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Allgemein

Als Unternehmer mit mittelständischem Betrieb wünschen Sie sich folgende Einstellungen bzw. Weiterleitungen für Ihre Sprach-Rufnummer:

  • Alle Anrufe von Montag bis Freitag zwischen 8:00 Uhr und 19:00 Uhr sollen auf dem Festnetzanschluss im Büro klingeln, außer zwischen 12:00 Uhr und 13:00 Uhr. In dieser Zeit sollen die Anrufe bei Ihrer Sekretärin landen. Außerdem sollen Anrufer nach 19:00 Uhr auf Ihr Handy umgeleitet werden, jedoch nur bis 22:00 Uhr. Zu allen anderen Zeiten möchten Sie lediglich per Mailbox verfügbar sein.
  • Die ersten Augustwoche (01.08 - 07.08) sind Sie im Urlaub. In dieser Zeit sollen alle Anrufe an Ihren Prokuristen weitergeleitet werden.
  • Am ersten und zweiten Weihnachtsfeiertag sollen Anrufe zwischen 08:00 Uhr und 20:00 Uhr parallel aufs Handy und auf das private Festnetz geleitet werden, allerdings nur für 15 Sekunden, danach soll nur noch das Handy klingeln.
  • Ihr direkter Wettbewerber soll Sie von seiner Mobilfunknummer aus grundsätzlich nicht erreichen können, sondern auf die Mailbox weitergeleitet werden.

 Die nun folgende Einrichtung der entsprechenden Weiterleitungen erfolgt in einer anderen Reihenfolge, als die oben dargestellten Kriterien. Dies liegt daran, dass die fonial Telefonanlage die einzelnen Weiterleitungen gemäß der von Ihnen zugeteilten Priorität "abarbeitet", also zuerst prüft, ob die Weiterleitung mit der Priorität 1 greift. Falls dies nicht der Fall ist, prüft die Anlage die Weiterleitung mit der Priorität 2 usw...

Daraus ergibt sich, dass der Zuweisung der Priorität eine enorme Bedeutung zukommt. Wenn Sie beispielsweise einen Anruffilter setzen, der immer gilt, so ist es sinnvoll, diesem die Priorität 1 zu zu weisen, bevor danach beispielsweise geprüft wird, was werktags oder am Wochenende mit den Anrufen geschehen soll.

Änderung der Basisregel

fonial Fallbeispiel 2 Änderung der Basisregel

Die erste Einstellung, die Sie nun vornehmen, ist die Änderung der Basisregel. Die Basisregel ist eine bereits in der Telefonanlage vorgegebene Regel, die immer dann greift, wenn (noch) keine andere Weiterleitungsregel existiert. Sie greift also bei allen Fällen, die nicht im Rahmen einer anderen Weiterleitungsregel definiert wurden. Grundsätzlich werden Anrufe dabei auf eine Mailbox weitergeleitet, die mit einer standardisierten Ansage von fonial besprochen ist. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese vordefinierte Mailboxansage gegen eine Mailbox mit eigener Ansage, die Sie zuvor bereits angelegt haben, auszutauschen oder die Option "Freizeichen", eine Art simuliertes Freizeichen, das Ihnen in Fallbeispiel 3 näher erläutert wird, auszuwählen. 

  1. Gehen Sie hierfür zur Basisregel und wählen Sie dort Ihre, bereits angelegte, Mailbox aus.

Anruffilter für Ihren Wettbewerber

fonial Fallbeispiel 2 Anruffilter für den Wettbewerber

In der ersten Weiterleitung, die Sie einrichten, kümmern Sie sich um einen potenziellen Anruf Ihres Wettbewerbers. Wie oben definiert, sollen dessen Anrufe grundsätzlich auf der Mailbox landen. Hierfür verwenden Sie einen Anruffilter. Diese Regel, der Sie beispielsweise den Namen "Anruffilter" geben, erhält die Priorität 1. Das ist deshalb entscheidend, weil der Anruffilter grundsätzlich immer gelten soll. Er hat somit die oberste Priorität.

  1. Wählen Sie nun den ersten Weiterleitungstyp aus, da die Weiterleitung das ganze Jahr und rund um die Uhr gelten soll. Es ist also eine Weiterleitung, die keiner weiterer Regelung bedarf.
  2. Setzen Sie als nächstes ein Häkchen beim „Filter für Anrufe von bestimmten Einzelrufnummern, Orts- und / oder Ländervorwahlen“. Dieser bietet Ihnen die Möglichkeit, die zu filternden Anrufe nach gewissen Kriterien wie etwa Ländervorwahlen oder Einzelrufnummern zu selektieren. In das dazu gehörige Kästchen wird nun die Telefonnummer Ihres Wettbewerbers eingegeben.
  3. Wählen Sie als Weiterleitungsziel Ihre Mailbox aus. Wenn Sie anstatt der fonial Standardmailbox, eine eigene Mailbox nutzen möchten, müssen Sie diese vorab in der Rubrik "Ziele" angelegt haben. Alternativ können Sie eine neue Mailbox auch direkt bei den Weiterleitungszielen anlegen. Wählen Sie hierzu als Weiterleitungsziel die Option "+ Neue Mailbox" aus und füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Eine Hilfestellung dazu finden Sie im Hilfeartikel "Ziele" unter "Mailbox anlegen".

Urlaubsregelung

fonial Fallbeispiel 2 Urlaubsregelung

Die zweite Weiterleitung mit der nächsthöheren Priorität (Priorität 2) sollten einmalige Ereignisse wie Urlaube oder Feiertage haben. Daher bezieht sich die zweite Weiterleitung (Benennung bspw. "Urlaub") auf den oben angenommenen Urlaub im August (01.08 - 07.08).

  1. Hierbei wird zuerst der Weiterleitungstyp 3 ausgewählt, da dieser es ermöglicht, ein konkretes Datum für die Weiterleitung anzugeben.
  2. Als nächstes geben Sie nun Ihre Urlaubstage ein. Sie müssen dabei jeden Tag einzeln eintragen (weitere Eingabefelder fügen Sie durch Drücken auf "Neue Bedingung anlegen" hinzu). Nehmen wir hierbei an, der 01.08. ist, wie dies 2015 der Fall ist, ein Samstag. Dann sind für die Weiterleitung an den Prokuristen, der vermutlich von Montag bis Freitag arbeitet, nur der 03.08 - 07.08. relevant. Am 01.08 und 02.08 greift dann, wie an jedem anderen Wochenende, die bereits eingerichtete Basisregel: der Anruf landet auf Ihrer Mailbox (sofern Sie auch am 01.08 und 02.08. eine Weiterleitung an den Prokuristen benötigen, müssen Sie folglich auch diese beiden Tage eintragen).
  3. Geben Sie nun in die Uhrzeitfelder "0:00" Uhr bis "0:00" Uhr ein. Damit gilt die Regelung jeweils für die gesamten 24 Stunden.
  4. Als Weiterleitungsziel wählen Sie nun die bereits angelegte Option "Prokurist" aus oder legen diese, wie bereits beschrieben, an.

Feiertagsregelung

fonial Fallbeispiel 2 Feiertagsregelung Schritt 1

Genau so wie bei der Regel zuvor, gehen Sie auch bei dem Anlegen der Weiterleitung für die Weihnachtsfeiertage vor (Name der Regel z.B. "Weihnachten", Priorität 3):

  1. Auswahl des dritten Weiterleitungstyps, um die konkreten Feiertage einzutragen.
  2. Eintragen der Tage "25.12.15" und "26.12.15", sowie der Uhrzeiten "08:00" Uhr und "20:00" Uhr in die entsprechenden Felder.
  3. Bei den Weiterleitungszielen machen Sie zunächst ein Häkchen bei "Paralleles Klingeln aktivieren".
  4. und wählen dann als Dauer "15 Sekunden" aus.
  5. Nun wählen Sie die Ziele "Festnetz privat" und Handy (drücken Sie hierfür auf "Neues Weiterleitungsziel anlegen") aus.

Für den zweiten Teil dieser Weiterleitung, nämlich das alleinige Klingeln auf dem Handy, benötigen Sie eine weitere Regel.

Fallbeispiel 2 Feiertagsregelung Schritt 2

Diese Regel, die wir "Weihnachten II" nennen, erhält die 4. Priorität. Wenn nun die Anlage die vorhergehende Weiterleitung prüft und nach 15 Sekunden parallelen Klingelns merkt, das der Anruf nicht angenommen wird, springt sie zu dieser, vierten Regel. Sie bauen diese Regel dementsprechend genau so auf, wie die Vorherige:

  1. Auswahl des dritten Weiterleitungstyps.
  2. Eintragen des "25.12.15" und "26.12.15", sowie der Uhrzeiten "08:00" Uhr und "20:00" Uhr in die entsprechenden Felder.
  3. Als Weiterleitungsziel wählen Sie jetzt lediglich Ihr Handy aus.

Werktagsregelung

fonial: Fallbeispiel 2 Werktagsregelung Schritt 1

Zu guter Letzt werden noch drei Weiterleitungen für die Regelung der Werktage benötigt. Als erstes gilt es, die Mittagspausenregelung einzurichten (Name "Werktags", „Priorität 5“):

  1. Wählen Sie den Weiterleitungstyp 2 aus, da es auch hier um eine Einteilung nach Wochentagen geht.
  2. Kreuzen Sie dabei die Tage Montag bis Freitag an und wählen Sie das Zeitfenster "12:00" Uhr bis "13:00" Uhr aus. In diesem Zeitfenster greift dann die Regel.
  3. Wählen Sie abschließend als Weiterleitungsziel Ihre Sekretärin aus.
fonial Fallbeispiel 2 Werktagsregelung Schritt 2

Ähnlich funktioniert auch die nächste Weiterleitung (Name "Werktags II", „Priorität 6“):

  1. Wählen Sie den Weiterleitungstyp 2 aus, da es auch hier um eine Einteilung nach Wochentagen geht.
  2. Kreuzen Sie dabei die Tage Montag bis Freitag an und wählen Sie das Zeitfenster "08:00" Uhr bis "19:00" Uhr aus (für die Zeit zwischen 12:00 Uhr und 13:00 Uhr existieren somit zwei Regeln, jedoch greift aufgrund der Priorisierung immer die "Werktags"-Regel, also die Weiterleitung an die Sekretärin).
  3. Wählen Sie abschließend als Weiterleitungsziel Ihren Festnetzanschluss im Büro aus.
fonial Fallbeispiel 2 Werktagsregelung Schritt 3

Für die Anrufe nach 19:00 Uhr funktioniert das Ganze genau so (Name "Werktags III", „Priorität 7“):

  1. Wählen Sie den Weiterleitungstyp 2 aus, da es auch hier um eine Einteilung nach Wochentagen geht.
  2. Kreuzen Sie dabei die Tage Montag bis Freitag an und wählen Sie das Zeitfenster "19:00" Uhr bis "22:00" Uhr aus.
  3. Wählen Sie abschließend als Weiterleitungsziel Ihr Handy aus.

Nun sind alle Weiterleitungen entsprechend der im Fallbeispiel definierten Konfigurationsmöglichkeiten angelegt.