben, da die Seite durch das Drücken geschlossen wird und für weitere Zuordnungen erneut geöffnet werden muss.
Ansicht fonial Kundenkonto Berechtigung Faxnummern bearbeiten
  1. Wählen Sie hier diejenigen Konferenzrufnummern aus, die ein Mitarbeiter nutzen darf. 
  2. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass Sie den Button erst drücken sollten, wenn Sie alle Zuordnungen, d.h. sowohl für Ruf-, Fax- und Konferenzrufnummern, als auch für Ziele und Ansagen, vorgenommen haben, da die Seite durch das Drücken geschlossen wird und für weitere Zuordnungen erneut geöffnet werden muss.
Ansicht fonial Kundenkonto Berechtigung Ziele bearbeiten
  1. An dieser Stelle besteht die Möglichkeit, dem Mitarbeiter in seinem fonial-Kundenkonto die seitens des Administrators angelegten Ziele (also Endgeräte wie etwa ein bestimmtes Telefon) einzublenden und zur Nutzung bereitzustellen. Sofern der Mitarbeiter die entsprechende Berechtigung erhalten hat, kann er unabhängig davon eigene Ziele anlegen, löschen und verwenden. Die Verwaltung Ihrer Ziele können Sie im Kundenkonto unter "Ziele" vornehmen.
  2. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass Sie den Button erst drücken sollten, wenn Sie alle Zuordnungen, d.h. sowohl für Ruf-, Fax- und Konferenzrufnummern, als auch für Ziele und Ansagen, vorgenommen haben, da die Seite durch das Drücken geschlossen wird und für weitere Zuordnungen erneut geöffnet werden muss.
Ansicht fonial Kundenkonto Berechtigung Ansagen bearbeiten
  1. Wählen Sie hier diejenigen Ansagen aus, die ein Mitarbeiter nutzen darf. Ihre Ansagen können Sie im Kundenkonto unter "Ansagen".
  2. Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie dies durch Drücken des grünen "Eingabe speichern"-Buttons. Andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass Sie den Button erst drücken sollten, wenn Sie alle Zuordnungen, d.h. sowohl für Ruf-, Fax- und Konferenzrufnummern, als auch für Ziele und Ansagen, vorgenommen haben, da die Seite durch das Drücken geschlossen wird und für weitere Zuordnungen erneut geöffnet werden muss.

Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen

Ansicht Mitarbeiter Passwort zurücksetzen

Wenn Sie das Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen möchten, können Sie es auf diesem Wege am schnellsten erledigen. Der Mitarbeiter erhält automatisch ein neues Passwort an seine Emailadresse gesendet. Das alte Passwort ist ab diesem Moment ungültig.

  1. Entscheiden Sie dabei, ob der Mitarbeiter bei seiner erstmaligen Neuanmeldung zu einer Änderung dieses zugesendeten Passworts aufgefordert werden soll. Falls ja, klicken Sie auf das entsprechende Kästchen. 
  2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Passwort zurücksetzen und versenden" um das Passwort tatsächlich zurück zu setzen. Andernfalls klicken Sie auf "Abbrechen".

Mitarbeiter sperren

Ansicht fonial Kundenkonto Mitarbeiter für Telefoniefunktionen sperren
Ansicht fonial Kundenkonto Bestätigung Mitarbeiter sperren
  1. Zum endgültigen Sperren eines Mitarbeiters drücken Sie den grünen "Ja, Mitarbeiter jetzt sperren"-Button, andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass dann der entsprechende Mitarbeiter nicht mehr in sein Kundenkonto gelangen kann und dass sämtliche Telefoniefunktionen für diesen Mitarbeiter deaktiviert werden.
  2. Die Sperrung ist nun erfolgt. Über den grünen "OK"-Button gelangen Sie zurück zur Übersicht.

Mitarbeiter entsperren

Ansicht fonial Kundenkonto Mitarbeiter entsperren
Ansicht fonial Kundenkonto Mitarbeiter entsperren Bestätigung
  1. Zum Entsperren eines Mitarbeiters drücken Sie den grünen "Ja, Mitarbeiter jetzt entsperren"-Button, andernfalls drücken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie dabei, dass dann der entsprechende Mitarbeiter wieder in sein Kundenkonto gelangen kann und dass sämtliche Telefoniefunktionen für diesen Mitarbeiter wieder aktiviert werden.
  2. Die Entsperrung ist nun erfolgt. Über den grünen "OK"-Button gelangen Sie zurück zur Übersicht.

Mitarbeiter löschen

Ansicht fonial Mitarbeiter-Konto löschen
Ansicht fonial Mitarbeiter-Konto löschen Bestätigung

Nachdem Sie auf das Papierkorb-Symbol geklickt haben um einen Mitarbeiter zu löschen, öffnet sich Ihnen das obige Fenster.

  1. Drücken Sie nun auf die grüne Schaltfläche mit der Aufschrift "Ja, Mitarbeiter jetzt löschen", wenn Sie den Mitarbeiter tatsächlich löschen wollen. Andernfalls klicken Sie auf "Abbrechen". Beachten Sie jedoch, dass dabei sämtliche Einstellungen zu diesem Mitarbeiter ebenfalls gelöscht werden. Die vom Mitarbeiter genutzte(n) Rufnummer(n) steht (stehen) Ihnen selbstverständlich auch weiterhin zur Nutzung zur Verfügung.
  2. Die Löschung wird Ihnen nun bestätigt. Drücken Sie auf die grüne "OK"-Schaltfläche um zurück zur Übersicht zu gelangen.

Video: Mitarbeiter anlegen

Video: Mitarbeiter bearbeiten

Video: Mitarbeiter Aktionen