22. Februar 2018     Erstellt von Melanie Heß     Cloud Telefonanlage

Die Cloud-Telefonanlage

Die wichtigsten Fragen und Antworten

Die Deadline rückt näher: Bis Ende dieses Jahres wird die Telekom ihr gesamtes ISDN-Netz abgeschaltet haben. Auch andere große Netzbetreiber sind an der Umstellung dran. ISDN steht kurz vor dem Aus. Spätestens jetzt ist es an der Zeit, sich um Alternativen zu kümmern. Gerade Cloud-Telefonanlagen stellen für Unternehmen eine vorteilhafte Lösung dar, bieten Sie doch neben einem großen Funktionsumfang, der den herkömmlicher Telefonanlagen übertrifft, ein enormes Sparpotenzial sowie eine nie gekannte Flexibilität.

Ende 2018 wird die ISDN-Abschaltung der Deutschen Telekom abgeschlossen sein.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Doch was genau ist eine Cloud-Telefonanlage? Den meisten ist eine klassische, stationäre Telefonanlage bekannt. Über diese laufen in einem Unternehmen alle Anrufe, alle Einstellungen werden vor Ort an dieser Anlage getätigt. Für Updates, Funktionserweiterungen und die Erweiterung im Sinne von Mitarbeiteranschlüssen, muss der hauseigene Techniker oder der externe Dienstleister gerufen werden. Meist sind Veränderungen an der Telefonanlage nicht nur zeitaufwändig, sondern, im Falle des externen Dienstleisters, auch kostenaufwändig. Sollte das Büro einmal umziehen, braucht es meist mehr als einen Fachmann, um diese Anlage an einen anderen Ort zu bringen und danach alle Endgeräte wieder richtig zu verbinden und einzustellen. Zur Vereinfachung all dieser Vorgänge wurde die Cloud-Telefonanlage entwickelt. Sie macht eine stationäre Telefonanlage überflüssig. Die Cloud-Telefonie ist softwarebasiert und funktioniert über das Internet, oder genauer: über Voice over IP (VoIP). Das bedeutet, dass nicht mehr über den Telefonanschluss, sondern über einen DSL-Anschluss und somit über das Internet telefoniert wird. Sprachsignale werden umgewandelt und über das IP-Netzwerk übertragen. Dies funktioniert durch ein Netzprotokoll, genauer gesagt über das Session Initiation Protocol (SIP). Diese wird benötigt, um eine Kommunikationsverbindung aufzubauen. SIP ist sozusagen die Grundlage für VoIP.

Schema Cloud-Telefonanlage

Cloud-Telefonanlagen werden in Hochleistungs-Rechenzentren gehostet. Vorstellen kann man sich das so, als würde man eine virtuelle Telefonanlage in die Obhut von jemandem geben, der sich dauerhaft darum kümmert. Seien es Sicherheits- und Softwareupdates oder andere Wartungsvorgänge, Sie selbst tragen nicht die Verantwortung dafür und es entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Verantwortung verschiebt sich auf Ihren ausgewählten Provider. Dieser stellt Ihnen die Funktionen der Anlage dann zur Verfügung. Noch ein Vorteil: Wird die Anlage am Standort Deutschland gehostet, so wie die Cloud-Telefonanlage von fonial, dann unterliegt sie automatisch den strengen Datenschutzgesetzen Deutschlands.

Welche Vorteile hat eine Cloud-Telefonanlage?

Einige Vorteile liegen auf der Hand, so zum Beispiel die enorme Kostenersparnis. Allein die Anschaffung einer stationären Telefonanlage kann einen hohen Investitionsaufwand mit sich bringen. Dazu muss Sie auch noch regelmäßig gewartet werden. Durch eine cloudbasierte Telefonanlage fallen diese Ausgaben weg. In der Regel zahlen Sie nur einen monatlichen Beitrag für Ihre aktivierten Rufnummern. Kleines Rechenbeispiel: Bei fonial fallen lediglich 2,90€ mtl. (zzgl. MwSt) pro aktivierter Rufnummer an. Bei 10 Mitarbeitern und entsprechend 10 aktivierten Rufnummern wären das nur 29,00€ mtl. (zzgl. MwSt).

Außerdem ist die Bedienung einer Cloud-Telefonanlage unkomplizierter als bei einer analogen Telefonanlage. Alle Funktionen können über ein Kundenkonto, welches über den herkömmlichen Webbrowser aufgerufen wird, gesteuert werden, dazu wird kein Fachmann benötigt. Mit wenig Aufwand sind neue Geräte angelegt oder Mitarbeiter hinzugefügt. In einer Übersicht sieht man alle Rufnummern, den zugehörigen Mitarbeiter und das Endgerät. Einstellungen können jederzeit geändert und angepasst werden. Durch verschiedene Nutzerberechtigungen können Mitarbeiter auch selbstständig Ihre Rufnummern verwalten.

Darüber hinaus ermöglicht eine Cloud-Telefonanlage hohe Flexibilität, und das in verschiedener Hinsicht. Die Anlage lässt sich gut auf die Größe eines Unternehmens anpassen. Wächst ein Unternehmen und es werden mehr Mitarbeiter eingestellt, kann man mit wenigen Klicks neue Rufnummern bestellen und diese dann mit einem Endgerät verbinden. Dadurch ist sie sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet. Außerdem können Rufnummern beliebig aktiviert oder deaktiviert werden. Dabei fallen im Normalfall immer nur für aktivierte Rufnummern Kosten an, damit Sie nur das zahlen, was sie eben auch verbrauchen.

Flexibel ist man auch was den Standort betrifft. Das Home-Office wird auch in Deutschland immer beliebter, Dienstreisen sind bei vielen auch nicht ausgeschlossen. Durch die Cloud-Lösung können Sie eine Rufnummer nicht nur von einem Telefon aus verwenden, sondern haben die Möglichkeit verschiedene Endgeräte als Rufnummern Ziele anzugeben, oder entsprechend Weiterleitungen anzulegen. Auch Softphones können integriert werden, damit Sie von Ihrem Smartphone oder Ihrem Computer aus über Ihre Büro-Rufnummer telefonieren können. Und das geht überall auf der Welt. Moderne Telefonie ist standortunabhängig.

Die Funktionen einer Cloud-Telefonanlage sind zahlreich. Bei fonial profitieren Sie von einem Funktionsumfang von über 100 Funktionen und können die Anlage so individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Führen Sie Konferenzen, laden Sie Ihre eigene Wartemusik hoch oder versenden Sie Faxe mit Ihrem Smartphone. Auch die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens kann deutlich verbessert werden. Mit BLF haben Sie die Telefonate Ihrer Kollegen im Blick und nehmen Anrufe an, falls diese verhindert oder bereits im Gespräch sind. Telefonie über die Cloud ist die Zukunft für Unternehmen, weil sie eine höhere Effizienz möglich macht.

Welche Funktionen gibt es bei einer Cloud-Telefonanlage?

Damit Sie sich die Funktionsvielfalt einer Cloud-Telefonanlage besser vorstellen können, hier ein paar Beispiele aus der Telefonanlage von fonial. Übrigens: Im fonial PLUS Tarif sind alle Funktionen, und alle Funktionen, die in Zukunft hinzugefügt werden, inklusive. Eine Cloud-Anlage stellt alle klassischen Telefonanlagen-Einstellungen zur Verfügung, zusätzlich allerdings noch Funktionen, die darüber hinausgehen.

Cloud Vorteile

  • Konferenznummern: Eine beliebige Rufnummer kann als Konferenzrufnummer dienen, Teilnehmer rufen diese Nummer dann einfach an und wählen sich mit einer PIN ein.
  • Mobile Integration: Telefonieren Sie mit Ihrem Smartphone und seien Sie auch unterwegs erreichbar.
  • Fax2Mail: Faxe empfangen ohne ein klassisches, stationäres Faxgerät, ganz einfach per Mail.
  • Web2Fax: Wenn Sie einer Rufnummer den Verwendungstyp „Faxnummer“ zuordnen, können Sie auch Faxe direkt aus Ihrem Kundenkonto aus versenden.
  •  BLF&Pick-Up: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Telefonate von Kollegen, um Anrufe für diese entgegennehmen zu können.
  • Verschiedene Identitäten: Telefonieren Sie von einem Endgerät aber mit unterschiedlichen Rufnummern bei ein- und ausgehenden Anrufen.
  • Interactive Voice Response (Sprachmenü): Selektieren Sie Ihre Anrufer vor und weisen Sie diesen direkt den richtigen Gesprächspartner zu.

Wann sollte auf eine Cloud-Telefonanlage umgestiegen werden?

Die Telekom will bis Ende 2018 alle ISDN-Anschlüsse abschalten. Die All-IP-Umstellung lässt also nicht mehr lange mit sich warten. Andere Anbieter werden früher oder später nachziehen. Schätzungen zufolge wird es spätestens 2022 keine ISDN-Anschlüsse mehr geben. Das bedeutet, dass jeder davon betroffen ist, und sich Gedanken über andere Lösungen machen sollte. VoIP ist die optimale Alternative zu ISDN.

Die Gründe für die IP-Umstellung: Anbieter sparen Kosten, wenn Sie nur ein Netz betreiben müssen. Zwei Netze, also ISDN und das Internet, sind mittlerweile unnötig. VoIP hat es ermöglicht, die Telefonie ebenfalls über das Internet abzuwickeln. Und nicht nur Telefonie und Internet, sondern auch Fernsehen und Streaming sind über das Internet möglich. Im Grunde ist es demnach eine Vereinfachung, die Anbieter „räumen auf“.

Worauf muss bei der Auswahl eines VoIP Anbieters geachtet werden?

Gerade für neue VoIP-Kunden ist es schwierig zwischen all den VoIP-Anbietern den besten zu finden. Als kleine Hilfestellung haben wir nachfolgend ein paar wichtige Kriterien gesammelt:

  • Sicherheit: Achten Sie darauf, dass die Telefonanlage in mehrfach georedundanten Rechenzentren in Deutschland gehostet wird. Nur so unterliegt die Anlage den strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Die Sicherheit bei IP-Telefonie steht manchmal in der Kritik – dies ist aber unbegründet, denn die Sicherheit von VoIP steht der von ISDN in Nichts nach. Die Auswahl des richtigen Anbieters ist allerdings wichtig.
  • Standortunabhängigkeit: Können verschiedene Standorte eingebunden werden? Kann mein Smartphone oder PC integriert werden? Von wo aus habe ich Zugriff auf meine Benutzerdaten oder Einstellungen? Je flexibler der Standort ist, desto besser. So können Sie von einem Standort aus ohne Reisekosten weitere Niederlassungen anbinden. Außerdem sind Sie immer dort erreichbar, wo Sie sich gerade aufhalten – unter derselben Rufnummer, wie immer.
  • Skalierbarkeit: Wichtig ist, dass Ihre Cloud-Telefonanlage sich immer Ihrem Unternehmen anpassen kann. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, bei dem Sie Rufnummer jederzeit hinzubuchen oder abbestellen können, und sie immer nur das zahlen, was sie verbrauchen. 
  • Funktionsvielfalt: Die Anzahl der angebotenen Funktionen sind ein ebenfalls ein wichtiger Faktor. Auch dadurch kann die Telefonanlage individuell auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnitten werden, die Grundlage um effizient arbeiten zu können. Wichtig ist aber nicht nur die Menge der Funktionen, sondern auch eine einfache Bedienung. Informieren Sie sich vorher genau darüber, welche Funktionen Ihnen wichtig sind, und welcher Anbieter diese zur Verfügung stellt.
  • Ein gutes Preis-Leistungsverhältnis sollte gegeben sein. Zwar sollte man nicht einzig und allein die Kosten als Kriterium sehen, sondern immer Punkte wie Funktionsvielfalt oder Sicherheit beachten, aber an einigen Stellen kann man bares Geld sparen. Bei Ihrem Anbieter sollten Sie immer nur für die Rufnummern zahlen, die auch aktiviert sind. Außerdem gibt es oft die Möglichkeit Flatrates zu buchen und auf diese Weise Kosten einzusparen, gerade bei Vieltelefonierern. Vermeiden Sie auch lange Vertragslaufzeiten und hohe Einrichtungsgebühren.
  • Informationen: Einen guten Anbieter erkennen Sie auch an der Art und Weise, wie er seine Kunden aufklärt und unterstützt. Ein detaillierter Hilfebereich, der Sie auch mit hilfreichen Videoanleitungen informiert, oder ein freundlicher Support, der zu geregelten Zeiten erreichbar ist sind sehr viel wert.

Wie steige ich auf IP-Telefonie um?

Um auf Cloud-Telefonie umzusteigen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Es hängt ein wenig von verschiedenen Voraussetzungen ab.

SIP-Trunk

Schema SIP-Trunk

Wenn Sie bereits eine analoge Telefonanlage besitzen und diese auch weiter verwenden möchten, dann ist SIP-Trunking eine mögliche Alternative für Sie. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Ihre Telefonanlage VoIP-fähig ist. Beim SIP-Trunking wird ihre herkömmliche Telefonanlage an das Internet angeschlossen. Dabei müssen Sie beachten, dass Sie auf diese Weise nicht den vollen Funktionsumfang der Cloud-Telefonanlage nutzen können und auch klassische ISDN-Funktionen gegebenenfalls wegfallen. Für viele ist das jedoch vor allem als Zwischenlösung gut geeignet.

Cloud-Telefonanlage

Wenn Sie keine analoge Telefonanlage besitzen, können Sie ganz unkompliziert Nutzer einer Cloud-Telefonanlage werden. Der Vorteil dabei ist, dass Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung steht, und diese auch ganz einfach über ein Kundenkonto bedient werden können. Noch dazu haben Sie eine bessere Übersicht über Rufnummern, angelegte Mitarbeiter und alle Einstellungen. Bestehende Rufnummern können bei Bedarf durch eine Rufnummernportierung ganz einfach vom alten Anbieter mitgenommen werden. Für volle Flexibilität und Effizienz ist cloudbasierte Telefonie die optimale Lösung. Profitieren Sie von der All-IP-Umstellung.

Wie kann man Rufnummern bestellen oder portieren?

Sie haben die Möglichkeit entweder neue Rufnummern zu bestellen, oder – falls vorhanden – alte Rufnummern zu Ihrem neuen Anbieter portieren zu lassen. Rufnummern bestellen Sie online für Ihr gewünschtes Ortsnetz. Beachten Sie, dass Sie in der Regel nur das Ortsnetz auswählen können, in dem Sie auch einen Firmensitz haben. Dann müssen Sie angeben, wie viele Rufnummern Sie bestellen möchten und ob diese fortlaufend sein sollen. Bei fonial haben Sie sogar die Möglichkeit weitere Rufnummern zu reservieren. Sollte Ihr Betrieb größer werden und mehr Mitarbeiter einstellen, können Sie so dafür sorgen, dass diese trotzdem fortlaufende Rufnummern erhalten. Nachdem Sie alle erforderlichen Dokumente, wie zum Beispiel einen Adressnachweis, hinterlegt haben, wird Ihr Anbieter Ihnen Ihre Rufnummern freischalten.

Wenn Sie Ihre bestehende Rufnummer behalten möchten, müssen Sie eine Rufnummernportierung in Auftrag geben. Das machen Sie nach Vertragsvereinbarung beim neuen Anbieter, indem Sie die zu portierende Rufnummer und den alten Anbieter angeben. Somit überlassen Sie auch die Kündigung Ihres alten Vertrages Ihrem neuen Anbieter. Eine Portierung kann unter Umständen eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen – je nach Restdauer Ihres Vertrages beim Altanbieter. Wichtig ist, dass Ihre Kundendaten beim neuen und beim alten Anbieter identisch sind, sonst fallen möglicherweise Gebühren für eine Vertragsumschreibung an. Sie werden benachrichtigt, sobald Ihre Rufnummer portiert wurde.

Welche technischen Voraussetzungen benötige ich bei einer Cloud-Telefonanlage?

Voraussetzung für IP-Telefonie ist ein Internetanschluss. Dieser muss aber eine bestimmte Bandbreite besitzen. Die benötigte Bandbreite hängt von der Größe des Unternehmens und der Internet Nutzung oder dem Telefonie-Verhalten der einzelnen Mitarbeiter ab. Also ganz wichtig: Rechnen Sie die benötigte Bandbreite unbedingt vor dem Umstieg auf VoIP aus! So vermeiden Sie eine schlechte Sprachqualität bei Telefonaten. Ein VoIP-Gespräch erfordert ca. 100 kBit/s, mit etwas Spielraum 150 kBit/s, im Down- und Upstream. Multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl Ihrer telefonierenden Mitarbeiter. 10 Mitarbeiter würden demnach bereits eine Bandbreite von max. 1,5 Mbit/s im Down- und Upstream erfordern. Beachten Sie dabei, dass bei einem ADSL-Anschluss die Down- und Upstream-Geschwindigkeit nicht symmetrisch sind. Der Upstream ist in der Regel viel geringer. Außerdem dürfen Sie bei Ihrer Rechnung auch die sonstige Internetnutzung nicht vergessen. Recherchen, E-Mail-Verkehr und sonstige Arbeit, die im Internet von Statten gehen, muss berücksichtigt werden.

Mit welchen Endgeräten kann mit der Cloud-Telefonanlage telefoniert werden?

Bei der Cloud-Telefonie müssen auch entsprechende Endgeräte mit eingeplant werden. Am einfachsten ist die Nutzung eines IP-Telefons. Dieses bietet vollen Funktionsumfang. Unterscheiden kann man Geräte, die autoprovisionierbar sind, und Geräte, die manuell konfiguriert werden müssen. Ersteres ist etwas benutzerfreundlicher, da die Endgeräte sich nach dem Verbinden mit der Telefonanlage selbst konfigurieren. Eine Auswahl von IP-Telefonen und passenden Zubehör finden sie auch im fonial Shop. Wenn Sie aber schon im Besitz von analogen oder ISDN-Endgeräten sind, und diese auch weiterverwenden möchten, können diese durch Adapter an das IP-Netz angeschlossen werden. Auch dabei werden Sie die Funktionen betreffend allerdings Einbußen erleiden müssen.

Als Alternative oder zusätzlich zu den Telefonen können Softphones in Ihre Cloud-Telefonanlage integriert werden. Softphones sind Software-Applikationen, mit deren Hilfe sich ein PC mit Ihrer Telefonanlage verbinden lässt. Sie können dann – am besten mit einem Headset – über Ihren Computer telefonieren. Auch auf Smartphones ist eine solche Integration möglich.

Die häufigsten Fragen zur Cloud-Telefonanlage

Brauche ich für eine Cloud-Telefonanlage nach wie vor einen Telefonanschluss?

Nein, den brauchen Sie nicht. Für die Bereitstellung der Telefonanlage benötigen Sie lediglich einen Internetanschluss. Dieser macht einen klassischen Telefonanschluss überflüssig, da die Telefonie über das Internet abgewickelt wird.

Wann wird von ISDN auf VoIP umgestellt?

Die Umstellung ist bereits in vollem Gange. Die Deutsche Telekom will bis Ende 2018 alle ISDN-Anschlüsse abgeschaltet haben. Nach Schätzungen wird es spätestens 2022 kein ISDN mehr in Deutschland geben.

Was passiert, wenn mein aktueller Vertrag von der Umstellung betroffen ist?

Es gibt zwei Möglichkeiten: Es wird Ihnen ein neuer Vertrag zu einem IP-Anschluss vorgeschlagen, den Sie unterschreiben können. Wenn Sie das aber nicht möchten, kann es unter Umständen zu einer Zwangskündigung kommen. Das größte Sparpotenzial bietet ohnehin ein Anbieterwechsel.

Wie sicher ist eine Cloud-Telefonanlage?

Nicht jede Cloud-Telefonanlage ist gleich sicher. Vergleichen Sie im Vorfeld die Sicherheitsstandards eines Anbieters. Bei fonial wird Sicherheit großgeschrieben. Serverstandort Deutschland, 3-fach georedundant, verschlüsselte Datenübertragung und Stresstests der Infrastruktur sind für uns Selbstverständlich. Außerdem sorgen regelmäßige Updates, Sicherheit und Funktion betreffend, ebenfalls für Sicherheit. Nicht zu vergessen aber auch die physische Sicherheit einer Telefonanlage durch Brandschutz und Zutritts- und Zugriffsschutz. Grundsätzlich ist eine Cloud-Telefonanlage genauso sicher, wie herkömmliche Anlagen.

Wie funktioniert das Empfangen und senden von Faxen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Mit Fax2Mail empfangen Sie Faxe im Anhang einer E-Mail. Mit Web2Fax können Sie die gewünschte Datei in Ihrem Kundenkonto hochladen und von dort aus als Fax versenden. Oder aber Sie nutzen einen Fax-Druckertreiber, durch den Sie ein Fax direkt aus einem Programm, wie beispielsweise Word, versenden können. Bei fonial besonders: Auch mit einer Smartphone App für Android und iOS können Sie Faxe versenden und empfangen.

Wie konfiguriere ich ein IP-Telefon?

Viele Endgeräte sind bei fonial autoprovisionierbar. Diese richten sich nach dem Start, vorausgesetzt Sie wurden vorher korrekt mit der Telefonanlage verbunden, selbst ein. Ansonsten kann jedes Endgerät auch manuell in wenigen Schritten eingerichtet werden. Bei fonial erhalten Sie dabei durch die detaillierte Hilfe-Sektion Unterstützung. Außerdem können Sie Einrichtungspakete buchen, dann wird alles nach Ihren Wünschen von uns eingerichtet.

Können meine Rufnummern ins Telefonbuch mit aufgenommen werden?

Ja, einen Telefonbucheintrag können Sie selbstständig mit nur einem Klick in Ihrem fonial Kundenkonto veranlassen.